Wyzwania komunikacyjne przy wprowadzaniu systemów informowania o nieprawidłowościach
Dla firm często wiąże się to z kwestią komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Dobra komunikacja i relacje z prasą są zatem niezbędne. Po pierwsze, temat whistleblowingu jest stosunkowo nowy. Po drugie, pracownicy i partnerzy biznesowi powinni być informowani i edukowani w zakresie wprowadzenia cyfrowego systemu whistleblowingowego. Jasna i zrozumiała komunikacja może skutecznie realizować cel systemu whistleblowing, w szczególności poprzez stworzenie wysokiego poziomu akceptacji wśród pracowników w firmie. Ogólnie rzecz biorąc, może to również dodatkowo wzmocnić reputację firmy.
Jedna z wiodących agencji PR FAKTENKONTOR z Hamburga od lat zajmuje się tymi zagadnieniami. Komunikatorzy i biura prasowe powinny zająć się tym tematem - i być świadome trzech centralnych wyzwań komunikacyjnych:
Wyzwanie 1: Komunikacja zewnętrzna
O nowym systemie whistleblower należy poinformować istotnych interesariuszy firmy. Należy tu podkreślić zalety narzędzia prewencyjnego, aby rozwiać niepewność i obawy partnerów zewnętrznych przed kontaktem z nowym systemem. Komunikatorzy mają także inne ważne zadanie: przygotowanie komunikacji kryzysowej. Jeśli kanałami whistleblowerskimi zostanie zgłoszony wybuchowy cynk o dużym potencjale kryzysowym, w razie wątpliwości należy szybko podjąć działania. Biura prasowe powinny z wyprzedzeniem zdefiniować najważniejsze kwestie kryzysowe o znaczeniu zewnętrznym i przygotować odpowiednie oświadczenia i komunikaty prasowe. Dzięki temu w razie kryzysu będą mogły działać szybko i strategicznie.
Wyzwanie 2: Komunikacja wewnętrzna
Pracownicy potrzebują zaufania do nowo wprowadzonego systemu whistleblower. Jakimi informacjami mogę się podzielić i w jakiej formie? Co dzieje się z moimi wskazówkami? Kto ma dostęp do mojego zgłoszenia? Co z ochroną danych i poufnością? Należy stworzyć kompleksową ofertę informacyjną, która będzie przejrzysta i zrozumiała. To właśnie tutaj komunikacja korporacyjna może odegrać decydującą rolę - zarówno w sposobie przekazywania informacji pracownikom, jak i w pośredniczeniu między poszczególnymi działami na drodze do wdrożenia. Zawsze musi obowiązywać zasada, że komunikacja wewnętrzna nie jest ulicą jednokierunkową. Tylko ten, kto szuka dialogu z pracownikami i odpowiada na ich pytania i sugestie, może dostarczać zrównoważone i skuteczne informacje. Komunikatorzy powinni zawsze brać to pod uwagę.
Wyzwanie 3: Opracowanie procesów
Zasadniczą kwestią jest to, jak postępować z informacjami, które napływają przez system. Potrzebne są obowiązki i system kategoryzacji, który pozwoli na szybkie przyporządkowanie informacji i ich odpowiednie przetworzenie. W końcu niezawodne zarządzanie kryzysowe jest niezbędne, aby móc wcześnie reagować na sytuacje krytyczne. Szybkie przetwarzanie informacji może nawet wzmocnić własną pozycję. Sedno sprawy: zgłoszone skargi muszą zostać jak najszybciej usunięte. W ten sposób można przejść z defensywy do ofensywy i odzyskać przewodnictwo w sprawie. Właśnie w tym miejscu biura prasowe i komunikatorzy, jako eksperci od reputacji, są predestynowani do przejęcia kompetencji i włączenia się w proces rozwoju zarządzania kryzysowego.
Ci, którzy opanują te komunikacyjne przeszkody, mogą spokojnie stawić czoła obowiązkowi wdrożenia. Przygotowanie komunikacji kryzysowej oraz rozwój oferty informacyjnej i procesów zarządzania kryzysowego to centralne wyzwania dla komunikacji korporacyjnej - zadania, które należy podjąć już teraz. System whistleblower może wtedy szybko stać się czynnikiem sukcesu w zarządzaniu własną reputacją firmy.
