Wymagania prawne dotyczące systemów whistleblowingowych

Dyrektywa UE w sprawie zgłaszania nieprawidłowości wymaga od przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 50 pracowników oraz od osób prawnych w sektorze publicznym zapewnienia kanałów i procedur sprawozdawczości wewnętrznej. Te wewnętrzne kanały sprawozdawcze muszą w szczególności zachować poufność tożsamości osoby zgłaszającej nieprawidłowości oraz osób trzecich wymienionych w zgłoszeniu.

Zgodnie z dyrektywą, kanały sprawozdawcze muszą umożliwiać składanie sprawozdań w formie pisemnej lub ustnej. Zgłoszenia ustne muszą być możliwe przez telefon lub za pomocą innej formy transmisji głosu. Motyw 53 dyrektywy w sprawie informowania o nieprawidłowościach wyraźnie wymienia platformę internetową lub gorącą linię jako możliwe kanały sprawozdawcze.

Cyfrowe systemy whistleblowingowe oferują najwięcej korzyści

Cyfrowe systemy sygnalizacji mają tę zaletę, że bardzo dobrze radzą sobie z zachowaniem poufności i anonimowości sygnalistów. Dane sygnalisty nie są przechowywane w firmie lub urzędzie, ale u zewnętrznego dostawcy. Dzięki temu koncepcje autoryzacji mogą być realizowane w sposób ukierunkowany. Umożliwia to dostęp do spraw przychodzących osobom upoważnionym, takim jak osoby odpowiedzialne za zgodność w firmie lub urzędzie. Ponadto systemy whistleblower, takie jak Hintbox, oferują szyfrowanie end-to-end. Zapewnia to wysoki poziom prywatności i bezpieczeństwa danych. Ponadto, oficer ds. zgodności, a także anonimowi sygnaliści mogą komunikować się ze sobą w zaszyfrowanej formie za pośrednictwem cyfrowych systemów whistleblower. Firmy mogą zatem korzystać z tego kanału sprawozdawczego w szczególności do składania zapytań w celu uzyskania dalszych informacji przydatnych w danej sprawie.

Zalety cyfrowych infolinii dla sygnalistów (VoiceBot)

Cyfrowe infolinie dla sygnalistów oferują korzyści dla firm i władz jako dodatkowy wewnętrzny kanał sprawozdawczy. W szczególności pracownicy lub partnerzy biznesowi mogą szybko i łatwo przekazać swoje zgłoszenia za pomocą telefonu. Takie cyfrowe infolinie, jak Hintbox, są dostępne 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Linie telefoniczne Hintbox są obsługiwane przez VoiceBota, dzięki czemu osoby zgłaszające nieprawidłowości mogą przesyłać informacje w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca na świecie. Takie zgłoszenia są następnie integrowane z pulpitem nawigacyjnym Hintbox, co zapewnia, że dalsze działania są prowadzone zgodnie z ochroną danych i polityką. Jest to kluczowa przewaga nad przyjmowaniem spraw analogicznie poprzez infolinie telefoniczne.

Zalety i wady poczty elektronicznej

Składanie raportów za pośrednictwem "klasycznych" e-maili wiąże się z reguły z istotnymi wadami. Jeśli firma oferuje swoim pracownikom adres e-mail jako kanał raportowania, istnieje szczególne ryzyko braku poufności. Wynika to z faktu, że wewnętrzne IT firmy, np. administratorzy, w zasadzie mają możliwość czytania takich e-maili.

Inaczej jednak wygląda sytuacja, gdy takie adresy e-mail są również udostępniane przez zewnętrznego dostawcę systemu whistleblower i takie e-maile są zintegrowane z systemem whistleblower. Wówczas nie ma zagrożenia dla poufności sygnalistów, ponieważ dostęp do wiadomości mają tylko osoby uprawnione.

Oferuj 3 kanały wiadomości z jedną skrzynką podpowiedzi

Dzięki naszemu Hintboxowi firmy i władze mają możliwość zaoferowania do 3 kanałów komunikacji: Poprzez cyfrowy kanał raportowania, sygnaliści mogą również składać raporty anonimowo w dowolnym czasie. Poprzez cyfrową infolinię dla sygnalistów z VoiceBotem, sygnaliści otrzymują kolejną prostą procedurę zgłaszania. Sprawy przychodzące na tę infolinię są automatycznie integrowane jako sprawa w tablicy rozdzielczej Hintbox, dzięki czemu może nastąpić dalsze przetwarzanie tych danych zgodne z DSGVO. To samo dotyczy e-maili (np. "compliance-meldung@unternehmen-mustermann.com") udostępnianych przez Hintbox. Również te maile są integrowane w systemie zarządzania sprawami Hintbox jako nowa sprawa.