Communicatie-uitdagingen bij de invoering van klokkenluidersregelingen

Voor bedrijven roept dit vaak vragen op over interne en externe communicatie. Goede communicatie en persrelaties zijn daarom essentieel. Ten eerste is het onderwerp klokkenluiden relatief nieuw. Ten tweede moeten werknemers en zakenpartners worden geïnformeerd en voorgelicht over de invoering van een digitale klokkenluidersregeling. Duidelijke en begrijpelijke communicatie kan het doel van een klokkenluidersregeling effectief implementeren, met name door een hoge mate van acceptatie onder de werknemers in het bedrijf te creëren. In het algemeen kan dit ook de reputatie van de onderneming verder versterken. 

Een van de toonaangevende PR-bureaus FAKTENKONTOR uit Hamburg houdt zich al jaren met deze vraagstukken bezig. Communicatoren en persbureaus moeten het onderwerp aanpakken - en zich bewust zijn van de drie centrale communicatieve uitdagingen: 

Uitdaging 1: Externe communicatie

De relevante belanghebbenden van het bedrijf moeten worden geïnformeerd over de nieuwe klokkenluidersregeling. De voordelen van het preventie-instrument moeten hier worden benadrukt om de onzekerheden en de vrees van externe partners voor contact met het nieuwe systeem weg te nemen. Communicatoren hebben ook een andere belangrijke taak: het voorbereiden van crisiscommunicatie. Als een explosieve tip met hoog crisispotentieel via de klokkenluiderskanalen wordt doorgegeven, moet bij twijfel snel actie worden ondernomen. Persbureaus moeten vooraf de belangrijkste crisisonderwerpen met externe relevantie definiëren en passende verklaringen en persberichten voorbereiden. Zo kunnen zij bij een crisis snel en strategisch handelen. 

Uitdaging 2: Interne communicatie

Werknemers moeten vertrouwen hebben in de pas ingevoerde klokkenluidersregeling. Welke informatie kan ik delen en in welke vorm? Wat gebeurt er met mijn tips? Wie heeft toegang tot mijn melding? Hoe zit het met gegevensbescherming en vertrouwelijkheid? Er moet een uitgebreid informatieaanbod komen dat transparant en begrijpelijk is. Hier kan bedrijfscommunicatie een beslissende rol spelen - of het nu gaat om de manier waarop informatie aan werknemers wordt verstrekt of om het bemiddelen tussen afzonderlijke afdelingen bij de implementatie. Het principe dat interne communicatie geen eenrichtingsverkeer is, moet altijd gelden. Alleen wie de dialoog met de medewerkers zoekt en ingaat op hun vragen en suggesties, kan duurzame en succesvolle informatie verstrekken. Communicatoren moeten hier altijd rekening mee houden. 

Uitdaging 3: Processen ontwikkelen

De cruciale vraag is hoe om te gaan met informatie die via het systeem binnenkomt. Er is behoefte aan verantwoordelijkheden en een categoriseringssysteem waarmee informatie snel kan worden toegewezen en verwerkt. Betrouwbaar crisismanagement is immers essentieel om vroegtijdig op kritieke situaties te kunnen reageren. Wie informatie snel verwerkt, kan zelfs zijn eigen positie versterken. De kern van de zaak: gemelde misstanden moeten zo snel mogelijk worden verholpen. Op die manier kan de sprong van het defensief naar het offensief worden gemaakt en kan het leiderschap over de kwestie worden herwonnen. Juist hier zijn persbureaus en communicatoren als reputatiedeskundigen voorbestemd om competenties op zich te nemen en betrokken te raken bij de procesontwikkeling van crisismanagement.

Wie deze communicatieve hindernissen beheerst, kan de implementatieverplichting met vertrouwen tegemoet zien. De voorbereiding van crisiscommunicatie en de ontwikkeling van informatieaanbod en crisismanagementprocessen zijn de centrale uitdagingen voor bedrijfscommunicatie - taken die nu moeten worden aangepakt. Een klokkenluidersregeling kan dan snel een succesfactor worden voor het eigen reputatiemanagement van een bedrijf.