Welke fouten worden er gemaakt?

Eerste fout gemaakt nog voordat de klokkenluider arriveert: Er is geen officieel contactpunt voor klokkenluiders in het betrokken bedrijf. Tweede fout: De tip valt in verkeerde handen, zodat deze ofwel helemaal niet verder wordt behandeld, te langzaam wordt behandeld omdat niemand zich daartoe verplicht voelt, of wordt achtergehouden. Als de zaak toch wordt behandeld en vervolgmaatregelen worden genomen, ontbreekt het meestal aan vastomlijnde processen en kennis over hoe de zaak moet worden behandeld. Daardoor worden belangrijke termijnen en noodzakelijke maatregelen gewoon niet gehaald en uitgevoerd.

Hoe kunnen de fouten worden vermeden?

Klokkenluiderssystemen zoals HINTBOX bestaan om juist deze fouten en problemen te voorkomen. Dergelijke systemen zijn ontworpen om het proces van behandeling van zaken zoveel mogelijk te automatiseren en te digitaliseren. Hierdoor kan het bedrijf zich concentreren op de essentie om het probleem weg te nemen en een positief klimaat in het bedrijf te creëren.

Hoe worden klokkenluider tips verwerkt?

Nadat de eerste gebeurtenis al heeft plaatsgevonden, de ontvangst van een nieuwe tip, moet deze bij de juiste persoon terechtkomen. Daartoe worden in het bedrijf een of meer personen aangewezen. In de regel is dat de zogenaamde compliance manager. Volgens de EU kunnen de taken ook worden uitgevoerd door bijvoorbeeld de personeelsdienst, de bedrijfsjurist, de financieel directeur, het bestuurslid, de directeur of een uitbestede ombudsman.

Als de mededeling via de HINTBOX binnenkomt, wordt de Compliance Manager daarvan in kennis gesteld.

Met de HINTBOX kunnen de eerder genoemde fouten worden voorkomen. Het bericht wordt ontvangen, is direct digitaal opvraagbaar en wordt alleen door de bevoegde personen verwerkt. De tweede fout is echter nog niet geheel uitgebannen. Dankzij de Hintbox behoren te traag verwerkte aankondigingen tot het verleden. Met behulp van zaakprioritering

en conforme uitvoering van de in de EU-klokkenluidersrichtlijn gespecificeerde termijnen en processtromen, wordt de zaak tijdig behandeld en wordt de klokkenluider geïnformeerd over de voortgang.

In veel gevallen is aanvullende informatie over de klokkenluider nodig zodat zowel de compliance manager als de klokkenluider met elkaar kunnen communiceren.

Wat betekent het als een aanwijzing met succes is voltooid?

Zonder vragen kan HINTBOX zorgen voor de noodzakelijke processen voor een succesvolle afhandeling van klokkenluider tips. Dit maakt het een veilige software om met succes reputatieschade af te wenden en problemen in het bedrijf aan het licht te brengen.

De reputatie van een bedrijf is een zeer waardevol bezit en in deze tijd, door de digitalisering, zeker niet te versmaden.

Welke maatregelen kunt u onmiddellijk nemen?

• Wat moet er gebeuren met leads? Zoek een vertrouwd persoon om de positie van Compliance Manager in te nemen.
• Wat is de volgende stap? Bepaal hoe om te gaan met tips die per post, telefoon, intern of anderszins worden ontvangen.
• Medewerkers sensibiliseren. Met name wanneer informatie per post of post wordt ontvangen, moet het secretariaat dienovereenkomstig handelen en de compliance manager benaderen en de informatie doorgeven.

Met de HINTBOX beschikt u over een systeem dat alle zaken verzamelt en chaos voorkomt. Voorgedefinieerde processen en mogelijke vervolgacties worden met de HINTBOX een fluitje van een cent. Bewijs uw moed en ga de uitdagingen van de EU-klokkenluidersrichtlijn aan. Klokkenluiders willen niet in uw soep lopen. Zie daarom de invoering van een klokkenluidersregeling als een kans om misstanden in uw bedrijf in een vroeg stadium aan het licht te brengen en mogelijke schade aan uw bedrijf te voorkomen.

Mocht u nog vragen hebben over onze klokkenluidersregeling, de EU-klokkenluidersrichtlijn of de juiste afhandeling van zaken, neem dan gerust vrijblijvend en kosteloos contact met ons op. Volg ons ook op LinkedIn om geen nieuws te missen.