1. przybycie

= Po pierwsze, informacja musi być w stanie dotrzeć do wszystkich osób, do których ma dotrzeć.

Pierwszy podproces jest tak prosty, że poświęca się mu zdecydowanie zbyt mało uwagi - mimo że reszta procesu komunikacji stoi i upada wraz z nim. W praktyce jest to również najczęstszy powód, dla którego regulacje lub narzędzia nie są przestrzegane lub wykorzystywane: Ludzie po prostu o nich nie wiedzieli. Tutaj wszystko zależy od grupy docelowej, odpowiedniej organizacji i właściwego wykorzystania różnych mediów.

Wskazówki:

W szczególności stosowanie systemów whistleblower dotyczy z reguły ogromnej liczby różnych grup ludzi: Pracowników, dostawców, klientów itp. Jako firma musisz zadbać o komunikację na różnych kanałach, tak aby dotrzeć do wszystkich.

Na przykład, jeśli napiszesz okrężną wiadomość e-mail zapowiadającą i wyjaśniającą system whistleblower, informacja ta często nie dociera do miejsc, w których niewiele pracuje się przy komputerze lub gdzie kilka osób korzysta ze wspólnego konta e-mail. Taka sytuacja często ma miejsce na hali produkcyjnej. Jakkolwiek miła i pożyteczna może być cyfryzacja, to tutaj przede wszystkim warto korzystać z mediów analogowych, takich jak ogłoszenia na tablicach ogłoszeń.

2. postrzeganie

= Informacja musi być postrzegana, czyli musi być obejrzana, przeczytana lub wysłuchana.

Najczęstszymi problemami są tu odstraszający wygląd wizualny, brak czasu czy brak emocjonalnego przekazu. Chodzi więc o to, by przyciągnąć uwagę odbiorców i sprawić, by w pierwszej kolejności zajęli się treścią informacji.

Wskazówki:

Jeśli chcesz napisać na przykład poradnik dla sygnalistów, powstrzymaj się od używania czarno-białych tekstów, które są również bardzo długie. Są one czytane niechętnie, a także rzadko. Zamiast tego użyj kolorów, grafiki i w razie potrzeby "chwytliwego" nagłówka. Ustal priorytety i skróć (drastycznie) treść, tak aby nie trzeba było zbyt wiele wysiłku i czasu na przeczytanie.

Ponadto liczne badania wykazały, że ludzie stronią od samego terminu "whistleblower" lub "sygnalista", ponieważ kojarzy im się on z Edwardem Snowdenem, donosicielstwem i tragicznymi konsekwencjami. Jeśli to możliwe, omijaj w swoich komunikatach te negatywnie nacechowane terminy i parafrazuj je, preferując podkreślanie korzyści, jakie może przynieść taki system. Na przykład ochronę pracowników i firmy, czy możliwość (w końcu) pozbycia się rzeczy, które w innym przypadku mógłbyś ze strachu zachować dla siebie.

3. zrozumienie

= Treść musi dotrzeć "do mózgu" grupy docelowej i zostać zrozumiana.

Głównym problemem jest tu żargon prawniczy: zagnieżdżone zdania, niezliczone paragrafy, terminy techniczne, zbyt wiele abstrakcji i zbyt mało przykładów. W tym przypadku należy zwrócić uwagę na prosty, zrozumiały i jasny język, ale bez uszczerbku dla pewności prawnej.

Wskazówki:

Tekst staje się bardziej czytelny po prostu dzięki zastosowaniu prostych wskazówek językowo-gramatycznych: Używaj głosu czynnego zamiast biernego, więcej czasowników zamiast rzeczowników (bardzo pomocne są klauzule podrzędne z "że...", "żeby...", "jeśli..." itp.), raczej kilka zdań niż jedno długie itp. Nawet terminy prawne nie muszą być całkowicie wyjęte, ale należy wyjaśnić, co oznaczają.

Największym problemem w zakresie wymagań prawnych jest jednak stworzenie skutecznego zrozumienia, czy i jak należy działać i kiedy. Na przykład kwestia tego, które incydenty należy zgłaszać, a które nie. Tutaj ważne jest, aby z jednej strony dać potencjalnym sygnalistom konkretne przykłady, ale z drugiej strony przekazać bardziej elastyczne "wyczucie", co jeszcze powinno lub może być zgłoszone. Mogłoby to wyglądać mniej więcej tak: "Zgłaszaj wszystko, co może bezpośrednio lub pośrednio zaszkodzić naszym pacjentom. Na przykład wpływ alkoholu lub narkotyków na personel medyczny, skorumpowanie lekarza, (...)".

4. akt

= Treść musi trafić do "serca" grupy docelowej, a oni muszą podjąć odpowiednie działania, np. złożyć oświadczenie o wygaszeniu.

Dopiero wtedy, gdy informacja dotrze, zostanie odebrana i zrozumiana, można podjąć odpowiednie działania - ale można też po prostu dać sobie spokój. Albo mówiąc prościej: wszyscy wiedzą, że powinni się odpowiednio gimnastykować i zdrowo odżywiać. Ale czy wszyscy to robią? Nie - ponieważ sama wiedza nie wystarczy. Musi być dodatkowa osobista korzyść lub cierpienie. Ostatni podproces dotyczy klasycznej motywacji, czyli tego, co ostatecznie motywuje nas do wprowadzenia czegoś w życie.

Wskazówki:

Spróbuj pokazać potencjalnym sygnalistom pozytywne korzyści lub przynajmniej złagodzić ich obawy. Największe obawy dotyczą dokonania "fałszywego/nieuzasadnionego" zgłoszenia, bycia zdemaskowanym jako "donosiciel" lub znalezienia się w ogniu krzyżowym, jeśli spóźnią się o kilka minut lub przypadkowo popełnią błąd. Rozmawiaj z odbiorcami, rozwiewaj ich obawy i niepewność, a także jak najdokładniej i jak najbardziej szczegółowo informuj o tym, co dobrego mogą zrobić potencjalni sygnaliści: w ich firmie, dla ich klientów, dla ich kolegów i wiele więcej.

Wniosek

We wdrażaniu systemów whistleblowingowych chodzi o coś więcej niż określenie, które incydenty w ogóle należy zgłaszać i jak należy to robić. Jeśli chcesz mieć pewność, że zgłoszenia będą rzeczywiście dokonywane i że zarówno intencja stojąca za regulacją, jak i inwestycja w niezbędny system są warte zachodu, komunikacja tego tematu (który wciąż ma bardzo negatywną konotację) odgrywa decydującą rolę:

Firma musi wykazać się empatią i wpłynąć na mózgi i serca potencjalnych whistleblowerów. Trzeba umieć przekonać ich, żeby w ogóle się tym zajęli. Trzeba rozpoznać ich lęki i niepewność, zrozumieć je, a następnie zabrać. Trzeba przekazać im sens i cel stojący za systemami whistleblowingowymi - i trzeba to zrobić w jak najbardziej pozytywny sposób. Należy zatem skupić się na zapobieganiu krzywdzie jednostek, a nie na jej wyrządzaniu. Nie pozwól ludziom donosić, raczej pozwól im pomóc!

Anna Murk, LL.M. EUR od Legal Layman