Requisiti legali per i sistemi di whistleblowing

La direttiva UE sugli informatori impone alle aziende con 50 o più dipendenti e alle persone giuridiche del settore pubblico di prevedere canali e procedure per le segnalazioni interne. Questi canali di segnalazione interna devono in particolare preservare la riservatezza dell'identità del whistleblower e dei terzi citati nella segnalazione.

Secondo la direttiva, i canali di segnalazione devono consentire la segnalazione in forma scritta o orale. Le segnalazioni orali devono essere possibili per telefono o tramite un'altra forma di trasmissione vocale. Il considerando 53 della Direttiva Whistleblower cita esplicitamente la piattaforma online o la linea telefonica diretta come possibili canali di segnalazione.

I sistemi di whistleblowing digitali offrono i maggiori vantaggi

I sistemi di whistleblower digitali hanno il vantaggio di preservare la riservatezza e l'anonimato degli informatori. I dati dell'informatore non vengono memorizzati all'interno dell'azienda o dell'autorità, ma presso un fornitore esterno. Ciò consente di implementare i concetti di autorizzazione in modo mirato. Ciò consente alle persone autorizzate, come i responsabili della conformità dell'azienda o dell'autorità, di accedere ai casi in arrivo. Inoltre, i sistemi di whistleblower, come Hintbox, offrono una crittografia end-to-end. Ciò garantisce un elevato livello di privacy e sicurezza dei dati. Inoltre, il responsabile della compliance e gli informatori anonimi possono comunicare tra loro in forma criptata attraverso i sistemi digitali di whistleblower. Le aziende possono quindi utilizzare questo canale di segnalazione in particolare per fare domande al fine di ottenere ulteriori informazioni utili per un caso.

Vantaggi delle linee telefoniche digitali per gli informatori (VoiceBot)

Le linee dirette digitali per gli informatori offrono vantaggi alle aziende e alle autorità come ulteriore canale di segnalazione interna. In particolare, i dipendenti o i partner commerciali possono inviare le loro segnalazioni in modo rapido e semplice con una telefonata. Tali linee telefoniche digitali per gli informatori, come Hintbox, sono disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Le linee telefoniche di Hintbox sono offerte attraverso un VoiceBot, quindi gli informatori hanno la possibilità di inviare segnalazioni in qualsiasi momento e da qualsiasi parte del mondo. Le segnalazioni vengono poi integrate nel dashboard di Hintbox, garantendo che le azioni di follow-up siano gestite nel rispetto della protezione dei dati e delle politiche. Questo è un vantaggio fondamentale rispetto alla gestione analoga dei casi attraverso le linee telefoniche dirette.

Vantaggi e svantaggi della posta elettronica

L'invio di segnalazioni tramite le "classiche" e-mail comporta in genere notevoli svantaggi. Se l'azienda offre ai propri dipendenti un indirizzo e-mail come canale di segnalazione, c'è un particolare rischio di mancanza di riservatezza. Questo perché l'IT interno all'azienda, come gli amministratori, ha sostanzialmente la possibilità di leggere tali e-mail.

Tuttavia, la situazione è diversa se tali indirizzi e-mail sono forniti anche da un fornitore esterno di sistemi di whistleblower e tali e-mail sono integrate nel sistema di whistleblower. In questo caso non c'è alcun rischio per la riservatezza degli informatori, perché solo le persone autorizzate possono accedere ai messaggi.

Offrire 3 canali di messaggio con una sola hintbox

Con la nostra Hintbox, le aziende e le autorità hanno la possibilità di offrire fino a 3 canali di comunicazione: Tramite il canale di segnalazione digitale, gli informatori possono inviare segnalazioni in forma anonima in qualsiasi momento. Tramite una linea diretta digitale per whistleblower con un VoiceBot, gli informatori ricevono un'altra semplice procedura di segnalazione. I casi in arrivo da questa hotline per whistleblower vengono automaticamente integrati come caso nel dashboard di Hintbox, in modo che possa avvenire un'ulteriore elaborazione dei dati conforme alla DSGVO. Lo stesso vale per le e-mail (ad esempio "compliance-meldung@unternehmen-mustermann.com") fornite da Hintbox. Anche queste e-mail vengono integrate nel sistema di gestione dei casi di Hintbox come un nuovo caso.