Hintbox i jego funkcje
Nasz system do zgłaszania naruszeń prawa nie tylko chroni firmy i organizacje przed szkodami ekonomicznymi oraz wizerunkowymi, ale także umożliwia zachowanie anonimowości sygnalistów. Poniżej znajdziesz więcej informacji na temat cech, funkcji oraz korzyści o naszym przestronnym systemie dla sygnalistów Hintbox.
Kup Hintbox już teraz lub zamów bezpłatną wersję próbną i bądź zabezpieczony przed wejściem w życie Ustawy o sygnalistach!
Zamów Hintbox już dziś, a my zajmiemy się resztą. Otrzymasz swój własny system do zgłaszania nieprawidłowości w ciągu kilku sekund, wypełniając tym samym wszelkie wymagania dyrektywy UE. Dzięki Hintbox'owi jesteś przygotowany na wdrożenie dyrektywy o ochronie sygnalistów.
Poznaj wszystkie funkcje Hintbox'a
Tworzenie anonimowych i spersonalizowanych zgłoszeń
Z pomocą naszego formularza zgłoszeń, w sposób łatwy i poufny można zgłaszać wszelkie nieprawidłowości. Dostępna jest również możliwość mobilnego zgłaszania naruszeń za pomocą telefonu, bądź tabletu, ponieważ nasz Hintbox jest idealnie zoptymalizowany pod kątem mobilnego zgłaszania nieprawidłowości.
Nieograniczona liczba użytkowników
Masz możliwość zarejestrować nieograniczoną liczbę użytkowników, tak aby każdy pracownik miał możliwość wygodnego zgłaszania naruszeń. Nie wprowadzamy żadnych limitów.
Anonimizacja informacji o sprawie
Dzięki pseudonimizacji i pełnej anonimizacji zgłoszeń (z zastosowaniem zasady podwójnej kontroli) można w sposób poufny i bezpieczny udostępniać informacje o sprawie innym osobom bez konieczności ujawniania danych osobowych.
Ponadto pełna anonimizacja daje możliwość przechowywania zgłoszeń po upływie okresu usuwania.
Zarządzanie zgłoszeniami
Zintegrowany system triage ocenia przychodzące zgłoszenia i automatycznie nadaje im priorytety. Osoby odpowiedzialne za zgodność z przepisami i prowadzące postępowania w firmie mogą zmienić status zgłoszenia lub przypisane osoby zajmujące się nimi.
Panel sterowania systemu whistleblower zapewnia przegląd wszystkich zgłoszeń oraz ich statusów.
Wsparcie procesu zarządzania zgłoszeniami
Nasz system zgłoszeń sygnalistów wspiera dyrektorów compliance oraz osoby odpowiedzialne za zarządzanie zgłoszeniami w podejmowaniu kolejnych kroków oraz przechowuje historię każdego indywidualnego zgłoszenia. Daje to możliwość sprawnego i płynnego zarządzania zgłoszeniami w całej firmie.
W razie potrzeby podmiot zajmujący się zgłoszeniem może poinformować zgłaszającego o statusie przetwarzania i podjętych już środkach za pomocą jednego kliknięcia w naszym systemie dla sygnalistów.
Zarządzanie ostatecznymi terminami
Dyrektywa UE o ochronie sygnalistów przewiduje między innymi pewne terminy, które muszą zostać dotrzymane. Z Hintbox'em jako systemem zgłaszania nieprawidłowości, nie przegapisz żadnych terminów rozpatrywania spraw.
Nasz cyfrowy system whistleblower, aktywnie wspiera Cię w dotrzymywaniu terminów, takich jak przekazywanie informacji zwrotnej zgłaszającemu o aktualnym statusie przetwarzania oraz o pozostałych istotnych terminach.
Anonimowe zgłoszenia
Jeśli sygnalista zdecyduje się zgłosić naruszenie całkowicie anonimowo, cyfrowy system whistleblower, zapewni bezpieczną i anonimową komunikację między sygnalistą a osobą odpowiedzialną za zgodność z przepisami w firmie.
Po przesłaniu zgłoszenia generowane są dane do logowania dla użytkownika. Dzięki nim sygnalista może w każdej chwili zalogować się do swojego Hintbox'a, napisać wiadomości, przesłać dodatkowe pliki lub stworzyć nowe zgłoszenie.
Anonimizacja wiadomości wychodzących
Jeśli osoba prowadząca sprawę nie chce, aby jej pełne imię i nazwisko pojawiało się w wiadomościach wychodzących do osoby dostarczającej informacje, nie stanowi to żadnego problemu. Dzięki anonimizacji wiadomości wychodzących, zamiast prawdziwego imienia i nazwiska pojawi się po prostu standardowe zdjęcie profilowe i "Osoba odpowiedzialna".
Sprawna komunikacja
Nasz cyfrowy system whistleblower ułatwia komunikację między osobą zgłaszającą naruszenie a osobą odpowiedzialną za jego przetwarzanie. Hintbox natychmiastowo informuje o otrzymaniu zgłoszenia oraz przesyła sygnaliście raport na podany przez siebie adres e-mail, bądź do jego indywidualnej anonimowej skrzynki wiadomości.
Compliance manager oraz osoby prowadzące sprawy mają możliwość m.in. informowania sygnalisty o statusie sprawy za pomocą jednego kliknięcia. Tekst jest przygotowywany przez system Digital Whistleblower, ale można go dowolnie dostosować w ustawieniach.
Dostosowanie treści oraz interfejsu
Firmy mogą w pełni dostosować nasz system whistleblower pod swoje potrzeby.
Firma nie tylko ma możliwość dodania swojego loga, nazwy firmy, bądź zmienienia koloru przewodniego, lecz również edycji wszelkich tekstów prawnych, e-maili z powiadomieniami oraz wyglądu formularzy zgłoszeniowych.
Eksport raportów w formacie PDF
Jeśli chcesz zarchiwizować poszczególne raporty o zgłoszeniach lub przekazać raport osobom, które nie mają dostępu do naszego cyfrowego systemu obsługi zgłoszeń sygnalistów, możesz jednym kliknięciem wyeksportować raporty jako pliki PDF.
Możliwość obsługi wielu klientów
Grupy przedsiębiorstw mogą dodawać dodatkowe podmioty zależne w naszym systemie dla sygnalistów. Podczas zgłaszania nieprawidłowości sygnaliści mogą następnie wybrać konkretny podmiot, którego dotyczy zgłoszone naruszenie. W ramach panelu sterującego compliance managerowie mają możliwość analizować całe przedsiębiorstwo i wszelkie zgłoszenia występujące w firmie.
Usuwanie wirusów i metadanych z przesłanych plików lub dokumentów
Przesłane dokumenty i pliki sygnalistów są skanowane pod kątem wirusów. Jeśli dany plik będzie posiadał wirusa, sygnalista zostanie o tym poinformowany. Podczas usuwania metadanych sprawdzane są tzw. punkty lokalizacyjne oraz informacje o urządzeniu, a następnie są one usuwane przed zaszyfrowaniem.
Graficzne prezentacje danych
W każdej chwili możesz stworzyć graficzną prezentacje wszystkich otrzymanych zgłoszeń. W tym celu możesz skorzystać z naszej prostej oceny graficznej. Możesz zastosować wiele rodzajów prezentacji danych lub skorzystać z wielu filtrów. Dodatkowo możesz wyeksportować oceny jako obraz, dokument Excel lub PDF. W ten sposób mają Państwo pod ręką wszystkie narzędzia do prezentacji wyników.
Przypisywanie praw dostępu
W naszym systemie whistleblower firmy mogą kontrolować prawa dostępu menedżerów i agentów do firm oraz spraw. Dzięki temu firmy mogą określić na przykład, że lokalni menedżerowie ds. zgodności mają dostęp tylko do określonej firmy. Podobnie, uprawnienia mogą być przydzielane w oparciu o kategorie. Dzięki temu tylko określone osoby mogą zobaczyć powiadomienia dotyczące konkretnych kategorii zgłoszeń.
Włączenie osób z zewnątrz do rozpatrywania zgłoszeń
Nasz system dla sygnalistów umożliwia osobom odpowiedzialnym za naruszenia, zapraszanie osób zewnętrznych do konkretnej sprawy. Oznacza to na przykład, że konsultanci zewnętrzni, tacy jak prawnicy lub inspektorzy ochrony danych, mogą uzyskać dostęp do zgłoszenia bez konieczności eksportowania danych oddzielnie z systemu Digital Whistleblower. Ponadto firmy mogą zdefiniować, które treści raportu czytelnik może zobaczyć, a które nie (indywidualne przydzielanie praw).
Możliwość wyboru 30 języków
Nasz system dla sygnalistów jest dostępny w języku angielskim, polskim, niemieckim, hiszpańskim, holenderskim, francuskim, włoskim, rosyjskim, portugalskim, rumuńskim, bułgarskim, chińskim, duńskim i wielu innych. Inne języki mogą zostać w łatwy sposób dodane na życzenie klienta.
Cyfrowy system whistleblower jest nie tylko w pełni przetłumaczony na 30 języków obcych, ale firmy mają możliwość dostosowania poszczególnych tekstów prawnych w różnych językach.
Funkcja automatycznego tłumaczenia
Osoby odpowiedzialne za przestrzeganie przepisów mogą zlecić automatyczne tłumaczenie zgłoszeń sygnalistów w cyfrowym systemie whistleblower za pomocą funkcji tłumaczenia (ponad dostępnych 30 języków). Eliminuje to konieczność osobnego eksportowania zgłoszeń.
Czat na żywo
Aby ułatwić współpracę pomiędzy zaangażowanymi osobami, istnieje opcja czatu na żywo. W ten sposób komunikacja może odbywać się całkowicie w Hintbox'ie, a wszyscy zarządzający danym zgłoszeniem mogą je śledzić i być na bieżąco.
Dynamiczne przydzielanie zadań
Dzięki dynamicznemu przydzielaniu zadań, zgłoszenia można przypisywać w formie notatki do odpowiedzialnych za nie osób. Aby zasygnalizować zakończenie zadania, można je odznaczyć jako wykonane. Ułatwia to znacznie prowadzenie zgłoszeń z udziałem kilku osób, ponieważ daje to możliwość tworzenia i przydzielania pakietów zadań.
Otrzymywanie zgłoszeń drogą telefoniczną w Hintbox'ie (dodatkowa funkcja)
Razem możemy skonfigurować osobistego Phonebota, który jest dostępny dla Twoich sygnalistów w każdej chwili, aby odbierać zgłoszenia przez telefon. Phonebot jest połączony z Twoim Hintbox'em, więc wszystkie otrzymane zgłoszenia są dostępne w panelu sterowania i są gotowe do przetwarzania oraz dokumentowania.
Otrzymywanie zgłoszeń przez e-mail w Hintbox'ie (dodatkowa funkcja)
Razem skonfigurujemy adres e-mail, który będzie połączony z Twoim Hintbox'em. W ten sposób osoby sygnalizujące naruszenia mogą również przesyłać zgłoszenia za pośrednictwem poczty elektronicznej, gotowe do przetwarzania i udokumentowania przez menedżera ds. zgodności.
2-factor authentication
Dzięki uwierzytelnianiu 2-factor dodatkowo zabezpieczasz swoje konto w systemie Hintbox. Podczas logowania na Twój adres e-mail wysyłany jest unikalny kod, który możesz wykorzystać do potwierdzenia logowania. Oznacza to, że Twoje konto jest bezpieczne, nawet jeśli hackerzy uzyskali Twoje dane logowania.
Uwierzytelnianie 2-factor jest używane również w przypadku krytycznych działań związanych ze zmianami w obrębie konta, takich jak na przykład zmiana adresu e-mail lub hasła.
Bezpieczeństwo rewizji
Wszystkie kroki przetwarzania zgłoszenia przez compliance menedżera są rejestrowane w naszym systemie dla sygnalistów w sposób umożliwiający przeprowadzenie audytu. Dzięki temu zmiany i kroki przetwarzania zgłoszeń są zgodne z wszelkimi założeniami audytu i możliwe do prześledzenia.
Szyfrowanie end-to-end
Wszystkie dane i cała komunikacja pomiędzy sygnalistą a pracownikiem ds. zgodności są w pełni zaszyfrowane za pośrednictwem cyfrowego systemu do zgłaszania naruszeń. Jest to jedyny sposób na zapewnienie poufności i wykluczenie możliwości uzyskania dostępu do zgłoszeń przez osoby nieuprawnione.
Zgodność z RODO i bezpieczeństwem
Nasz cyfrowy system whistleblower oferuje firmom oraz organom publicznym możliwie najwyższy poziom ochrony danych. Dodatkowo, informacje są kompleksowo chronione przez nasz certyfikowany przez ISO 27001 System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (ISMS).
Hosting w Niemczech z certyfikatem ISO 27001
Wszelkie dane naszych klientów są również hostowane wyłącznie w niemieckim i certyfikowanym przez ISO 27001 centrum danych. Ponieważ ochrona danych jest dla nas najważniejsza ważna, każdy klient otrzymuje swój własny, niezależny system Hintbox, a dane są przechowywane i przetwarzane oddzielnie dla każdego klienta.
Dynamiczny formularz zgłoszeń
Skonfiguruj swój własny formularz zgłoszeń zgodnie ze swoimi preferencjami oraz własną wizją. Dzięki naszemu dynamicznemu formularzowi możesz w pełni dostosować formularze zgłoszeń. Zabieg ten pozwala to na zachowanie zgodności nie tylko z dyrektywą UE w sprawie zgłaszania nieprawidłowości, ale także z ustawą o łańcuchu dostaw.
Hintbox dla wielu grup docelowych
Wraz z uchwaleniem unijnej dyrektywy w sprawie ochrony sygnalistów (2019/1937), od 17 grudnia 2021 roku system zgłaszania naruszeń będzie obowiązkiem dla firm zatrudniających 50 lub więcej pracowników oraz we wszystkich podmiotach prawa publicznego. Z tego powodu, cyfrowe systemy dla sygnalistów są przedmiotem zainteresowania i mają ogromne znaczenie dla dyrektorów zarządzających, członków zarządu, informatyków, inspektorów ochrony danych, prawników oraz wielu innych grup zawodowych.
System dla sygnalistów jest zgodny z prawem tylko wtedy, gdy są spełnione wszystkie wymagania prawne. W zakresie ochrony danych i cyberbezpieczeństwa, w naszym systemie do zgłaszania naruszeń wdrażamy najwyższe standardy, które wykraczają poza wymogi prawne: Izolowane przechowywanie danych, wielokrotne szyfrowanie danych, uwierzytelnianie 2-factor przy logowaniu oraz usuwanie metadanych. To tylko niektóre z zabezpieczeń jakie oferuje nasz innowacyjny system dla sygnalistów.
Gwarancja najwyższego bezpieczeństwa tworzy idealny kanał zgłaszania naruszeń dla jego wszystkich użytkowników.
Najistotniejsze funkcje Hintbox'a dla kadry kierowniczej i menedżerów: Zgodność i użyteczność zgłaszania naruszeń
W dzisiejszych czasach praktycznie nie da się uniknąć całkowitego skupienia się na kliencie przy tworzeniu produktów i oferowaniu usług - nie ma znaczenia, czy chodzi o klientów B2B czy B2C. Produkty dostosowane do potrzeb klienta, które są wysoce użyteczne z jego perspektywy, sprzedają się najlepiej. Dlatego dyrektorzy zarządzający i inni kluczowi menedżerowie w firmach codziennie wdrażają ten czynnik w swoje zarządzanie przedsiębiorstwem.
Przy zakupie systemu do zgłaszania naruszeń ważną rolę dla dyrektorów zarządzających i kierowników działów odgrywa użyteczność: Czy cyfrowy system dla sygnalistów spełnia wszystkie istotne potrzeby pracowników, dostawców, partnerów biznesowych i klientów? Czy jest łatwy w użytkowaniu i czy jego obsługa jest przejrzysta?
Nasz cyfrowy system whistleblower spełnia wszystkie wymagania dotyczące przyjaznego dla użytkownika interfejsu z czytelnym panelem sterowania i przejrzystymi funkcjami. Cyfrowy system whistleblower jest łatwy w użyciu dla compliance menedżerów, którzy mogą natychmiast zobaczyć wszystkie nowe, aktualnie rozpatrywane i zamknięte zgłoszenia, w tym termin ich wymagalności. Oznacza to, że żadne ostateczne terminy nie zostaną już przeoczone. Jednocześnie compliance menedżer może szybko i łatwo zarządzać zgłoszeniami dzięki zintegrowanemu zarządzaniu zgłoszeniami oraz raportom z cyfrowego systemu dla sygnalistów.
Pracownikom, dostawcom, partnerom biznesowym i klientom zostaje udostępniony łatwy do wypełnienia, zgodny z polityką firmy formularz do zgłaszania naruszeń.
Jednocześnie nasz cyfrowy system dla sygnalistów jest w pełni zgodny z ochroną danych osobowych i spełnia wszystkie wymogi prawne.
Hintbox: Anonimowość i różnorodność kanałów do zgłaszania dla pracowników, dostawców, partnerów biznesowych i klientów.
Anonimowość systemu whistleblower jest nakazana przez prawo i jest również najistotniejszym kryterium z perspektywy pracownika lub sygnalisty. Jeśli anonimowość jest zagwarantowana, kolejnymi kryteriami branymi pod uwagę podczas wyboru są użyteczność oraz ilość kanałów zgłaszania naruszeń.
Nasz system dla sygnalistów oferuje Twoim pracownikom, dostawcom, partnerom biznesowym i klientom trzy kanały raportowania: cyfrowy poprzez formularz zgłoszeniowy Hintbox, poprzez infolinię telefoniczną lub poprzez e-mail. Duża liczba kanałów do zgłaszania naruszeń zachęca do sygnalizowania o nieprawidłowościach, ponieważ każdy kanał zgłoszeniowy ma określone korzyści. Przykładowo cyfrowe zgłaszanie naruszeń za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego Hintbox umożliwia proste i szybkie zgłoszenie, przy zachowaniu pełnej anonimowości.
Dzięki naszemu systemowi dla sygnalistów podczas e-mailowego zgłaszania naruszeń również w tym przypadku sygnalista zachowuje anonimowość. Hintbox udostępnia specjalne adresy e-mail do anonimowego zgłaszania naruszeń, dzięki czemu firmy nie są w stanie zidentyfikować sygnalisty.
W celu polepszenia użyteczności wprowadziliśmy całodobową infolinię. W naszym przyjaznym użytkownikowi systemie whistleblower oferujemy pozbawiony barier czasowych kontakt z infolinią. W naszym systemie HINTBOX odbywa się to za pomocą phonebot'a, który dyskretnie rejestruje zgłoszenia.
Użyteczność panelu sterowania umożliwia sygnalistom zgłoszenie naruszenia za pomocą jednego kliknięcia. W Hintbox'ie sygnalista musi jedynie kliknąć przycisk "Zgłoś naruszenie" znajdujący się w prawym górnym rogu. Następnie, użytkownicy mogą sformułować i przesłać swoje zgłoszenie. Po dokonaniu zgłoszenia, sygnaliści zostaną automatycznie poinformowani przez system, że ich zgłoszenie zostało przyjęte. Historia zgłoszeń umożliwia w łatwy sposób odpowiedzieć na pytania i udzielić dalszych informacji na temat złożonego zgłoszenia w anonimowej konwersacji z sygnalistą.
Funkcje dla pracowników działu IT: cyberbezpieczeństwo i harmonia z innymi systemami
Specjaliści IT w przedsiębiorstwie, przywiązują dużą wagę do tego, aby system zgłaszania nieprawidłowości był przyjazny użytkownikowi. Dodatkowo, ich głównym priorytetem jest bezpieczeństwo danych w wybranym przez nich systemie informatycznym. Nasz system zarządzania bezpieczeństwem informacji posiada certyfikat ISO 27001. W związku z tym Hintbox oferuje wymagane prawem szyfrowanie danych osobowych zgodnie z Art. 32 (1) a) RODO, najnowocześniejsze technologie szyfrowania, takie jak szyfrowanie TLS (Transport Layer Security) i szyfrowanie end-to-end. To tylko niektóre z wykorzystywanych przez nas rozwiązań. Wysoce bezpieczny hosting danych w centrum danych z certyfikatem ISO/IEC 27001 w Niemczech wzmacnia cyberbezpieczeństwo cyfrowego systemu informacyjnego. Więcej informacji na temat bezpieczeństwa IT i ochrony danych można znaleźć w tym artykule.
Wdrożenie cyfrowego systemu whistleblower nie wymaga żadnych nakładów informatycznych. Hintbox jest rozwiązaniem off-premise, co oznacza, że dostarczamy go Państwu w prosty, szybki i bezpieczny sposób. Inne cechy Hintbox, które zmniejszają ilość pracy, jaką muszą wykonać informatycy nad systemem cyfrowego whistleblower, to:
- Eksport raportów w formacie PDF zintegrowany z podstawowymi funkcjami naszego oprogramowania;
- Komunikacja automatyczna;
- Możliwość obsługi wielu klientów dla korporacji i grup biznesowych z łatwą konfiguracją nowych firm;
- i przypisywanie praw dostępu za pomocą kilku kliknięć.
Funkcje dla inspektorów ochrony danych i specjalistów ds. prawnych: Kompleksowe zarządzanie zgłoszeniami
Specjaliści ds. zgodności, adwokaci, inspektorzy ochrony danych i podobne grupy zawodowe na co dzień spotykają się z sytuacją naruszeń prawa w firmie. W związku z tym istnieje potencjalnie wiele zgłoszeń do rozpatrywania; opcja zarządzania wieloma zgłoszeniami w systemie sygnalistów jest zatem szczególnie ważną funkcją.
Z tego punktu widzenia korzystny okazuje się zintegrowany system triage w systemie whistleblower HINTBOX: Przychodzące zgłoszenia są automatycznie oceniane i nadawane są im priorytety. Dzięki panelowi sterowania otwarte zgłoszenia i ich status są natychmiast widoczne.
W przetwarzaniu zgłoszeń pomocne jest nasze zarządzanie ostatecznymi terminami oraz wsparcie w przetwarzaniu. W ramach kolejnych kroków przetwarzania wszystkie poprzednie interakcje są zapisywane w systemie whistleblower, co umożliwia płynne kontynuowanie przetwarzania zgłoszeń - nawet po kilkudniowej lub tygodniowej przerwie.
Ponadto osoby z zewnątrz, np. prawnicy, mogą być wzywani do zgłoszeń na zaproszenie bez większego wysiłku.
Chcesz dowiedzieć się więcej o naszym systemie whistleblower? Skontaktuj się z nami.
Chcesz umówić się na niewiążącą konsultacje lub uzyskać więcej informacji na temat Hintbox'a?
Umów się na spotkanie z naszymi ekspertami lub zadzwoń pod numer 0261 988 03 700.
