Uitgebreide rapportagefuncties voor zakelijke belanghebbenden
Met een digitaal klokkenluidersysteem kunnen niet alleen werknemers informatie over overtredingen melden, maar ook leveranciers of zakenpartners. Het klokkenluidersysteem is namelijk vrij toegankelijk via een website. Ook dit kan een vertrouwensfactor zijn voor een goed werkend compliance management systeem (CMS). Los daarvan maakt onze Hintbox-technologie het mogelijk dat alleen medewerkers van een bedrijf toegang hebben tot het digitale klokkenluidersysteem, als het bedrijf of de autoriteit dat wil.
Anonieme dialoog
De drempel voor werknemers of derden om schendingen met hun identiteit te melden is vaak erg hoog. Dit kan veel klokkenluiders ervan weerhouden meldingen te doen. Als gevolg daarvan kan het bedrijf niet de kans krijgen om passende maatregelen te nemen om schade te voorkomen of te beperken. Met de Hintbox kunnen klokkenluiders ook anoniem rapporten indienen, zoals vereist door de Whistleblower Protection Act. Bovendien kunnen de zaakbehandelaars zelfs met de anonieme klokkenluider communiceren. Zij kunnen bijvoorbeeld vragen om meer specifieke informatie of aanvullende documenten.
Behoud van veiligheid en vertrouwelijkheid
Technische en organisatorische IT-beveiliging om de vertrouwelijkheid te waarborgen speelt een cruciale rol in digitale klokkenluiderssystemen. De EU-klokkenluidersrichtlijn bepaalt dat meldkanalen zodanig moeten worden ontworpen en gebruikt dat de vertrouwelijkheid van de identiteit van de klokkenluider en de in de melding genoemde derden wordt gehandhaafd en onbevoegde werknemers geen toegang hebben. Door middel van moderne encryptiemethoden, veilige 2-factor authenticaties en een beperkt aantal geautoriseerde medewerkers (duidelijke en beperkte autorisatieconcepten) worden deze eisen in de Hintbox geïmplementeerd.
Automatische termijnbeheerfuncties
Het case management van Hintbox omvat automatische termijncontrole. Dit betekent dat de in de EU-klokkenluidersrichtlijn gespecificeerde termijnen zonder problemen kunnen worden gehaald. De zaakbehandelaar wordt voortdurend geïnformeerd over het tijdschema en de deadlines, zodat hij tijdig passende maatregelen kan nemen.
Casusondersteunende functies met verwerkingsstappen
De EU-klokkenluidersrichtlijn verplicht bedrijven met 50 of meer werknemers niet alleen om interne meldingskanalen in te voeren, maar ook om procedures voor follow-up vast te stellen. Dergelijke vervolgacties kunnen bijvoorbeeld de beoordeling van tips, interne onderzoeken of onderzoeken omvatten. Met behulp van de case management functies van Hintbox kunnen deze processen voor follow-up acties worden opgeslagen. De verantwoordelijke compliance officer en andere betrokken personen kunnen deze procesdocumentatie gebruiken om de zaken op een gestructureerde manier af te handelen.
Naleving van de gegevensbescherming
Met name digitale klokkenluidersystemen zoals Hintbox bieden een effectieve optie en de noodzakelijke functies voor de uitvoering van de wetgeving inzake gegevensbescherming. De externe containeroplossing maakt alleen toegang door bevoegde personen mogelijk. Dit maakt de daadwerkelijke uitvoering van de autorisatieconcepten van de gegevensbeschermingswetgeving mogelijk. Bovendien kunnen de gegevens - na verschillende beveiligingsprocessen - uit Hintbox worden verwijderd. Dit maakt de implementatie van gegevensbeschermingsgerelateerde verwijderingsconcepten mogelijk.
Gebruiksvriendelijke gebruiksmogelijkheid
Digitale klokkenluiderssystemen moeten gebruiksvriendelijk zijn. Dit is de enige manier om ervoor te zorgen dat dergelijke klokkenluidersystemen met vertrouwen worden aanvaard en dus een toegevoegde waarde bieden voor de onderneming. Daarnaast is het belangrijk dat klokkenluiders adequaat worden geïnformeerd over de juridische en feitelijke gevolgen van hun klokkenluiden voordat zij een melding doen. Ondernemingen kunnen hun klokkenluiders in de Hintbox bijvoorbeeld meedelen dat zij voldoende reden moeten hebben om aan te nemen dat hun tips waar zijn.
