Wettelijke vereisten voor de klokkenluiderssysteem
De EU-klokkenluidersrichtlijn verplicht bedrijven met 50 of meer werknemers en rechtspersonen in de publieke sector te voorzien in kanalen en procedures voor interne meldingen. Deze interne meldingskanalen moeten met name de vertrouwelijkheid van de identiteit van de klokkenluider en de in de melding genoemde derden waarborgen.
Volgens de richtlijn moeten de rapportagekanalen schriftelijke of mondelinge rapportage mogelijk maken. Mondelinge meldingen moeten mogelijk zijn per telefoon of via een andere vorm van spraakoverdracht. In overweging 53 van de klokkenluidersrichtlijn worden online-platform of een telefonisch meldpunt uitdrukkelijk genoemd als mogelijke meldingskanalen.
Digitale klokkenluiderssystemen bieden de meeste voordelen
Digitale klokkenluiderssystemen hebben het voordeel dat zij de vertrouwelijkheid en anonimiteit van de klokkenluiders zeer goed beschermen. De gegevens van de klokkenluider worden niet bij het bedrijf of de autoriteit opgeslagen, maar bij een externe provider. Hierdoor kunnen autorisatieconcepten gericht worden uitgevoerd. Hierdoor kunnen geautoriseerde personen, zoals de compliance officers van het bedrijf of de autoriteit, toegang krijgen tot de binnenkomende zaken. Daarnaast bieden klokkenluidersystemen, zoals Hintbox, end-to-end encryptie. Dit garandeert een hoog niveau van privacy en gegevensbeveiliging. Bovendien kunnen de compliance officer en ook anonieme klokkenluiders via digitale klokkenluidersystemen versleuteld met elkaar communiceren. Bedrijven kunnen dit meldkanaal dus met name gebruiken om navraag te doen om verdere nuttige informatie voor een zaak te verkrijgen.
Voordeel van digitale meldpunten voor klokkenluiders (VoiceBot)
Digitale meldpunten voor klokkenluiders bieden voordelen voor bedrijven en overheden als extra intern meldingskanaal. Vooral werknemers of zakenpartners kunnen met een telefoontje snel en eenvoudig hun meldingen indienen. Dergelijke digitale meldpunten, zoals de Hintbox, zijn 24/7 beschikbaar. De Hintbox-telefoonlijnen worden aangeboden via een VoiceBot, zodat klokkenluiders op elk moment en vanaf elke plek ter wereld tips kunnen indienen. Dergelijke meldingen worden vervolgens geïntegreerd in het Hintbox-dashboard, zodat vervolgacties worden behandeld in overeenstemming met gegevensbescherming en beleid. Dit is een belangrijk voordeel ten opzichte van het analoog afhandelen van zaken via telefonische meldpunten.
Voordelen en nadelen van e-mail
Het indienen van rapporten via "klassieke" e-mails brengt over het algemeen aanzienlijke nadelen met zich mee. Als het bedrijf zijn werknemers een e-mailadres aanbiedt als meldingskanaal, bestaat er een bijzonder risico van een gebrek aan vertrouwelijkheid. Dit komt doordat de interne IT van het bedrijf, zoals beheerders, in principe de mogelijkheid heeft om dergelijke e-mails te lezen.
De situatie is echter anders indien dergelijke e-mailadressen ook worden verstrekt door een externe aanbieder van een klokkenluiderssysteem en dergelijke e-mails in het klokkenluiderssysteem worden geïntegreerd. Dan is er geen risico voor de vertrouwelijkheid van de klokkenluiders omdat alleen bevoegde personen toegang hebben tot de berichten.
Bied 3 berichtkanalen met één hintbox
Met onze Hintbox hebben bedrijven en overheden de mogelijkheid om tot 3 communicatiekanalen aan te bieden: Via het digitale meldkanaal kunnen klokkenluiders ook altijd anoniem meldingen doen. Via een digitale klokkenluidershotline met een VoiceBot krijgen klokkenluiders nog een eenvoudige meldingsprocedure. De binnenkomende zaken van dit meldpunt worden automatisch als zaak geïntegreerd in het Hintbox-dashboard, zodat een DSGVO-conforme verdere verwerking van deze gegevens kan plaatsvinden. Hetzelfde geldt voor door Hintbox verstrekte e-mails (bijvoorbeeld "compliance-meldung@unternehmen-mustermann.com"). Ook deze e-mails worden als nieuwe zaak in het Hintbox case management systeem geïntegreerd.
