De Hintbox en zijn functies
Ons digitale meldkanaal beschermt bedrijven en organisaties niet alleen tegen economische schade en reputatieverlies, maar behoudt ook de anonimiteit van klokkenluiders. Hieronder vindt u meer inzicht in de kenmerken en functies, de voordelen en meer informatie over ons digitale klokkenluiderssysteem, de Hintbox.
Koop nu de Hintbox of boek een demo en wees gedekt voor de start van de polis!
Bestel uw Hintbox vandaag nog en wij zorgen voor de rest. U ontvangt uw digitale klokkenluidersysteem binnen enkele seconden & op tijd voor de start van de richtlijn. Zo bent u goed voorbereid op de implementatie van de klokkenluidersrichtlijn.
Alle functies in detail
Anonieme en persoonlijke rapporten ontvangen
Met behulp van het klokkenluidersformulier kunt u gemakkelijk en vertrouwelijk hints ontvangen. Meldingen kunnen ook zonder problemen via smartphone of tablet worden ingediend, want ons digitale klokkenluiderssysteem is geoptimaliseerd voor het mobiel indienen van hints.
Onbeperkt aantal gebruikers
U kunt een onbeperkt aantal teamleden en gebruikers toevoegen aan uw digitale klokkenluidersysteem. Er is geen limiet bij ons.
Anonimiseren van casusinformatie
Door rapporten te pseudonimiseren en volledig te anonimiseren (met behulp van het dubbele controleprincipe), kun je zaakinformatie vertrouwelijk en veilig delen met andere mensen zonder dat je persoonlijke gegevens hoeft vrij te geven.
Bovendien maakt volledige anonimisering het mogelijk om rapporten ook na de verwijderingsperiode op te slaan.
Casemanagement
Het geïntegreerde triagesysteem evalueert inkomende gevallen en geeft er automatisch prioriteit aan. Compliance officers en case handlers binnen het bedrijf kunnen de status van de melding of de behandelende persoon wijzigen.
Het dashboard van het digitale klokkenluiderssysteem biedt een overzicht van openstaande zaken en hun status.
Zaakondersteuning met verwerkingsstappen
Ons digitale klokkenluidersysteem ondersteunt compliance officers en case handlers bij het organiseren van de volgende stappen en slaat de geschiedenis van eerdere interacties op. Dit maakt een soepele en homogene verwerking van zaken in het hele bedrijf mogelijk.
De verwerker kan de melder desgewenst met één klik in het digitale klokkenluidersysteem informeren over de status van de verwerking en de reeds genomen maatregelen.
Beheer van termijnen
Met Hintbox als uw digitale klokkenluidersysteem mist u geen enkele deadline bij de behandeling van zaken. De EU-klokkenluidersrichtlijn voorziet onder meer in enkele termijnen waaraan moet worden voldaan.
Ons digitale klokkenluidersysteem ondersteunt u actief bij het halen van deadlines, zoals het geven van feedback aan de melder over de actuele verwerkingsstatus en diverse andere deadlines.
Anonieme dialoog
Als de klokkenluider besluit een melding volledig anoniem in te dienen, zorgt het digitale klokkenluidersysteem nog steeds voor een veilige en anonieme communicatie tussen de klokkenluider en de compliance officer van het bedrijf.
Na het indienen van een hint worden inloggegevens voor de gebruiker gegenereerd. Hiermee kan de klokkenluider te allen tijde inloggen op zijn Hintbox, berichten schrijven, extra bestanden uploaden of een nieuwe melding maken.
Anonimiseren van uitgaande berichten
Als een behandelaar niet wil dat zijn volledige naam verschijnt in uitgaande berichten naar de persoon die de informatie verstrekt, is dat geen enkel probleem. Door de uitgaande berichten te anonimiseren, verschijnt er gewoon een standaard profielfoto en "Verantwoordelijke" in plaats van de echte naam.
Geautomatiseerde communicatie
Ons digitale klokkenluiderssysteem handelt veel onderdelen van de communicatie tussen melder en verwerker af. Bij ontvangst van een melding bevestigt de Hintbox direct de ontvangst van de melding aan de melder. De melder ontvangt de melding direct in zijn anonieme mailbox of als e-mail naar het door hem opgegeven adres.
Compliance officers en case handlers hebben onder meer de mogelijkheid om de klokkenluider met één klik te informeren over de status van de zaak. De tekst wordt voorbereid door het digitale klokkenluidersysteem, maar kan in de instellingen worden aangepast.
Aanpassing van teksten en interface
Bedrijven kunnen ons digitale klokkenluidersysteem naar eigen inzicht aanpassen. U kunt niet alleen een bedrijfskleur en logo opslaan.
Ook kunnen alle wetteksten, kennisgevingse-mails en teksten worden bewerkt en aangepast bij het maken van een rapport.
PDF export van de rapporten
Als u individuele meldingen lokaal wilt archiveren of een melding wilt doorsturen naar extra mensen die geen toegang hebben tot ons digitale klokkenluiderssysteem, kunt u meldingen met één klik exporteren als PDF.
Multi-client mogelijkheid
Groepen ondernemingen kunnen extra dochterondernemingen toevoegen aan het digitale klokkenluidersysteem. Bij het indienen van een melding kunnen klokkenluiders vervolgens een specifieke entiteit selecteren waarop de gemelde overtreding van toepassing is. Binnen het dashboard kunnen compliance officers de onderneming bekijken en de zaken van deze onderneming verwerken.
Virusscan & verwijdering van metadata uit geüploade bestanden of documenten
De geüploade documenten en bestanden van de klokkenluiders worden gescand op virussen. Als een bestand besmet is, krijgt u binnen de melding dat dit bestand besmet is. Tijdens het verwijderen van metadata worden zogenaamde lokalisatiepunten en apparaatinformatie gecontroleerd en vervolgens verwijderd voordat ze worden versleuteld.
Grafische evaluaties
U kunt te allen tijde een grafische evaluatie maken van uw ontvangen aankondigingen. Hiervoor kunt u onze eenvoudige weergave van de grafische evaluatie gebruiken; hier kunt u verdere filters toepassen en ook andere weergaven selecteren. Bovendien kunt u de evaluaties ook exporteren als afbeelding, Excel- of PDF-document. Zo heeft u alle hulpmiddelen voor uw rapportage bij de hand.
Toewijzing van toegangsrechten
In het digitale klokkenluidersysteem kunnen bedrijven de toegangsrechten van managers en agenten tot bedrijven en zaken regelen. Zo kunnen bedrijven bijvoorbeeld specificeren dat lokale compliance officers alleen toegang hebben tot een specifiek bedrijf. Ook kunnen autorisaties worden toegewezen op basis van categorieën. Dit maakt het mogelijk dat alleen bepaalde personen de melding van een specifieke categorie kunnen zien.
Externe personen betrekken bij de behandeling van de zaak
Het digitale klokkenluidersysteem stelt zaakbehandelaars in staat externe personen uit te nodigen voor een specifieke zaak. Dit betekent bijvoorbeeld dat externe adviseurs, zoals advocaten of functionarissen voor gegevensbescherming, toegang kunnen krijgen tot een zaak zonder dat zij de zaken afzonderlijk uit het digitale klokkenluidersysteem hoeven te exporteren. Bovendien kunnen bedrijven bepalen welke inhoud van de melding de lezer mag zien en welke niet (granulaire rechtentoekenning).
Meertaligheid (30 talen)
Ons digital signage systeem is beschikbaar in het Duits, Engels, Spaans, Nederlands, Frans, Italiaans, Pools, Russisch, Portugees, Roemeens, Bulgaars, Chinees, Deens en nog veel meer. Andere talen kunnen eenvoudig worden toegevoegd op aanvraag.
Niet alleen is het digitale klokkenluidersysteem volledig vertaald in talen, maar bedrijven hebben ook de mogelijkheid om individuele wetteksten in verschillende talen aan te passen.
Automatische vertaalfunctie
Compliance officers kunnen meldingen van klokkenluiders automatisch laten vertalen in het digitale klokkenluidersysteem met behulp van de vertaalfunctie (meer dan 30 talen). Hierdoor hoeven de meldingen niet apart te worden geëxporteerd.
Live chat
Om de samenwerking te vergemakkelijken is er de mogelijkheid van een live chat binnen een melding. Zo kan de communicatie volledig in de Hintbox plaatsvinden en kunnen alle verwerkers van een zaak deze volgen en zijn ze op de hoogte.
Dynamische taakverdeling
Met de dynamische taakverdeling kunnen binnen een notitie taken worden aangemaakt en voorzien van een agent en een vervaldatum. Om aan te geven dat de taak is voltooid, kan deze worden afgevinkt. Dit maakt het veel gemakkelijker om een zaak met meerdere personen te behandelen, omdat hier takenpakketten kunnen worden aangemaakt en toegewezen.
Ontvang hints per telefoon bot in de hintbox (optioneel beschikbaar)
Wij configureren een persoonlijke phonebot die te allen tijde beschikbaar is voor uw klokkenluiders om de tips per telefoon te ontvangen. De phonebot is gekoppeld aan uw hintbox, zodat alle ontvangen tips beschikbaar zijn in de hintbox voor verwerking en documentatie.
Hints per e-mail ontvangen in de Hintbox (optioneel beschikbaar)
Wij configureren een e-mailadres dat is gekoppeld aan uw Hintbox. Zo kunnen uw klokkenluiders ook via e-mail tips indienen, klaar voor uw compliance manager om te verwerken en te documenteren.
2-factor authenticatie
Met 2-factor authenticatie beveiligt u uw account extra met het digitale klokkenluidersysteem. Bij het inloggen wordt een unieke code naar uw e-mailadres gestuurd, waarmee u uw aanmelding kunt bevestigen. Dit betekent dat uw account veilig is, zelfs als aanvallers uw toegangsgegevens hebben bemachtigd.
De 2-factor authenticatie treedt ook in werking bij kritische wijzigingsacties binnen uw account, zoals het wijzigen van het e-mailadres of wachtwoord.
Herzieningsveiligheid
Alle verwerkingsstappen van de compliance officer worden op een audit-proof manier vastgelegd in het digitale klokkenluiderssysteem. Hierdoor zijn wijzigingen en de verwerkingsstappen van de zaak audit-proof en traceerbaar in een index.
End-to-endencryptie
Alle gegevens en alle communicatie tussen de klokkenluider en de compliance officer worden via het digitale klokkenluidersysteem volledig end-to-end versleuteld. Dit is de enige manier om de vertrouwelijkheid te waarborgen en uit te sluiten dat onbevoegden toegang krijgen tot de melding.
GDPR- en beveiligingscompliant
Ons digitale klokkenluidersysteem biedt bedrijven en overheden het hoogst mogelijke niveau van gegevensbescherming. Bovendien wordt informatie uitgebreid beschermd door ons ISO 27001-gecertificeerde Information Security Management System (ISMS).
ISO 27001 gecertificeerde hosting in Duitsland
Ook onze klanteninstanties worden uitsluitend gehost in een Duits en ISO 27001-gecertificeerd datacenter. Omdat wij gegevensbescherming belangrijk vinden, krijgt elke klant zijn eigen onafhankelijke digitale klokkenluidersysteem en worden de gegevens per klant apart opgeslagen en verwerkt.
Dynamische vorm
Configureer het klokkenluidersformulier zelf volgens uw wensen en specificaties. Met ons dynamische formulier kunt u het formulier zonder code aanpassen. Hierdoor kunt u ook verschillende formulieren maken. Zo kunt u bijvoorbeeld niet alleen voldoen aan de EU-klokkenluidersrichtlijn, maar ook aan de Ketenwet.
De Hintbox voor verschillende doelgroepen
Met de inwerkingtreding van de EU-klokkenluidersrichtlijn (2019/1937) is een klokkenluidersregeling vanaf 17 december 2021 verplicht in bedrijven met 50 of meer werknemers en alle publiekrechtelijke rechtspersonen. Daarom is een digitale klokkenluidersregeling van belang en van groot belang voor bestuurders, directieleden, IT-specialisten, functionarissen voor gegevensbescherming, advocaten en allerlei andere beroepsgroepen.
Maar een digitaal klokkenluidersysteem is alleen in overeenstemming met de wet als aan alle wettelijke vereisten is voldaan. Op het gebied van gegevensbescherming en cyberveiligheid implementeren wij in ons digitale klokkenluidersysteem de hoogste normen die verder gaan dan de wettelijke vereisten: Geïsoleerde gegevensopslag, meervoudige gegevensversleuteling, 2-factor authenticatie bij aanmelding en verwijdering van metadata zijn enkele van de beveiligingsfuncties in ons digitale klokkenluidersysteem.
Door de bovengenoemde veiligheidsfuncties te garanderen, wordt een veilige basis gecreëerd voor alle gebruikers.
Belangrijke functies van de Hintbox voor leidinggevenden en managers: Conformiteit en bruikbaarheid van de rapportagekanalen
Tegenwoordig kan men er bijna niet meer omheen de klant volledig centraal te stellen bij het ontwikkelen van producten en het aanbieden van diensten - of het nu gaat om B2B- of B2C-klanten is niet relevant. Aangepaste producten die vanuit het perspectief van de klant zeer bruikbaar zijn, verkopen het best. Directeuren en andere belangrijke managers in bedrijven passen dit daarom dagelijks toe in hun bedrijfsvoering.
Bij de aanschaf van een digitaal klokkenluidersysteem speelt gebruiksvriendelijkheid dan ook een belangrijke rol voor directeuren en afdelingshoofden: Voldoet het digitale klokkenluidersysteem aan alle belangrijke behoeften van medewerkers, leveranciers, zakenpartners en klanten? Is het overzichtelijk en gebruiksvriendelijk?
Ons digitale klokkenluidersysteem voldoet aan alle eisen voor een gebruiksvriendelijke interface met een overzichtelijk dashboard en duidelijke functies. Het digitale klokkenluidersysteem is eenvoudig te gebruiken voor de compliance officer, die direct alle nieuwe zaken die in behandeling zijn en afgesloten zaken kan zien, inclusief de vervaldatum. Hierdoor worden geen deadlines meer gemist. Tegelijkertijd kan de compliance officer de zaken snel en eenvoudig beheren via het geïntegreerde case management en de rapportage vanuit het digitale klokkenluidersysteem.
Er is een eenvoudig in te vullen, beleidsconform formulier beschikbaar voor werknemers, leveranciers, zakenpartners en klanten om kennisgevingen in te dienen.
Tegelijkertijd is het digitale klokkenluidersysteem volledig in overeenstemming met de gegevensbescherming en voldoet het aan alle wettelijke vereisten.
Hintbox: Anonimiteit en hoeveelheid rapportagekanalen voor werknemers, leveranciers, zakenpartners en klanten.
De anonimiteit van het digitale klokkenluidersysteem is wettelijk voorgeschreven en is ook het meest relevante criterium vanuit het perspectief van de werknemer of klokkenluider. Als de anonimiteit gewaarborgd is, zijn de volgende criteria het aantal meldingskanalen en de bruikbaarheid daarvan.
Ons digitale klokkenluidersysteem biedt uw medewerkers, leveranciers, zakenpartners en klanten drie meldingskanalen: Digitaal via het Hintbox-klokkenluidersformulier, via een telefonische hotline of via e-mail. Een groot aantal meldingskanalen moedigt klokkenluiden aan, aangezien elk meldingskanaal specifieke voordelen heeft. Zo maakt digitale melding van wettelijke overtredingen via het Hintbox-klokkenluidersformulier over het algemeen eenvoudig en snel klokkenluiden mogelijk, met volledige anonimiteit.
Volledige anonimiteit is zelfs mogelijk met ons digitale klokkenluiderssysteem in het e-mail meldingskanaal: Hier worden speciale e-mailadressen voor klokkenluiders door ons en dus extern verstrekt, zodat bedrijven de klokkenluiders niet kunnen identificeren.
Wat de bruikbaarheid betreft, is het telefonische meldpunt 24/7 beschikbaar. In een gebruiksvriendelijk klokkenluiderssysteem wordt een tijdbarrièrevrij contact met het telefonisch meldpunt aangeboden. In het digitale klokkenluiderssysteem van HINTBOX gebeurt dit via een telefoonbot die de meldingen discreet registreert.
Als het gaat om de gebruiksvriendelijkheid van het dashboard, moet de nadruk liggen op het feit dat klokkenluiders na het inloggen met één klik direct een melding van een wetsovertreding kunnen schrijven. In ons digitale klokkenluiderssysteem gebeurt dit bijvoorbeeld via de knop "Dien een melding in" rechtsboven. Gebruikers kunnen vervolgens hun melding formuleren en indienen. Zij worden door het digitale klokkenluidersysteem geïnformeerd dat hun melding is ontvangen. Via de berichtgeschiedenis is het vervolgens eenvoudig om via een anoniem dialoogvenster te reageren op vragen en nadere informatie te verstrekken over de ingediende melding.
Functies voor IT-professionals: cyberveiligheid en harmonie met andere systemen
IT-professionals in een bedrijf, zoals de bestuursleden, directeuren en werknemers, hechten veel waarde aan de gebruiksvriendelijkheid van het digitale klokkenluidersysteem. Hun aandacht gaat echter vooral uit naar de IT-beveiliging van een digitaal klokkenluidersysteem. Ons beheersysteem voor informatiebeveiliging is ISO 27001 gecertificeerd. In dit verband biedt Hintbox de wettelijk vereiste versleuteling van persoonsgegevens overeenkomstig Art. 32 (1) a) GDPR. State-of-the-art encryptietechnologieën zoals TLS-encryptie (Transport Layer Security) en end-to-end encryptie zijn enkele van onze middelen hiervoor. Zeer veilige datahosting via een ISO/IEC 27001 gecertificeerd datacenter in Duitsland versterkt de cybersecurity voor het digitale klokkenluidersysteem. Meer informatie over IT-beveiliging en gegevensbescherming vindt u in dit artikel.
De implementatie van het digitale klokkenluidersysteem vergt geen IT-inspanning. De Hintbox is een off-premise oplossing, wat betekent dat wij u de Hintbox eenvoudig, snel en veilig leveren. Andere kenmerken van de Hintbox die de hoeveelheid werk die IT-professionals moeten doen aan het digitale klokkenluidersysteem verminderen, zijn onder andere:
- PDF export van rapporten geïntegreerd in de basisfuncties van onze software;
- geautomatiseerde communicatie;
- Multi-client mogelijkheid voor bedrijven en bedrijfsgroepen met eenvoudige oprichting van nieuwe bedrijven;
- en het toewijzen van toegangsrechten met slechts een paar klikken.
Functies voor functionarissen voor gegevensbescherming en juridische professionals: Uitgebreid dossierbeheer
Compliance officers, advocaten, functionarissen voor gegevensbescherming en vergelijkbare beroepsgroepen worden professioneel geconfronteerd met juridische schendingen binnen bedrijven. Bijgevolg is er een potentiële veelheid van zaken die moeten worden behandeld; een optie voor meervoudig zaakbeheer in het digitale klokkenluiderssysteem is daarom een bijzonder belangrijke functie.
Vanuit dit oogpunt blijkt het geïntegreerde triagesysteem in het digitale klokkenluidersysteem van HINTBOX voordelig: De binnenkomende zaken worden automatisch geëvalueerd en geprioriteerd. Via het dashboard zijn de openstaande zaken en hun status direct zichtbaar.
Ons termijnbeheer en zaakondersteuning met verwerkingsstappen zijn behulpzaam bij de verwerking van zaken. Als onderdeel van de verwerkingsstappen worden alle eerdere interacties opgeslagen in het digitale klokkenluiderssysteem, waardoor de verwerking van zaken soepel kan worden voortgezet - ook na een onderbreking van enkele dagen of weken.
Bovendien kunnen externe personen, zoals advocaten, zonder veel moeite op uitnodiging bij zaken worden betrokken.
Wilt u meer weten over onze digitale klokkenluidersregeling? Neem dan contact met ons op.
Wilt u een vrijblijvend adviesgesprek of meer informatie over de Hintbox?
Maak dan een afspraak met onze experts of bel 0261 988 03 700
