Jakie błędy są popełniane?

Pierwszy błąd popełniony jeszcze przed przybyciem sygnalisty: W danej firmie nie ma oficjalnego punktu kontaktowego dla sygnalistów. Drugi błąd: Wskazówka wpada w niewłaściwe ręce, przez co albo w ogóle nie jest dalej przetwarzana, jest przetwarzana zbyt wolno, ponieważ nikt nie czuje się do tego zobowiązany, albo zostaje wstrzymana. Jeśli mimo to sprawa jest rozpatrywana i podejmowane są działania następcze, to przeważnie brakuje zdefiniowanych procesów i wiedzy o tym, jak sprawa powinna być rozpatrywana. W rezultacie ważne terminy i konieczne działania po prostu nie są dotrzymywane i realizowane.

Co można zastosować, aby uniknąć błędów?

Systemy whistleblower takie jak HINTBOX istnieją po to, aby uniknąć właśnie takich błędów i problemów. Systemy takie mają za zadanie zautomatyzować i zdigitalizować proces obsługi sprawy w jak największym stopniu. Dzięki temu firma może skupić się na tym, co najważniejsze, aby wyeliminować problem i stworzyć pozytywny klimat w firmie.

W jaki sposób przetwarzane są wskazówki dla sygnalistów?

Po zaistnieniu pierwszego zdarzenia, czyli otrzymaniu nowej wskazówki, musi ona trafić do właściwej osoby. W tym celu w firmie wyznacza się jedną lub więcej osób. Z reguły jest to tzw. compliance manager. Podobnie, według UE, zadania te mogą być wykonywane np. przez kierownictwo działu kadr, in-house counsel, dyrektora finansowego, członka zarządu, dyrektora zarządzającego lub outsourcowanego ombudsmana.

Jeśli zawiadomienie dotrze poprzez HINTBOX, Compliance Manager otrzymuje o nim powiadomienie.

Dzięki HINTBOX można zapobiec wcześniej wymienionym błędom. Zawiadomienie jest odbierane, jest bezpośrednio pobierane cyfrowo i przetwarzane tylko przez uprawnione osoby. Drugi błąd nie został jednak jeszcze całkowicie wyeliminowany. Dzięki Hintbox zawiadomienia, które są przetwarzane zbyt wolno, należą do przeszłości. Za pomocą priorytetyzacji spraw

i zgodnego wdrożenia terminów i przepływów procesów określonych w dyrektywie UE w sprawie zgłaszania nieprawidłowości, sprawa jest rozpatrywana w odpowiednim czasie, a osoba zgłaszająca nieprawidłowości jest informowana o postępach.

W wielu przypadkach dodatkowe informacje o sygnaliście są niezbędne, aby kierownik ds. zgodności z przepisami, jak również sygnalista, mieli możliwość wzajemnej komunikacji.

Co to znaczy, że wskazówka została pomyślnie zakończona?

Bez żadnych pytań, HINTBOX może zapewnić niezbędne procesy dla skutecznej obsługi wskazówek dla sygnalistów. To sprawia, że jest to bezpieczne oprogramowanie, które z powodzeniem zapobiega szkodom dla reputacji i ujawnia problemy w firmie.

Reputacja firmy jest bardzo cennym dobrem i w dzisiejszych czasach, ze względu na cyfryzację, zdecydowanie nie należy nią gardzić.

Jakie działania możesz wdrożyć natychmiast?

• Co ma się stać z leadami? Znajdź zaufaną osobę, która obejmie stanowisko Compliance Managera.
• Jaki jest następny krok? Określenie sposobu postępowania z napiwkami otrzymanymi pocztą, telefonicznie, wewnętrznie lub w inny sposób.
• Uwrażliwienie pracowników. Szczególnie w przypadku otrzymania informacji drogą pocztową lub tradycyjną, sekretariat powinien podjąć odpowiednie działania i zwrócić się do kierownika ds. zgodności i przekazać informację.

Dzięki HINTBOX masz system, który zbiera wszystkie sprawy i zapobiega chaosowi. Predefiniowane procesy i możliwe działania następcze stają się z HINTBOX-em dziełem sztuki. Udowodnij swoją odwagę i staw czoła wyzwaniom, jakie stawia dyrektywa UE w sprawie informatorów o nieprawidłowościach. Whistleblowerzy nie chcą wchodzić do Twojej zupy. Dlatego potraktuj wprowadzenie systemu whistleblower jako szansę na odkrycie nieprawidłowości w Twojej firmie na wczesnym etapie i zapobieżenie ewentualnym szkodom dla Twojej firmy.

W razie jakichkolwiek dalszych pytań dotyczących naszego systemu informowania o nieprawidłowościach, dyrektywy UE w sprawie informowania o nieprawidłowościach lub właściwego procesu rozpatrywania spraw, prosimy o niezobowiązujący i bezpłatny kontakt. Śledź nas również na LinkedIn, aby nie przegapić żadnych nowości.