Supply Chain Act - Obbligo di dotarsi di un sistema di whistleblower

L'obiettivo della legge sulla catena di approvvigionamento è migliorare la situazione globale dei diritti umani strutturando in modo responsabile le catene di approvvigionamento delle aziende con sede in Germania. A tal fine, in futuro le aziende al di sopra di una certa dimensione saranno tenute a implementare ulteriori misure di conformità. In futuro, le aziende interessate dalla legge sulla catena di fornitura dovranno anche rispettare gli obblighi di riduzione di abusi come il lavoro minorile, il lavoro forzato, la discriminazione o le violazioni ambientali.

Quali aree specifiche protegge il Supply Chain Act?

La protezione, la tutela e il miglioramento dei diritti umani sul posto di lavoro sono la priorità assoluta del Supply Chain Act. A tal fine sono state definite diverse aree (Sezione 2 (2) del Supply Chain Act), in cui le aziende devono d'ora in poi dimostrare un maggiore dovere di verifica e due diligence.

Questi includono le aree della vita e della salute, che sono prese in considerazione, ad esempio, sulla base della sicurezza sul lavoro prevalente attraverso attrezzature testate o del basso inquinamento ambientale attraverso mercurio, sostanze inquinanti, rifiuti, ecc. Altri fattori includono migliori condizioni di lavoro, come orari di lavoro, pause e ferie adeguati, e la fornitura di bisogni primari come cibo, acqua e servizi igienici. La tutela dei bambini, attraverso il rispetto delle norme nazionali sull'età minima, la libertà di associazione per la creazione di sindacati dei dipendenti e la protezione contro la tortura, la schiavitù, il lavoro forzato, la discriminazione e altre condizioni di lavoro disumane devono essere garantite dal Supply Chain Act.

Per ottemperare a tutti questi punti, le aziende devono rispondere con determinate misure come una dichiarazione di politica, un'analisi dei rischi (Sezione 5 del Supply Chain Act) e un'adeguata gestione dei rischi (Sezione 4 (1) del Supply Chain Act). Le aziende interessate dal Supply Chain Act e la misura in cui le aziende devono rispettare la due diligence dipendono da diversi fattori.

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Chi è interessato dal Supply Chain Act?

La Legge sulla catena di fornitura si applica a tutte le aziende (indipendentemente dalla loro forma giuridica) che hanno la loro sede principale, la sede amministrativa o la sede legale in Germania e che generalmente impiegano almeno 3.000 dipendenti (Sezione 1 della Legge sulla catena di fornitura). Inoltre, il Supply Chain Act si applica anche alle aziende che hanno una filiale in Germania e che impiegano almeno 3.000 dipendenti in Germania. 

Questa soglia di 3.000 dipendenti sarà ridotta a 1.000 dipendenti a partire dal 1° gennaio 2024. All'interno delle società affiliate, devono essere presi in considerazione i dipendenti di tutte le società del gruppo. 

Quali aziende sono interessate dal Supply Chain Act e in che misura?

La misura in cui le aziende sono ritenute responsabili dell'osservanza della Legge sulla catena di fornitura dipende principalmente dall'area in cui si verificano eventuali violazioni dei diritti umani o delle norme ambientali. Se ad essere colpita è la propria unità aziendale o un fornitore diretto (Sezione 6 (4) del Supply Chain Act) o un partner contrattuale dell'azienda, devono essere adottate misure di maggiore portata rispetto al caso in cui l'azienda sia un fornitore indiretto senza un rapporto contrattuale diretto.

Inoltre, la responsabilità dell'azienda dipende anche dalla misura in cui è coinvolta nella catena di approvvigionamento, dal tipo e dalla portata dell'attività principale, dall'influenza che l'azienda esercita sull'autore di qualsiasi violazione dei diritti umani, da quanto l'azienda stessa ha contribuito a tale violazione e dalla gravità della violazione dei diritti umani.

Tutti questi punti devono essere controllati sia internamente all'azienda, presi sul serio e, se necessario, eliminati attraverso misure appropriate - ma ci sono anche autorità esterne come il BAFA (Ufficio Federale per l'Economia e il Controllo delle Esportazioni), che, tra l'altro, ha accesso a qualsiasi reclamo e ai rapporti annuali delle aziende per poter reagire di conseguenza in caso di violazioni del Supply Chain Act.

Quando deve essere rispettata la legge sulla catena di fornitura?

Il Supply Chain Act entrerà in vigore già il 1° gennaio 2023.

Cosa intende la legge per "catena di fornitura"?

Il Supply Chain Act ha un'ampia comprensione della catena di fornitura. La catena di fornitura si riferisce a tutti i prodotti e servizi di un'azienda. Comprende tutte le fasi, in Germania e all'estero, necessarie per fabbricare i prodotti e fornire i servizi, a partire dall'estrazione delle materie prime fino alla consegna al cliente finale. Inoltre, non riguarda solo le aziende nel proprio settore di attività, ma anche le azioni dei fornitori diretti e indiretti (Sezione 2 (5) della Legge sulla catena di fornitura).

Secondo la nota esplicativa, è contemplato anche l'utilizzo di servizi necessari alla fabbricazione del prodotto (ad esempio, il trasporto o il deposito temporaneo di merci). 

Implementazione di misure di conformità di ampia portata

La legge sulla catena di approvvigionamento obbliga le aziende che rientrano nel suo ambito di applicazione ad attuare ulteriori misure di conformità. Le aziende interessate devono osservare in modo appropriato diversi obblighi di due diligence in materia di diritti umani e ambiente nelle loro catene di fornitura, che sono indicati nelle sezioni 3 e seguenti del Supply Chain Act. Legge sulla catena di approvvigionamento:

Ciò include, ad esempio, l'istituzione di una gestione del rischio appropriata ed efficace, che consenta di identificare i rischi per i diritti umani e l'ambiente e di ridurre al minimo o eliminare le violazioni. A tal fine, l'azienda deve nominare una persona che sovrintenda alla gestione del rischio (sezione 4 del Supply Chain Act). La legge cita come esempio la nomina di un responsabile dei diritti umani. 

Inoltre, l'azienda deve implementare misure di prevenzione adeguate nella propria area di attività (Sezione 6 (3) del Supply Chain Act). Ciò include, tra l'altro, lo sviluppo e l'implementazione di strategie di approvvigionamento e pratiche di acquisto adeguate che consentano di evitare o attenuare i rischi identificati. Anche l'attuazione di corsi di formazione rientra in questo ambito. 

Se un'azienda scopre che una violazione di una posizione legale protetta (ad esempio, il lavoro forzato) o di un obbligo ambientale si è già verificata o è imminente nella propria attività o presso un fornitore diretto, deve immediatamente intraprendere le opportune azioni correttive per prevenire, porre fine o ridurre al minimo tale violazione (Sezione 7 Supply Chain Act).

Regole di due diligence per i fornitori indiretti

Mentre le misure per l'attuazione interna all'azienda del Supply Chain Act sono di più ampia portata e sono caratterizzate, ad esempio, dalla dichiarazione di principi sul rispetto dei diritti umani (Sezione 6 (2) del Supply Chain Act), dall'istituzione di un adeguato sistema di gestione del rischio e da un meccanismo di reclamo interno all'azienda, nel caso dei fornitori indiretti (Sezione 9 del Supply Chain Act), sono necessarie o possibili misure meno incisive, che possono essere adottate in caso di violazione del Act.

In questo caso, l'azienda ha la responsabilità di agire moralmente e di determinare misure preventive adeguate, come l'allontanamento dall'azienda. Anche se un'azienda non ha un rapporto contrattuale con i fornitori indiretti, in caso di violazione della legge sulla catena di fornitura, è necessario effettuare un'analisi dei rischi e sviluppare un concetto per ridurre o eliminare la violazione dei diritti umani.

Implementazione di un sistema di whistleblower

Le aziende sono obbligate a istituire le cosiddette "procedure interne di reclamo aziendale". Ciò ha lo scopo di consentire alle persone di segnalare i rischi per i diritti umani o per l'ambiente, nonché le violazioni degli obblighi in materia di diritti umani o di ambiente, che sono stati causati dall'azienda stessa o da un fornitore diretto (Sezione 8 della Legge sulla catena di approvvigionamento). Se una comunicazione viene ricevuta da una persona direttamente interessata, è necessario darne conferma. Inoltre, le persone incaricate di attuare la procedura devono essere imparziali, indipendenti e libere da istruzioni. Può trattarsi, ad esempio, di un difensore civico.

Inoltre, la legge stabilisce ulteriori requisiti per tale sistema di whistleblower. Ad esempio, deve essere accessibile ai potenziali utenti. Inoltre, il sistema di whistleblower deve anche mantenere la riservatezza dell'identità e garantire effettivamente la protezione da svantaggi o punizioni sulla base di un reclamo (Sezione 8 (4) della Legge sulle catene di fornitura). 

L'assenza di un sistema (digitale) di whistleblowing costituisce un illecito amministrativo e può essere sanzionato con una multa fino a 800.000 euro (art. 24 (1) n. 8 Supply Chain Act).

Audit esterno da parte di autorità ufficiali

La responsabilità interna dell'azienda (sezione 4 (3) del Supply Chain Act) di verificare la conformità con il Supply Chain Act e, se necessario, di ridurre gli errori, non può essere l'unica autorità di controllo. Sebbene la direzione o un responsabile dei diritti umani selezionato sia di solito responsabile della definizione di alcune misure, come un sistema di gestione del rischio e di reclamo o di denuncia, la conformità ai diritti umani viene verificata anche all'esterno.

L'Ufficio federale per l'economia e il controllo delle esportazioni (BAFA) ne è responsabile.

Conseguenze della mancata osservanza del Supply Chain Act

Se il Supply Chain Act e i relativi obblighi di due diligence non vengono rispettati, a seconda dell'area e della gravità della violazione dei diritti umani o dell'ambiente, possono essere invocate gravi sanzioni e conseguenze contro l'azienda. Prima di tutto, naturalmente, è necessario adottare misure appropriate per adempiere adeguatamente all'obbligo di due diligence in futuro e per tenere sotto controllo i problemi a questo riguardo.

In caso contrario, il BAFA stabilisce sanzioni adeguate, che possono andare da una multa all'esclusione per 3 anni dall'assegnazione di contratti pubblici o dalle procedure di appalto. Quest'ultima è molto disastrosa per la maggior parte delle aziende, ma le multe possono anche essere elevate: Le medie imprese possono essere sanzionate con importi di 100.000, 500.000 o 800.000 euro, mentre le aziende con un fatturato annuo più elevato possono incorrere in sanzioni milionarie.

Attuazione tramite un sistema di whistleblowing digitale 

Con Hintbox, le aziende interessate dalla legge possono implementare in modo rapido e semplice i requisiti per una procedura di reclamo interna. L'Hintbox è accessibile in qualsiasi momento a tutte le parti coinvolte nella catena di fornitura. Inoltre, la riservatezza è garantita dalla crittografia e dai concetti di separazione e autorizzazione. Inoltre, gli informatori possono inviare le loro segnalazioni in forma anonima. Con il nostro modulo dinamico, è possibile creare moduli aggiuntivi per richiedere le informazioni necessarie su una violazione dei diritti umani.

Se avete ulteriori domande, non esitate a contattarci.