Kompleksowe funkcje raportowania dla interesariuszy korporacyjnych

Cyfrowy system whistleblower pozwala nie tylko pracownikom zgłaszać informacje o naruszeniach, ale także dostawcom czy partnerom biznesowym. Dzieje się tak dlatego, że do systemu whistleblower można mieć swobodny dostęp poprzez stronę internetową. Może to być kolejny czynnik zaufania do funkcjonującego systemu zarządzania zgodnością (CMS). Niezależnie od tego nasza technologia Hintbox umożliwia dostęp do cyfrowego systemu whistleblower tylko pracownikom firmy, jeśli firma lub urząd sobie tego życzy.

Anonimowy dialog

Próg hamujący pracowników lub osoby trzecie do zgłaszania naruszeń z podaniem ich tożsamości jest często bardzo wysoki. Może to zniechęcić wielu sygnalistów do dokonywania zgłoszeń. W rezultacie firma może nie mieć możliwości zainicjowania odpowiednich działań w celu zapobieżenia lub zminimalizowania szkody. Hintbox umożliwia również sygnalistom składanie zgłoszeń anonimowo, zgodnie z wymogami Whistleblower Protection Act. Ponadto osoby prowadzące sprawę mogą nawet komunikować się z anonimowym sygnalistą. Mogą na przykład poprosić o bardziej szczegółowe informacje lub dodatkowe dokumenty. 

Zachowanie bezpieczeństwa i poufności 

Techniczne i organizacyjne zabezpieczenia informatyczne zapewniające poufność odgrywają kluczową rolę w cyfrowych systemach whistleblower. Unijna dyrektywa o sygnalistach stanowi, że kanały raportowania muszą być zaprojektowane i obsługiwane w taki sposób, aby zachowana była poufność tożsamości sygnalisty i osób trzecich wymienionych w raporcie, a nieupoważnieni pracownicy nie mieli do nich dostępu. Poprzez nowoczesne metody szyfrowania, bezpieczne uwierzytelnianie 2-factor oraz ograniczoną liczbę upoważnionych pracowników (koncepcje clear i limited authorization), wymagania te są realizowane w Hintbox. 

Funkcje automatycznego zarządzania terminami

Zarządzanie sprawami w Hintboxie obejmuje automatyczną kontrolę terminów. Oznacza to, że bez problemu można dotrzymać terminów określonych w unijnej dyrektywie Whistleblower. Osoba prowadząca sprawę jest stale informowana o ramach czasowych i terminach, dzięki czemu może na czas wdrożyć odpowiednie środki. 

Funkcje wspierania spraw z etapami przetwarzania

Dyrektywa UE w sprawie zgłaszania nieprawidłowości nie tylko wymaga od firm zatrudniających 50 lub więcej pracowników wdrożenia wewnętrznych kanałów sprawozdawczych, ale także ustanowienia procedur dotyczących działań następczych. Takie działania następcze mogą obejmować na przykład przegląd wskazówek, dochodzenia wewnętrzne lub zapytania. Korzystając z funkcji zarządzania sprawami w Hintbox, można przechowywać te procesy dotyczące działań następczych. Odpowiedzialny oficer ds. zgodności i wszelkie inne zaangażowane osoby mogą korzystać z tej dokumentacji procesowej, aby przetwarzać sprawy w sposób ustrukturyzowany. 

Zgodność z ochroną danych osobowych

W szczególności cyfrowe systemy whistleblowingowe, takie jak Hintbox, oferują skuteczną opcję i niezbędne funkcje do wdrożenia prawa ochrony danych. Rozwiązanie w postaci zewnętrznego kontenera umożliwia dostęp wyłącznie osobom upoważnionym. Umożliwia to rzeczywiste wdrożenie koncepcji autoryzacji prawa ochrony danych. Ponadto dane mogą zostać usunięte z Hintbox - po przeprowadzeniu różnych procesów bezpieczeństwa. Umożliwia to realizację koncepcji usuwania danych związanych z ochroną danych. 

Przyjazna dla użytkownika opcja użytkowania

Cyfrowe systemy sygnalizacji powinny być zaprojektowane tak, aby były przyjazne dla użytkownika. Tylko w ten sposób można zapewnić, że takie systemy sygnalizacji zostaną przyjęte z zaufaniem, a tym samym będą stanowiły wartość dodaną dla firmy. Ponadto, ważne jest, aby sygnaliści byli odpowiednio informowani o prawnych i faktycznych konsekwencjach ich zgłaszania przed dokonaniem zgłoszenia. Na przykład firmy mogą informować swoich sygnalistów w skrzynce podpowiedzi, że muszą mieć wystarczający powód, aby wierzyć, że ich wskazówki są prawdziwe.