Onze Hintbox Ombudsoplossing

De ombudsoplossing is een platform waarmee ombudsinstanties hun klanten digitale klokkenluidersystemen kunnen aanbieden en beheren. Externe derden kunnen dus via dit platform optreden als onafhankelijke, neutrale en betrouwbare ombudspersoon voor het bedrijf of de instantie. Daarnaast kunnen ombudspersonen hun cliënten juridisch advies geven over inkomende klokkenluiders, verdere onderzoeken en follow-ups uitvoeren en hen vertegenwoordigen tegenover overheidsinstanties. 

Hoogst mogelijke bescherming van de naleving door de Hintbox en de Ombudsman

De constellatie van de Hintbox voor de klanten en de compliance-dienst van de ombudspersoon voor de klanten, gekoppeld door de ombudsoplossing, maakt het mogelijk om het hoogst mogelijke niveau van compliance voor de bedrijven en de autoriteiten aan te bieden. Onze Hintbox voldoet aan de EU-klokkenluidersrichtlijn, is in overeenstemming met de gegevensbescherming en biedt ook een extreem hoge IT-beveiliging. Door onze veilige geïsoleerde gegevensopslag met beperkte geautoriseerde toegang worden autorisatie- en verwijderingsconcepten veilig geïmplementeerd. Dit is de enige manier om de door de EU-klokkenluidersrichtlijn vereiste belangrijke vertrouwelijkheid te handhaven. Bovendien kunnen anonieme meldingen alleen via een digitaal klokkenluidersysteem worden aangeboden. 

Door de ondersteuning van een ombudspersoon die gespecialiseerd is in compliance vraagstukken, kunnen de tips adequaat en gericht - via het dashboard van de ombudsoplossing - worden verwerkt. Via de Hintbox en de ombudspersoon kan dus een zeer hoge compliance-norm worden bereikt. 

Voordelen voor compliance adviseurs via de ombudsman oplossing

Advocaten, belastingadviseurs, accountants of andere nalevingsadviseurs profiteren van verschillende essentiële voordelen wanneer zij ervoor kiezen op te treden als ombudspersoon voor hun cliënten:

Het genereren van repeat business

Door een klokkenluidersregeling in te voeren, kunnen ombudsdiensten follow-upactiviteiten genereren door binnenkomende tips te bekijken, de beschreven incidenten te analyseren en follow-upmaatregelen te nemen. Tegelijkertijd profiteert de cliënt van een volledig neutrale uitbesteding van de naleving.

Uitbreiding van het eigen bedrijfsterrein

In veel gevallen hebben externe adviseurs zich in het verleden voornamelijk gericht op hun kernactiviteit. Als belastingadviseurs nu bijvoorbeeld ook als ombudsdienst optreden, kunnen zij nieuwe werkterreinen ontsluiten en de dienstenportefeuille uitbreiden.

Compliance consultants kunnen hun klanten - naast hun befaamde en klassieke consultingactiviteiten - nog een andere onafhankelijke dienst aanbieden. 

Acquisitie van nieuwe klanten

Als compliance-adviseurs actief reclame maken voor hun diensten als externe ombudspersonen, kunnen zij nieuwe cliënten winnen. Deze cliënten kunnen dan niet alleen op het gebied van compliance worden geadviseerd, maar in de toekomst ook op de gebieden waarop de ombudsfunctionaris zich verder richt of door collega's met de juiste aandachtsgebieden van het kantoor, zoals arbeids-, antitrust- of strafrecht.

Versterking van de vertrouwensrelatie met de cliënt

Vertrouwen speelt een immense rol op het gebied van compliance. Klokkenluiders willen dat hun identiteit en tips vertrouwelijk worden behandeld. Op dezelfde manier wil de bedrijfsleiding dat de informatie goed wordt verwerkt en aanvankelijk geheim wordt gehouden. Als de samenwerking tussen het bedrijf en de externe ombudsman succesvol is, kan het wederzijdse vertrouwen worden versterkt. Dit kan een positief effect hebben op toekomstige gezamenlijke projecten.

Eersteklas ondersteuning inbegrepen

Uiteraard hebben ombudspersonen toegang tot de eersteklas ondersteuning van Hintbox via telefoon, een ticketsysteem of e-mail. Zo kunnen ombudspersonen zich zonder zorgen concentreren op hun klanten of hun advies.