Czym jest system whistleblower?

Chociaż wdrożenie systemu jest obowiązkiem prawnym dla osób, których dane dotyczą, zgodnie z unijną dyrektywą w sprawie informowania o nieprawidłowościach, korzyści ze stosowania systemu whistleblowingowego są wielorakie.

W Hintbox posiadamy certyfikat ISO-27001. Oferujemy Państwu system, który pozwala w prosty sposób wdrożyć wymagania dyrektywy unijnej w sprawie informowania o nieprawidłowościach (Whistleblower Directive). System jest szybko instalowany i umożliwia optymalne zarządzanie sprawami za pomocą przejrzystego pulpitu nawigacyjnego. Do zgłaszania przypadków whistleblower dostępny jest oddzielny, przejrzyście skonstruowany formularz. Można go wypełnić w ciągu kilku minut - całkowicie anonimowo.

Definicja systemu sygnalistów?

Najpierw jednak pojawia się następujące pytanie: "Co to jest system whistleblower?". System whistleblower to system pozyskiwania informacji. Zapewnia pracownikom firmy i obywatelom np. miasta kanał do poufnej komunikacji. W ten sposób można zgłaszać przestępstwa i poważne naruszenia przepisów bez ujawniania tożsamości sygnalisty i bez obawy o poważne konsekwencje. Osoby udzielające wskazówek nie muszą zatem obawiać się represji. Represje mogą obejmować ostrzeżenia, wypowiedzenie lub pominięcie przy awansie.

Zalety cyfrowego systemu whistleblowingowego

Dyrektywa UE w sprawie zgłaszania nieprawidłowości wymaga od firm i organizacji publicznych wdrożenia wewnętrznych kanałów raportowania: Oprócz systemów cyfrowych istnieją inne kanały, takie jak list, e-mail, telefon lub bezpośrednio do kierownika ds. zgodności w rozmowie twarzą w twarz. Ale wszystkie te kanały raportowania mają istotne wady w porównaniu z systemem cyfrowym.

Ponadto, system whistleblower oferuje również wiele korzyści dla firm i władz. W ostatecznym rozrachunku chronią je. Cyfrowe kanały raportowania oferują następujące możliwości ochrony:

• Firmy mogą bezpośrednio śledzić wskazówki i inicjować działania następcze. Może to ograniczyć szkody lub im zapobiec.
• Firmy mogą kontrolować przebieg rozpatrywania sprawy. Inaczej jest, gdy sygnaliści zwracają się bezpośrednio do osób trzecich, np. prokuratury. Whistleblowerzy, którzy nie mają wewnętrznego kanału raportowania, mogą mieć do tego pokusę.
• Cyfrowe systemy whistleblowingowe oferują pozytywny efekt marketingowy. Pracownicy i dostawcy dostrzegają, że firma poważnie podchodzi do kwestii zgodności z przepisami.
• Pozytywna akceptacja ze strony pracowników.

System whistleblower: cel i skutki

Zakres, w jakim system może promować różne obszary biznesowe i wiele celów biznesowych, można wyprowadzić z celu systemu: W systemie cyfrowym pracownicy mogą anonimowo zgłaszać naruszenia prawa korporacyjnego. Nie muszą się obawiać represji ze względu na anonimowość.

Ta główna intencja nowej dyrektywy UE, a mianowicie zachęcanie do zgłaszania naruszeń prawa w przedsiębiorstwie, prowadzi do kilku pozytywnych skutków ubocznych. Prowadzą one aż na szczyty przedsiębiorstw i sektora publicznego. Pojawia się bardziej otwarta kultura komunikacji i zachęcania pracowników do zgłaszania. Ponadto, potrzeba narzędzi whistleblowingowych otwiera kilka możliwości rozszerzenia korporacyjnego krajobrazu IT. Buduje również nowe partnerstwa w branży compliance.

Systemy cyfrowe w firmach osiągają łącznie cztery kluczowe pozytywne efekty uboczne:

• Wspieranie rozwoju firmy
• Optymalizacja satysfakcji pracowników i ogólnej atmosfery pracy
• Rozbudowa i poprawa istniejącego środowiska IT w firmie
• Nawiązać współpracę z firmami i osobami z branży compliance

Dyrektorzy zarządzający pozytywnie wpływają na rozwój firmy dzięki cyfrowemu oprogramowaniu whistleblower: naruszenia prawa mogą być szybko zidentyfikowane, zgłoszone i ukarane. Zapobiega to zagrożeniu dla istnienia firmy. Ponadto chroni przed karami finansowymi jako karą za naruszenia prawne, które pozostają niezauważone przez lata. Zapobiega również uszczerbkowi na wizerunku firmy. Reputacja jest ważnym aktywem dla firm.

Biorąc pod uwagę dużą skłonność do whistleblowingu w miejscu pracy, można założyć, że wprowadzenie systemu whistleblowingu przyczynia się do większej wykrywalności naruszeń prawa w przedsiębiorstwach. Skutkuje to karaniem tych naruszeń, a tym samym zmniejszeniem czynników zakłócających rozwój przedsiębiorstw.

Potencjał optymalizacji satysfakcji pracowników i ogólnej atmosfery pracy

Korzystanie z systemu whistleblowingowego Hintbox oferuje sygnalistom: nie tylko możliwość anonimowego zgłaszania naruszeń prawa. W Hintboxie mogą być również składane sugestie dotyczące usprawnień. Pracownicy, którzy są introwertykami, otrzymują w ten sposób szansę na wniesienie propozycji usprawnień i pomysłów pod ochroną anonimowości.

Propozycje usprawnień mogą prowadzić do optymalizacji procesów operacyjnych, co jest kolejnym czynnikiem wpływającym na rozwój firmy. Przede wszystkim proste wprowadzenie sugestii poprawy sprzyja atmosferze pracy i satysfakcji pracowników: Z psychologicznego punktu widzenia możliwość wniesienia wkładu do firmy jest dla pracowników istotnym elementem samorealizacji zawodowej.

Poza zgłaszaniem naruszeń prawa i zgłaszaniem własnych pomysłów, za pośrednictwem systemu cyfrowego można zgłaszać przypadki mobbingu wobec pracowników. Anonimowe zgłaszanie i późniejsze zwalczanie przypadków mobbingu w firmie za pomocą narzędzia do zgłaszania nieprawidłowości jest kolejną wartością dodaną do poprawy klimatu pracy.

Rozbudowa i poprawa krajobrazu IT: Hintbox jako innowacyjne, przyjazne dla użytkownika i harmonizujące rozwiązanie SaaS

Nasz cyfrowy system sygnalizacji posiada certyfikat ISO 27001. Jest on również zgodny z DSGVO. Koncepcje autoryzacji i usuwania danych pozwalają na realizację złożonych wymagań prawa ochrony danych.

Wewnętrzny kanał raportowania musi również przestrzegać separacji danych. Przechowywanie danych wielu klientów, a także klientów powinno zawsze odbywać się oddzielnie od siebie. W przeciwnym razie istnieje znaczne ryzyko w przypadku świtowego nalotu lub konfiskaty. Dzięki Hintbox te wymagania są bezpiecznie realizowane.

Jako dostawca zapewniamy, że Hintbox dobrze harmonizuje z istniejącymi systemami. Ułatwia to menedżerom IT wdrożenie nowego oprogramowania w istniejącym krajobrazie informatycznym firmy. Interfejsy do istniejących systemów są tworzone przez nas, gwarantujemy zorientowaną na użytkownika konfigurację interfejsu użytkownika.

Potencjalne partnerstwo w ramach branży compliance

Dla osób pracujących w branży zgodności istnieje perspektywa współpracy z nami jako dostawcą. Zawody takie jak / kierownik ds. zgodności, prawnik, radca prawny i podobne są coraz częściej konfrontowane z wymogami dyrektywy UE w sprawie informatorów o nieprawidłowościach. Istnieją podejścia do współpracy z nami jako dostawcą.

Przykładowo, jeśli klient szuka systemu whistleblower, możesz polecić mu Hintbox i zarobić na prowizji. Podobnie chętnie udzielimy naszego wsparcia osobom z obszaru compliance, np. w celu wyjaśnienia niejasności prawnych dotyczących systemów whistleblower.

Hintbox - system whistleblowingowy o najwyższych standardach prywatności i bezpieczeństwa

To, czy cyfrowe narzędzie do sygnalizacji osiąga w największym stopniu opisane korzyści, zależy od jakości systemu sygnalizacji. Poszczególni dostawcy znacznie różnią się pod tym względem. We Włoszech na przykład odnotowano przypadek systemu whistleblower bez szyfrowanej transmisji danych. Efektem tego była kara w wysokości 40 000 euro nałożona na lotnisko w Bolonii. Lotnisko najwyraźniej miało dostawcę, który nawet nie zaczął spełniać minimalnych wymagań dla systemu whistleblower.

Te aspekty stanowią podstawę bezpiecznego systemu, który może przynieść wymienione korzyści. Dodatkowe funkcje naszego systemu informacyjnego otwierają dostęp do dalszych wartości dodanych: Obejmuje to w szczególności indywidualne dostosowanie systemu i jego integrację z Państwa krajobrazem IT. Zarządzanie terminami, wsparcie dla sprawy poprzez etapy przetwarzania oraz możliwość pracy z wieloma klientami umożliwiają terminowe i elastyczne przetwarzanie zgłoszeń w Państwa firmie.

Możliwe wewnętrzne kanały raportowania wpływają pozytywnie na chęć pracowników do komunikacji. Dodatkowo do systemu można włączyć możliwe do zarezerwowania opcje infolinii telefonicznej oraz kanał raportowania za pomocą poczty elektronicznej.

Zgodnie z Dyrektywą Whistleblower UE i GDPR, system whistleblowingowy Hintbox to idealny i bezpieczny wybór dla Ciebie, Twojej firmy i/lub Twojej branży. Dzięki niemu maksymalizujesz korzyści płynące z systemu whistleblowingowego.