De belangrijkste zaken op een rij:

• De Belgische wet die klokkenluiders beschermt, verplicht bedrijven vanaf 50 werknemers een meldpunt in te richten. Bedrijven die 50 tot 249 werknemers hebben, moeten dit interne loket vanaf 17 december 2023 implementeren.
• Waarborging van de vertrouwelijkheid en gegevensbescherming is verplicht.
• Het meldpunt is verplicht zich aan de wettelijke termijnen te houden.
• Bedrijven die de wet overtreden, kunnen sancties worden opgelegd.

Met onze klokkenluiders Hintbox, kun je de vereisten van “wet bescherming klokkenluiders private sector" eenvoudig en snel implementeren. Ons digitale klokkenluidersloket voldoet aan de AVG (GDPR) en waarborgt de vertrouwelijkheid. Alle informatie wordt end-to-end versleuteld. De Hintbox is ISO 27001-gecertificeerd.

De vereisten van de “wet bescherming klokkenluiders private sector" zijn complex. Onze Hintbox bevat casemanagement en controle op deadlines. Voor slechts € 99,-- per maand kun je de vereisten van de wet snel en eenvoudig implementeren,.

Voor wie geldt de Belgische wet?
De wet verplicht rechtspersonen in de particuliere sector en autoriteiten om anonieme meldingen van schendingen in behandeling te nemen en voor opvolging zorg te dragen. Dit geldt voor bedrijven met minimaal 250 werknemers. Vanaf 17 december 2023 geldt deze verplichting ook voor bedrijven uit de particuliere sector met 50 of meer werknemers. Dergelijke bedrijven moeten dus kanalen en procedures voor interne meldingen opzetten.

Een privaatrechtelijke rechtspersoon is in wezen elke organisatie, met of zonder rechtspersoonlijkheid, die een of meer specifieke activiteiten uitoefent.

Waarmee moeten bedrijven en rechtspersonen in de publieke sector rekening houden?
Bedrijven en rechtspersonen in de publieke sector moeten kanalen en procedures invoeren die werknemers van de entiteit in staat stellen informatie over schendingen te melden. Meldingen met informatie over schendingen kunnen mondeling of schriftelijk worden gedaan. Schendingen kunnen uit handelingen of nalaten bestaan, zolang dit onwettig is en onder het toepassingsgebied van de wet valt. De Belgische ”wet bescherming klokkenluiders private sector" ziet in het bijzonder toe op inbreuken op het gebied van overheidsopdrachten, witwassen van geld, financiering van terrorisme, milieubescherming, volksgezondheid, consumentenbescherming, gegevensbescherming en belastingfraude.

Rechtspersonen in de particuliere sector en autoriteiten moeten anonieme meldingen accepteren. Anonieme meldingen zijn mededelingen waarbij niemand, ook de ontvanger niet, de identiteit van de indiener kent.

Wanneer treedt de wet voor bescherming van klokkenluiders in werking?
De Belgische wet van 28 november 2022 tot omzetting van de EU-Klokkenluidersrichtlijn voor de private sector (Richtlijn 2019/1937/EU), treedt in werking twee maanden na de dag van publicatie in het Belgisch Staatsblad. Deze publicatie vond plaats op 15 december 2022, zodat de wet op 13 februari 2023 in werking is getreden. Voor ondernemingen met 50 tot 249 werknemers gelden de verplichtingen pas vanaf 17 december 2023.

Hoe moet een intern klokkenluidersmeldpunt worden ingericht?
De Belgische “wet bescherming klokkenluiders private sector” laat de inrichting van het interne meldpunt over aan de onderneming. Doorslaggevend is dat het meldpunt dat is aangewezen om meldingen te behandelen en op te volgen onafhankelijk is en dat er geen sprake is van belangenconflicten (art. 11 lid 3).

De onderneming stelt een meldingsbeheerder aan die zorgt voor de communicatie met de melder en die zo nodig om nadere informatie en feedback vraagt. Deze functionaris mag dezelfde persoon of afdeling zijn, als de persoon of afdeling die de meldingen ontvangt. Een meldpunt kan intern beheerd worden door een verantwoordelijke meldingsbeheerder, of extern worden verzorgd door een derde partij.

Het moet ook mogelijk zijn anonieme meldingen te doen. De vertrouwelijkheid moet gegarandeerd zijn. In principe mag de identiteit van de melder zonder zijn uitdrukkelijke toestemming niet worden bekendgemaakt aan andere personen dan de functionarissen die belast zijn met de ontvangst of de follow-up van de meldingen. De enige uitzondering op deze regel is wanneer bijzondere wettelijke bepalingen openbaarmaking mogelijk maken.

Hoe moeten klokkenluiders meldingen kunnen indienen?
Bedrijven en autoriteiten moeten het klokkenluidersmeldpunt zodanig opzetten dat meldingen mondeling of schriftelijk kunnen worden gedaan. Hieronder vallen ook digitale meldingen en meldingen per telefoon of spraakbericht.

Voor bedrijven vanaf 250 werknemers moeten anonieme meldingen mogelijk zijn. In dat geval moet een digitaal loket worden ingericht, waardoor anonieme meldingen mogelijk worden en tevens de geheimhouding van de gegevens gegarandeerd wordt.

Wat moet het interne meldpunt doen na ontvangst van een tip?
Na ontvangst van het verslag van het meldpunt, moeten de volgende stappen worden ondernomen:

• Binnen 7 dagen na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging aan de melder sturen.
• Het bedrijf controleert de plausibiliteit van de melding.
• Communicatie met de klokkenluider.
• In ieder geval moet de informatie zorgvuldig worden opgevolgd, ongeacht of deze anoniem is ontvangen of niet.
• Na drie maanden moet aan de klokkenluider feedback worden gegeven over de reeds genomen en geplande maatregelen.
• Verstrekken van duidelijke en makkelijk toegankelijke informatie over externe meldingsprocedures aan de federale coördinator en de autoriteiten.

Wat moet worden nageleefd op het gebied van gegevensbescherming?
Volgens art. 21 van de Belgische wet van 28 november 2022 tot omzetting van de EU-Klokkenluidersrichtlijn voor de private sector, moeten de vereisten van de Agemene Verordening Gegevensbescherming van de EU (AVG) worden nageleefd. Bovendien bepaalt de Belgische wet dat het bedrijf verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens.

De naam, de functie en de contactgegevens van zowel de melder als de persoon op wie de beschermings- en bijstandsmaatregelen betrekking hebben, worden bewaard tot de verjaringstermijn is verstreken. Dit geldt, indien van toepassing, ook voor het ondernemingsnummer

Zijn er termijnen voor het verwijderen van gegevens?
De wet bepaalt dat gegevens die niet duidelijk relevant zijn voor de verwerking van de melding onmiddellijk moeten worden gewist. 

Wat geldt voor schendingen van de wet voor de bescherming van klokkenluiders in België?
Inbreuken door rechtspersonen in de privésector op de Belgische wet worden opgespoord, vastgesteld en bestraft overeenkomstig het Sociaal Strafwetboek. In het bijzonder mag het doen van meldingen niet worden gehinderd.

Wat moet er nog meer worden overwogen?
De ondernemingen moeten eerst de sociale partners raadplegen, alvorens de kanalen en procedures voor interne rapportage- en follow-up in te richten.