Ustawa o łańcuchu dostaw - Obowiązek posiadania systemu informowania o nieprawidłowościach

Celem ustawy o łańcuchu dostaw jest poprawa sytuacji w zakresie praw człowieka na świecie poprzez odpowiedzialne kształtowanie łańcuchów dostaw przedsiębiorstw z siedzibą w Niemczech. W tym celu przedsiębiorstwa powyżej określonej wielkości będą w przyszłości zobowiązane do wdrożenia dalszych środków zgodności. W przyszłości firmy objęte ustawą o łańcuchu dostaw będą musiały również wypełnić swoje zobowiązania do ograniczenia takich nadużyć jak praca dzieci, praca przymusowa, dyskryminacja czy naruszenia środowiska.

Jakie konkretnie obszary chroni ustawa o łańcuchu dostaw?

Ochrona, zachowanie i poprawa praw człowieka w miejscu pracy są głównym priorytetem ustawy o łańcuchu dostaw. W tym celu zdefiniowano kilka obszarów (§ 2 (2) ustawy o łańcuchu dostaw), w których firmy muszą od tej pory wykazać się większym obowiązkiem weryfikacji i należytej staranności.

Należą do nich obszary życia i zdrowia, które są brane pod uwagę np. na podstawie przeważającego bezpieczeństwa pracy poprzez sprawdzony sprzęt lub niskiego zanieczyszczenia środowiska poprzez rtęć, zanieczyszczenia, odpady itp. Inne czynniki to lepsze warunki pracy, takie jak odpowiedni czas pracy, przerwy i urlopy oraz zapewnienie podstawowych potrzeb, takich jak żywność, woda i urządzenia sanitarne. Ustawa o łańcuchu dostaw ma również gwarantować ochronę dzieci poprzez przestrzeganie krajowych przepisów dotyczących minimalnego wieku, wolność zrzeszania się w celu tworzenia związków zawodowych pracowników oraz ochronę przed torturami, niewolnictwem, pracą przymusową, dyskryminacją i innymi nieludzkimi warunkami pracy.

Aby spełnić wszystkie te punkty, firmy muszą zastosować określone środki, takie jak deklaracja polityki, analiza ryzyka (sekcja 5 ustawy o łańcuchu dostaw) oraz odpowiednie zarządzanie ryzykiem (sekcja 4 (1) ustawy o łańcuchu dostaw). To, których firm dotyczy ustawa o łańcuchu dostaw i w jakim stopniu firmy muszą przestrzegać zasad należytej staranności, zależy od kilku czynników.

Aby uzyskać więcej interesujących tematów, zapraszamy do zapoznania się z naszym blogiem Whistleblower Guidelines.

Kogo dotyczy ustawa o łańcuchu dostaw?

Ustawa o łańcuchu dostaw dotyczy wszystkich przedsiębiorstw (niezależnie od ich formy prawnej), które mają siedzibę główną, główne miejsce prowadzenia działalności, siedzibę administracyjną lub siedzibę statutową w Niemczech i które zasadniczo zatrudniają co najmniej 3.000 pracowników (§ 1 Ustawy o łańcuchu dostaw). Ponadto ustawa o łańcuchu dostaw dotyczy również przedsiębiorstw, które posiadają oddziały w Niemczech i zatrudniają w nich co najmniej 3.000 pracowników. 

Ten próg 3.000 pracowników zostanie od 1 stycznia 2024 roku zmniejszony do 1.000 pracowników. W ramach spółek powiązanych należy uwzględnić pracowników wszystkich spółek grupy. 

Jakich firm dotyczy ustawa o łańcuchu dostaw i w jakim stopniu?

Zakres, w jakim przedsiębiorstwa są rozliczane z przestrzegania ustawy o łańcuchu dostaw, zależy przede wszystkim od obszaru, w którym dochodzi do lekceważenia praw człowieka lub naruszania przepisów dotyczących ochrony środowiska. Jeśli dotyczy to własnej jednostki organizacyjnej lub bezpośredniego dostawcy (§ 6 (4) Supply Chain Act) lub partnera umownego przedsiębiorstwa, należy podjąć dalej idące środki niż w przypadku, gdy przedsiębiorstwo jest dostawcą pośrednim bez bezpośredniego stosunku umownego.

Ponadto odpowiedzialność firmy zależy również od tego, w jakim stopniu jest ona zaangażowana w łańcuch dostaw wraz z rodzajem i zakresem podstawowej działalności, jaki wpływ ma firma na sprawcę jakiegokolwiek naruszenia praw człowieka, w jakim stopniu sama firma przyczyniła się do jego popełnienia oraz jak poważne jest naruszenie praw człowieka.

Wszystkie te punkty muszą być sprawdzane zarówno wewnętrznie w firmie, traktowane poważnie i w razie potrzeby eliminowane poprzez odpowiednie działania - ale istnieją również organy zewnętrzne, takie jak BAFA (Federalny Urząd Gospodarki i Kontroli Eksportu), który m.in. ma dostęp do wszelkich skarg i raportów rocznych firm, aby móc odpowiednio reagować w przypadku naruszeń ustawy o łańcuchu dostaw.

Kiedy należy przestrzegać ustawy o łańcuchu dostaw?

Ustawa o łańcuchu dostaw wejdzie w życie już 1 stycznia 2023 roku.

Co ustawa rozumie przez "łańcuch dostaw"?

Ustawa o łańcuchu dostaw ma szerokie rozumienie łańcucha dostaw. Łańcuch dostaw odnosi się do wszystkich produktów i usług przedsiębiorstwa. Obejmuje on wszystkie kroki w Niemczech i za granicą, które są niezbędne do wytworzenia produktów i świadczenia usług, począwszy od wydobycia surowców, a skończywszy na dostawie do klienta końcowego. Ponadto obejmuje nie tylko przedsiębiorstwa we własnym obszarze działalności, ale również działania bezpośrednich, jak i pośrednich dostawców (§ 2 (5) ustawy o łańcuchu dostaw).

Zgodnie z uzasadnieniem, objęte jest również korzystanie z usług niezbędnych do wytworzenia produktu (np. transport lub czasowe przechowywanie towarów). 

Wdrożenie daleko idących środków zgodności

Ustawa o łańcuchu dostaw zobowiązuje przedsiębiorstwa objęte jej zakresem do wdrożenia dalszych środków zgodności. Przedsiębiorstwa te muszą w odpowiedni sposób przestrzegać w swoich łańcuchach dostaw różnych zobowiązań dotyczących praw człowieka i należytej staranności w zakresie ochrony środowiska, które zostały określone w sekcjach 3 i następnych ustawy o łańcuchu dostaw. Ustawa o łańcuchu dostaw:

Obejmuje to na przykład ustanowienie odpowiedniego i skutecznego zarządzania ryzykiem, dzięki któremu można zidentyfikować zagrożenia dla praw człowieka i środowiska oraz zminimalizować lub zakończyć ich naruszanie. W tym celu firma musi wyznaczyć osobę, która będzie nadzorować zarządzanie ryzykiem (sekcja 4 ustawy o łańcuchu dostaw). Ustawa przytacza jako przykład wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za prawa człowieka. 

Ponadto przedsiębiorstwo musi wdrożyć odpowiednie środki zapobiegawcze we własnym obszarze działalności (sekcja 6 (3) ustawy o łańcuchu dostaw). Obejmuje to m.in. opracowanie i wdrożenie odpowiednich strategii zaopatrzenia i praktyk zakupowych, poprzez które zidentyfikowane ryzyka są unikane lub łagodzone. Częścią tego jest również realizacja szkoleń. 

Jeśli przedsiębiorstwo odkryje, że w jego własnej firmie lub u bezpośredniego dostawcy doszło już do naruszenia chronionej pozycji prawnej (na przykład pracy przymusowej) lub obowiązku ochrony środowiska lub że naruszenie to jest nieuchronne, musi natychmiast podjąć odpowiednie działania zaradcze, aby zapobiec, zakończyć lub zminimalizować to naruszenie (§ 7 ustawy o łańcuchu dostaw).

Regulacje dotyczące należytej staranności dla dostawców pośrednich

O ile środki wewnętrznego wdrożenia ustawy o łańcuchu dostaw w przedsiębiorstwie są dalej idące i charakteryzują się np. deklaracją zasad dotyczących przestrzegania praw człowieka (§ 6 (2) ustawy o łańcuchu dostaw), ustanowieniem odpowiedniego systemu zarządzania ryzykiem oraz wewnętrznego mechanizmu skargowego w przedsiębiorstwie, o tyle w przypadku dostawców pośrednich (§ 9 ustawy o łańcuchu dostaw) konieczne lub możliwe są mniej dotkliwe środki, które można podjąć w przypadku naruszenia ustawy.

Tutaj przedsiębiorstwo jest odpowiedzialne za moralne działanie i określenie odpowiednich środków zapobiegawczych - takich jak odwrócenie się od firmy. Nawet jeśli firma nie ma stosunków umownych z dostawcami pośrednimi, w przypadku naruszenia ustawy o łańcuchu dostaw, również tutaj należy przeprowadzić analizę ryzyka i opracować koncepcję ograniczenia lub wyeliminowania naruszenia praw człowieka.

Wdrożenie systemu informowania o nieprawidłowościach

Przedsiębiorstwa są zobowiązane do stworzenia tzw. wewnętrznych procedur skargowych przedsiębiorstwa. Ma to na celu umożliwienie osobom wskazania zagrożeń dla praw człowieka lub środowiska, jak również naruszeń obowiązków związanych z prawami człowieka lub środowiskiem, które zostały spowodowane przez samo przedsiębiorstwo lub przez bezpośredniego dostawcę (§ 8 Supply Chain Act). W przypadku otrzymania zawiadomienia od osoby bezpośrednio poszkodowanej, należy potwierdzić jego odbiór. Ponadto osoby, którym powierzono realizację procedury, muszą być w szczególności bezstronne, niezależne i wolne od instrukcji. Może to być na przykład rzecznik praw obywatelskich.

Ponadto ustawa określa dalsze wymogi dotyczące takiego systemu sygnalizacji. Musi on np. być dostępny dla potencjalnych użytkowników. Ponadto system sygnalistów musi również zachować poufność tożsamości i skutecznie zapewnić ochronę przed niekorzystną sytuacją lub karą na podstawie skargi (sekcja 8 (4) ustawy o łańcuchu dostaw). 

Brak (cyfrowego) systemu informowania o nieprawidłowościach stanowi wykroczenie administracyjne i może zostać ukarany grzywną w wysokości do 800 000 euro (§ 24 (1) nr 8 ustawy o łańcuchu dostaw).

Kontrola zewnętrzna przeprowadzana przez organy urzędowe

Wewnętrzna odpowiedzialność firmy (sekcja 4 (3) ustawy o łańcuchu dostaw) za weryfikację zgodności z ustawą o łańcuchu dostaw oraz, w razie potrzeby, za łagodzenie błędów, nie może być jedynym organem monitorującym. Chociaż kierownictwo lub wybrany specjalista ds. praw człowieka jest zazwyczaj odpowiedzialny za ustanowienie pewnych środków, takich jak system zarządzania ryzykiem i system składania skarg lub zgłaszania nieprawidłowości, zgodność z prawami człowieka jest również sprawdzana zewnętrznie.

Odpowiedzialny jest za to Federalny Urząd ds. Gospodarki i Kontroli Eksportu (BAFA).

Konsekwencje nieprzestrzegania ustawy o łańcuchu dostaw

W przypadku nieprzestrzegania ustawy o łańcuchu dostaw i związanych z nią obowiązków w zakresie należytej staranności, w zależności od obszaru i wagi naruszenia praw człowieka lub środowiska, wobec firmy mogą zostać wyciągnięte poważne sankcje i konsekwencje. W pierwszej kolejności należy oczywiście podjąć odpowiednie działania w celu odpowiedniego wypełnienia obowiązku należytej staranności w przyszłości i opanowania problemów w tym zakresie.

Jeśli tak się nie stanie, BAFA ustala odpowiednie sankcje; mogą one wynosić od grzywny do 3-letniego wykluczenia z udzielania zamówień publicznych lub procedur przetargowych. To ostatnie jest bardzo zgubne dla większości firm, ale grzywny również mogą być wysokie: średnie firmy mogą zostać ukarane kwotami 100 000 euro, 500 000 euro lub 800 000 euro, a firmy o większych obrotach rocznych mogą spotkać się nawet z sankcjami liczonymi w milionach.

Wdrożenie za pomocą cyfrowego systemu whistleblowingowego 

Dzięki Hintbox przedsiębiorstwa, których dotyczy ustawa, mogą szybko i łatwo w pełni wdrożyć wymagania dotyczące wewnętrznej procedury reklamacyjnej. Hintbox jest w każdej chwili dostępny dla wszystkich stron uczestniczących w łańcuchu dostaw. Ponadto poufność jest realizowana między innymi poprzez szyfrowanie, jak również koncepcje separacji i autoryzacji. Ponadto osoby zgłaszające nieprawidłowości mogą składać swoje raporty również anonimowo. Dzięki naszemu dynamicznemu formularzowi możesz stworzyć dodatkowe formularze, aby zażądać niezbędnych informacji o naruszeniu praw człowieka.

W razie dodatkowych pytań zapraszamy do kontaktu z nami.