Wat is een klokkenluidersysteem?

Hoewel de invoering van het systeem volgens de EU-klokkenluidersrichtlijn een wettelijke verplichting is voor de betrokkenen, heeft het gebruik van een klokkenluidersysteem meerdere voordelen.

Bij Hintbox zijn we ISO-27001 gecertificeerd. Wij bieden u een systeem waarmee u eenvoudig de eisen van de EU-klokkenluidersrichtlijn kunt implementeren. Het systeem is snel geïnstalleerd en maakt optimaal case management mogelijk met een overzichtelijk dashboard. Voor het melden van klokkenluiders is een apart, overzichtelijk formulier beschikbaar. Dit kan binnen enkele minuten - volledig anoniem - worden ingevuld.

De definitie van een klokkenluidersysteem?

Maar eerst rijst de volgende vraag: "Wat is een klokkenluidersysteem?". Een klokkenluidersysteem is een systeem voor het verkrijgen van informatie. Het biedt werknemers van een bedrijf en burgers van bijvoorbeeld een stad een kanaal voor vertrouwelijke communicatie. Op deze manier kunnen misdaden en ernstige schendingen van regels worden gemeld zonder dat de identiteit van de klokkenluider bekend wordt en zonder dat men bang hoeft te zijn voor ernstige gevolgen. De mensen die een tip geven, hoeven dus niet bang te zijn voor represailles. Represailles kunnen bestaan uit waarschuwingen, ontslag of passeren voor promotie.

Voordelen van een digitaal klokkenluidersysteem

De EU-klokkenluidersrichtlijn verplicht bedrijven en publieke organisaties om interne meldingskanalen in te voeren: Naast digitale systemen zijn er andere kanalen zoals brief, e-mail, telefoon of rechtstreeks aan de compliance manager in een persoonlijk gesprek. Maar al deze meldkanalen hebben belangrijke nadelen ten opzichte van een digitaal systeem.

Daarnaast biedt een klokkenluidersysteem ook tal van voordelen voor bedrijven en overheden. Ze bieden uiteindelijk bescherming. Digitale meldingskanalen bieden de volgende beschermingsmogelijkheden:

• Bedrijven kunnen tips direct opvolgen en vervolgmaatregelen initiëren. Dit kan schade beperken of voorkomen.
• Bedrijven kunnen de behandeling van de zaak controleren. Dit is anders wanneer klokkenluiders zich rechtstreeks tot derden wenden, zoals het Openbaar Ministerie. Klokkenluiders die geen intern meldingskanaal hebben, kunnen in de verleiding komen dit wel te doen.
• Digitale klokkenluiderssystemen bieden een positief marketingeffect. Werknemers en leveranciers zien dat het bedrijf compliance serieus neemt.
• Positieve aanvaarding door de werknemers.

Klokkenluidersysteem: doel en gevolgen

De mate waarin het systeem verschillende bedrijfsonderdelen en meerdere bedrijfsdoelstellingen kan bevorderen, kan worden afgeleid uit het doel van het systeem: In een digitaal systeem kunnen werknemers juridische schendingen van het bedrijf anoniem melden. Door de anonimiteit hoeven zij zich geen zorgen te maken over represailles.

Deze hoofdbedoeling van de nieuwe EU-richtlijn, namelijk het aanmoedigen van het melden van wetsovertredingen binnen het bedrijf, leidt tot verschillende positieve neveneffecten. Deze leiden tot in de top van bedrijven en de publieke sector. Er ontstaat een meer open communicatiecultuur en werknemers worden aangemoedigd om te melden. Bovendien opent de behoefte aan klokkenluidersinstrumenten verschillende mogelijkheden om het IT-landschap van bedrijven uit te breiden. Ook ontstaan er nieuwe samenwerkingsverbanden in de compliance-industrie.

Digitale systemen in bedrijven bereiken in totaal vier belangrijke positieve neveneffecten:

• De groei van het bedrijf bevorderen
• Optimalisering van de tevredenheid van de werknemers en de algemene werksfeer
• Uitbreiding en verbetering van het bestaande IT-landschap in het bedrijf
• Een partnerschap aangaan met bedrijven en personen in de nalevingsindustrie

Bestuurders beïnvloeden de groei van de onderneming positief met digitale klokkenluidersoftware: juridische overtredingen kunnen snel worden opgespoord, gemeld en bestraft. Dit voorkomt een bedreiging van het voortbestaan van de onderneming. Bovendien beschermt het tegen financiële sancties als straf voor juridische overtredingen die jarenlang onopgemerkt blijven. Het voorkomt ook imagoschade voor het bedrijf. Reputatie is een belangrijk goed voor bedrijven.

Gezien de grote neiging tot klokkenluiden op de werkplek, kan worden aangenomen dat de invoering van een klokkenluiderssysteem bijdraagt tot een grotere opsporing van wetsovertredingen in bedrijven. Dit resulteert in de bestraffing van deze schendingen en dus in een vermindering van verstorende factoren voor de groei van ondernemingen.

Potentieel om de tevredenheid van de werknemers en de algemene werksfeer te optimaliseren

Het gebruik van het klokkenluiderssysteem van Hintbox biedt klokkenluiders: niet alleen de mogelijkheid om juridische overtredingen anoniem te melden. Ook suggesties voor verbetering kunnen in Hintbox worden gedeponeerd. Medewerkers die introvert zijn krijgen zo de kans om onder bescherming van de anonimiteit verbetervoorstellen en ideeën aan te dragen.

Verbeteringsvoorstellen kunnen leiden tot een optimalisering van de operationele processen, wat een andere factor is die de groei van de onderneming beïnvloedt. Bovenal bevordert de eenvoudige invoering van verbeteringsvoorstellen de werksfeer en de tevredenheid van de werknemers: Vanuit psychologisch oogpunt is de mogelijkheid om bij te dragen aan het bedrijf een belangrijke component van professionele zelfverwezenlijking voor werknemers.

Naast het melden van wetsovertredingen en het inbrengen van eigen ideeën is het melden van gevallen van pesten tegen werknemers ook mogelijk via een digitaal systeem. Het anoniem melden en vervolgens bestrijden van pestgevallen in het bedrijf via een klokkenluidersinstrument is een verdere toegevoegde waarde voor de verbetering van het werkklimaat.

Uitbreiding en verbetering van het IT-landschap: Hintbox als innovatieve, gebruiksvriendelijke en harmoniserende SaaS-oplossing

Ons digitale klokkenluidersysteem is ISO 27001 gecertificeerd. Het is ook DSGVO-conform. Dankzij autorisatie- en verwijderingsconcepten kunnen de complexe eisen van de gegevensbeschermingswetgeving worden geïmplementeerd.

Een intern rapportagekanaal moet ook de scheiding van gegevens in acht nemen. De opslag van meerdere klanten en ook klanten moet altijd gescheiden gebeuren. Anders zijn er aanzienlijke risico's bij een inval of inbeslagname. Met de Hintbox worden deze eisen veilig uitgevoerd.

Als leverancier zorgen we ervoor dat Hintbox goed harmonieert met bestaande systemen. Dit maakt het voor IT-managers gemakkelijker om de nieuwe software in het bestaande IT-landschap van hun bedrijf te implementeren. Interfaces naar bestaande systemen worden door ons gemaakt, een gebruikersgerichte inrichting van de gebruikersinterface is gegarandeerd.

Potentiële partnerschappen binnen de compliance-industrie

Voor personen die werkzaam zijn in de compliancebranche is er het vooruitzicht om met ons als provider in zee te gaan. Beroepen zoals die van/ compliance manager, advocaat, juridisch adviseur en dergelijke worden in toenemende mate geconfronteerd met de eisen van de EU-klokkenluidersrichtlijn. Er zijn benaderingen voor samenwerking met ons als aanbieder.

Als een klant bijvoorbeeld op zoek is naar een klokkenluidersysteem, kunt u de Hintbox doorverwijzen en een commissie verdienen. Evenzo bieden wij graag ondersteuning aan mensen uit de compliance-sector, bijvoorbeeld om juridische onduidelijkheden met betrekking tot klokkenluidersystemen op te helderen.

Hintbox - klokkenluidersysteem met hoogste privacy- en veiligheidsnormen

Of een digitaal klokkenluidersinstrument de beschreven voordelen optimaal realiseert, hangt af van de kwaliteit van het klokkenluiderssysteem. De afzonderlijke aanbieders verschillen in dit opzicht aanzienlijk. In Italië is bijvoorbeeld een geval gemeld van een klokkenluidersysteem zonder versleutelde gegevensoverdracht. Het resultaat was een boete van 40.000 euro tegen de luchthaven van Bologna. De luchthaven had blijkbaar een dienstverlener die niet eens begon te voldoen aan de minimumeisen voor een klokkenluidersysteem.

Deze aspecten vormen de basis voor een veilig systeem dat de genoemde voordelen kan opleveren. Aanvullende functies in ons klokkenluidersysteem bieden toegang tot verdere toegevoegde waarde: Dit omvat in het bijzonder de individuele aanpassing van uw systeem en de integratie ervan in uw IT-landschap. Deadline management, case support door verwerkingsstappen en de multi-client mogelijkheid van de systemen maken een tijdige en flexibele verwerking van meldingen in uw bedrijf mogelijk.

De mogelijke interne meldkanalen hebben een positief effect op de communicatiebereidheid van de werknemers. Naast het systeem kunt u ook een telefonische hotline en een e-mail meldkanaal reserveren.

In overeenstemming met de EU-klokkenluidersrichtlijn en de GDPR is het Hintbox-klokkenluidersysteem de ideale en veilige keuze voor u, uw bedrijf en/of uw branche. Hiermee maximaliseert u de voordelen van een klokkenluidersysteem.