La Hintbox et ses fonctionnalités
Notre canal de signalement numérique protège non seulement les entreprises et les organisations contre les dommages économiques et la perte de réputation, mais préserve également l'anonymat des lanceurs d´alerte. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des caractéristiques et fonctions, des avantages et de plus amples informations sur notre système d´alerte numérique, le Hintbox.
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Commandez votre Hintbox aujourd'hui et nous nous occupons du reste. Vous recevrez votre système numérique d´alerte en quelques secondes & à temps pour le début de la directive. Vous êtes donc bien préparé pour la mise en œuvre de la directive sur les lanceurs d´alerte.
Toutes les fonctions en détail
Recevoir des rapports anonymes et personnalisés
À l'aide du formulaire d´alerte, vous pouvez recevoir des indices facilement et en toute confidentialité. Les rapports peuvent également être soumis sans problème via un smartphone ou une tablette, car notre système d´alerte numérique est optimisé pour la soumission mobile des indices.
Utilisateurs illimités
Vous pouvez ajouter un nombre illimité de membres de l'équipe et d'utilisateurs à votre système d´alerte numérique. Il n'y a pas de limite chez nous.
Anonymisation des informations sur les cas
Grâce à la pseudonymisation et à l'anonymisation complète des rapports (selon le principe du double contrôle), vous pouvez partager des informations confidentielles et sûres avec d'autres personnes sans avoir à divulguer des données personnelles.
En outre, l'anonymisation complète permet de conserver les rapports au-delà de la période de suppression.
Gestion de cas
Le système de triage intégré évalue les cas entrants et les classe automatiquement par ordre de priorité. Les responsables de la conformité et les gestionnaires de cas au sein de l'entreprise peuvent modifier le statut du rapport ou de la personne qui le traite.
Le tableau de bord du système d´alerte numérique donne un aperçu des dossiers ouverts et de leur statut.
Soutien aux cas avec les étapes de traitement
Notre système numérique d´alerte aide les responsables de la conformité et les gestionnaires de cas à organiser les prochaines étapes et stocke l'historique des interactions précédentes. Cela permet un traitement fluide et homogène des cas dans toute l'entreprise.
S'il le souhaite, le sous-traitant peut informer le déclarant de l'état du traitement et des mesures déjà prises en un clic dans le système d´alerte numérique.
Gestion des délais
Avec Hintbox comme système d´alerte numérique, vous ne manquerez aucune échéance dans le traitement des dossiers. La directive européenne sur les lanceurs d'alerte prévoit, entre autres, des délais à respecter.
Notre système d´alerte numérique vous aide activement à respecter les délais, par exemple en fournissant un retour d'information au déclarant sur l'état actuel du traitement et plusieurs autres délais.
Dialogue anonyme
Si le lanceur d´alerte décide de soumettre un rapport de manière totalement anonyme, le système d´alerte numérique garantit toujours une communication sécurisée et anonyme entre le lanceur d´alerte et le responsable de la conformité de l'entreprise.
Après avoir soumis un indice, des données de connexion sont générées pour l'utilisateur. Avec celles-ci, le lanceur d´alerte peut se connecter à sa Hintbox à tout moment, écrire des messages, télécharger des fichiers supplémentaires ou créer un nouveau rapport.
Anonymisation des messages sortants
Si un gestionnaire de dossier ne souhaite pas que son nom complet apparaisse dans les messages sortants adressés à la personne qui fournit les informations, cela ne pose aucun problème. En rendant les messages sortants anonymes, une photo de profil standard et la mention "Personne responsable" apparaissent simplement à la place du nom réel.
Communication automatisée
Notre système de d´alerte numérique gère de nombreux éléments de la communication entre le rapporteur et le responsable du traitement. Lorsqu'un rapport est reçu, Hintbox confirme immédiatement la réception du rapport au rapporteur. Ce dernier reçoit immédiatement le rapport dans sa boîte aux lettres anonyme ou par courrier électronique à l'adresse qu'il a indiquée.
Les responsables de la conformité et les gestionnaires de dossiers ont notamment la possibilité d'informer le lanceur d´alerte de l'état d'avancement du dossier en un seul clic. Le texte est préparé par le système d´alerte numérique, mais peut être personnalisé dans les paramètres.
Personnalisation des textes et de l'interface
Les entreprises peuvent personnaliser notre système d´alerte numérique comme elles le souhaitent. Vous pouvez non seulement enregistrer une couleur et un logo d'entreprise.
De même, les textes légaux, les courriels de notification et les textes peuvent être modifiés et personnalisés lors de la création d'un rapport.
Exportation des rapports en PDF
Si vous souhaitez archiver des rapports individuels localement ou transmettre un rapport à d'autres personnes qui n'ont pas accès à notre système de dénonciation numérique, vous pouvez exporter les rapports au format PDF en un seul clic.
Capacité multi-clients
Les groupes d'entreprises peuvent ajouter des filiales supplémentaires dans le système d´alerte numérique. Lorsqu'ils soumettent un rapport, les lanceurs d´alerte peuvent ensuite sélectionner une entité spécifique à laquelle s'applique la violation signalée. Dans le tableau de bord, les agents de conformité peuvent visualiser l'entreprise et traiter les cas de cette entreprise.
Analyse antivirale et suppression des métadonnées des fichiers ou documents téléchargés
Les documents téléchargés et les fichiers des lanceurs d´alerte feront l'objet d'une recherche de virus. Si un fichier est infecté, vous recevrez une notification dans la notification que ce fichier est infecté. Lors de la suppression des métadonnées, les points dits de localisation et les informations sur les appareils sont vérifiés, puis supprimés avant le cryptage.
Évaluations graphiques
Vous pouvez créer une évaluation graphique de vos indices reçus à tout moment. Pour ce faire, vous pouvez utiliser notre vue simple de l'évaluation graphique, où vous pouvez appliquer d'autres filtres et sélectionner d'autres vues. En outre, vous pouvez également exporter les évaluations sous forme d'image, de document Excel ou PDF. Vous disposez ainsi de tous les outils nécessaires à l'établissement de vos rapports.
Attribution des droits d'accès
Dans le système d´alerte numérique, les entreprises peuvent contrôler les droits d'accès des responsables et des agents aux entreprises et aux dossiers. Cela permet aux entreprises de spécifier, par exemple, que les agents de conformité locaux n'ont accès qu'à une entreprise spécifique. De même, les autorisations peuvent être attribuées en fonction de catégories. Il est ainsi possible que seules certaines personnes puissent voir la notification d'une catégorie spécifique.
Impliquer des personnes externes dans le traitement des affaires
Le système d´alerte numérique permet aux gestionnaires de cas d'inviter des personnes externes à un cas spécifique. Cela signifie, par exemple, que des consultants externes, tels que des avocats ou des responsables de la protection des données, peuvent avoir accès à un dossier sans avoir à exporter les dossiers séparément du système d´alerte numérique. En outre, les entreprises peuvent définir quels contenus du rapport le lecteur est autorisé à voir et lesquels ne le sont pas (attribution granulaire des droits).
Multilinguisme (30 langues)
Notre système de signalisation numérique est disponible en allemand, anglais, espagnol, néerlandais, français, italien, polonais, russe, portugais, roumain, bulgare, chinois, danois et bien d'autres encore. D'autres langues peuvent facilement être ajoutées sur demande.
Non seulement le système d´alerte numérique est entièrement traduit en plusieurs langues, mais les entreprises ont la possibilité de personnaliser des textes juridiques individuels dans différentes langues.
Fonction de traduction automatique
Les responsables de la conformité peuvent faire traduire automatiquement les rapports des lanceurs d´alerte dans le système numérique de dénonciation à l'aide de la fonction de traduction (plus de 30 langues). Il n'est donc plus nécessaire d'exporter les rapports séparément.
Chat en direct
Pour faciliter la collaboration, il existe une option de chat en direct dans une notification. De cette façon, la communication peut se dérouler entièrement dans la Hintbox et tous les processeurs d'une affaire peuvent la suivre et être mis à jour.
Distribution dynamique des tâches
Grâce à la distribution dynamique des tâches, des tâches peuvent être créées dans une note et dotées d'un agent et d'une date d'échéance. Pour signaler l'achèvement de la tâche, il est possible de la cocher. Cela facilite grandement le traitement d'un dossier avec plusieurs personnes, car les paquets de tâches peuvent être créés et attribués ici.
Recevoir des conseils par téléphone dans la boîte à conseils (disponible en option).
Nous configurons un phonebot personnel qui est à la disposition de vos lanceurs d´alerte à tout moment pour recevoir les indices par téléphone. Le phonebot est relié à votre hintbox, de sorte que toutes les indications reçues sont disponibles dans la hintbox pour être traitées et documentées.
Recevoir des conseils par e-mail dans la Hintbox (disponible en option)
Nous configurons une adresse électronique qui est liée à votre Hintbox. De cette façon, vos lanceurs d´alerte peuvent également soumettre des tuyaux par courrier électronique, prêts à être traités et documentés par votre responsable de la conformité.
Authentification à 2 facteurs
Avec l'authentification à 2 facteurs, vous sécurisez en plus votre compte avec le système d´alerte numérique. Lorsque vous vous connectez, un code unique est envoyé à votre adresse électronique, que vous pouvez utiliser pour confirmer votre connexion. Ainsi, votre compte est sécurisé, même si des attaquants ont obtenu vos données d'accès.
L'authentification à deux facteurs prend également effet pour les actions de modification critiques au sein de votre compte, telles que le changement d'adresse électronique ou de mot de passe.
Sécurité des révisions
Toutes les étapes de traitement du responsable de la conformité sont enregistrées dans le système d´alerte numérique de manière à pouvoir être vérifiées. Ainsi, les modifications et les étapes de traitement du dossier sont vérifiables et traçables dans un index.
Cryptage de bout en bout
Toutes les données et toutes les communications entre le lanceur d´alerte et le responsable de la conformité sont entièrement cryptées de bout en bout via le système d´alerte numérique. C'est le seul moyen de garantir la confidentialité et d'exclure la possibilité que des personnes non autorisées aient accès au rapport.
Conformité au RGPD et à la sécurité
Notre système d´alerte numérique offre aux entreprises et aux autorités publiques le plus haut niveau possible de protection des données. En outre, les informations sont intégralement protégées par notre système de gestion de la sécurité de l'information (SGSI) certifié ISO 27001.
Hébergement certifié ISO 27001 en Allemagne
Les instances de nos clients sont également hébergées exclusivement dans un centre de données allemand et certifié ISO 27001. La protection des données étant importante pour nous, chaque client reçoit son propre système de dénonciation numérique indépendant et les données sont stockées et traitées séparément par client.
Formulaire dynamique
Configurez vous-même le formulaire d´alerte en fonction de vos souhaits et de vos spécifications. Grâce à notre formulaire dynamique, vous pouvez personnaliser le formulaire sur une base non codée. Cela vous permet également de créer des formulaires différents. Par exemple, cela vous permet de vous conformer non seulement à la directive européenne sur les lancements d´alerte, mais aussi à la loi sur la chaîne d'approvisionnement.
La Hintbox pour différents groupes cibles
Avec la promulgation de la directive européenne sur les lanceurs d'alerte (2019/1937), un système de lanceur d'alerte sera obligatoire dans les entreprises de 50 employés ou plus et dans toutes les personnes morales de droit public à partir du 17 décembre 2021. Par conséquent, un système d´alerte numérique présente un intérêt et une grande importance pour les directeurs généraux, les membres du conseil d'administration, les spécialistes en informatique, les responsables de la protection des données, les avocats et un large éventail d'autres groupes professionnels.
Mais un système d´alerte numérique n'est conforme à la loi que si toutes les exigences légales sont respectées. En termes de protection des données et de cybersécurité, nous mettons en œuvre les normes les plus élevées dans notre système d´alerte numérique, qui vont au-delà des exigences légales : Le stockage isolé des données, le cryptage multiple des données, l'authentification à deux facteurs à la connexion et la suppression des métadonnées sont quelques-unes des caractéristiques de sécurité de notre système d´alerte numérique.
En garantissant les fonctions de sécurité susmentionnées, une base sûre est créée pour tous les utilisateurs.
Fonctions importantes de Hintbox pour les cadres et les dirigeants : Conformité et facilité d'utilisation des canaux de reporting
De nos jours, il est pratiquement impossible de ne pas se concentrer entièrement sur le client lors du développement de produits et de l'offre de services - qu'il s'agisse de clients B2B ou B2C n'a aucune importance. Les produits personnalisés qui sont hautement utilisables du point de vue du client se vendent le mieux. C'est pourquoi les directeurs généraux et les autres cadres clés des entreprises appliquent quotidiennement cette règle dans leur gestion d'entreprise.
Lors de l'achat d'un système d'alerte numérique, la facilité d'utilisation joue donc un rôle important pour les directeurs généraux et les chefs de service : Le système d'alerte numérique répond-il à tous les besoins importants des employés, des fournisseurs, des partenaires commerciaux et des clients ? Est-il clairement structuré et facile à utiliser ?
Notre système d´alerte numérique répond à toutes les exigences d'une interface conviviale avec un tableau de bord clair et des fonctions claires. Le système numérique d´alerte est facile à utiliser pour le responsable de la conformité, qui peut immédiatement voir tous les nouveaux cas en cours de traitement et les cas clos, y compris la date d'échéance. Cela signifie que plus aucune échéance n'est manquée. En même temps, le responsable de la conformité peut gérer les cas rapidement et facilement grâce à la gestion intégrée des cas et au rapport du système numérique d´alerte.
Un formulaire facile à remplir et conforme à la politique est disponible pour que les employés, les fournisseurs, les partenaires commerciaux et les clients puissent soumettre des avis.
En même temps, le système d´alerte numérique est entièrement conforme à la protection des données et répond à toutes les exigences légales.
Hintbox : Anonymat et quantité des canaux de communication pour les employés, les fournisseurs, les partenaires commerciaux et les clients.
L'anonymat du système d´alerte numérique est prescrit par la loi et constitue également le critère le plus pertinent du point de vue de l'employé ou du lanceur d´alerte. Si l'anonymat est garanti, les critères suivants sont le nombre de canaux de signalement et leur facilité d'utilisation.
Notre système d´alerte numérique offre à vos employés, fournisseurs, partenaires commerciaux et clients trois canaux de signalement: numériquement via le formulaire d´alerte Hintbox, via une ligne d'assistance téléphonique ou par courrier électronique. Un nombre élevé de canaux de signalement encourage le lancement d´alerte, car chaque canal de signalement présente des avantages spécifiques. Par exemple, la notification numérique des violations de la loi via le formulaire de lancement d´alerte Hintbox permet généralement un lancement d´alerte simple et rapide, dans un anonymat total.
L'anonymat complet est même possible avec notre système d´alerte numérique dans le canal de notification par e-mail : Ici, des adresses e-mail spéciales pour les alertes sont fournies par nous et donc en externe, afin que les entreprises ne puissent pas identifier les lanceurs d´alerte.
En termes de convivialité, la ligne d'assistance téléphonique est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Un système d´alerte convivial permet de contacter la ligne d'assistance téléphonique sans contrainte de temps. Dans le système numérique d´alerte de HINTBOX, cela se fait par le biais d'un robot téléphonique qui enregistre discrètement les rapports.
En ce qui concerne la convivialité du tableau de bord, l'accent doit être mis sur la possibilité pour les lanceurs d´alerte de rédiger directement un rapport de violation de la loi en un seul clic après s'être connectés. Dans notre système d´alerte numérique, par exemple, cela se fait via le bouton "Soumettre un rapport" en haut à droite. Les utilisateurs peuvent alors formuler et soumettre leur rapport. Le système d´alerte numérique l'informe que son rapport a été reçu. Grâce à l'historique des messages, il est ensuite facile de répondre à des questions et de fournir des informations supplémentaires sur le rapport soumis via un dialogue anonyme.
Fonctions pour les professionnels de l'informatique : cybersécurité et harmonie avec les autres systèmes
Les professionnels de l'informatique d'une entreprise, comme les membres du conseil d'administration, les directeurs généraux et les employés, accordent une grande importance à la convivialité du système d'alerte numérique. Cependant, ils se concentrent principalement sur la sécurité informatique d'un système d'alerte numérique. Notre système de gestion de la sécurité de l'information est certifié ISO 27001. À cet égard, Hintbox offre le cryptage légalement requis des données personnelles conformément à l'art. 32 (1) a) GDPR. Des technologies de cryptage de pointe telles que le cryptage TLS (Transport Layer Security) et le cryptage de bout en bout sont quelques-uns de nos moyens à cette fin. L'hébergement de données hautement sécurisé via un centre de données certifié ISO/IEC 27001 en Allemagne renforce la cybersécurité du système d´alerte numérique. Vous pouvez en savoir plus sur la sécurité informatique et la protection des données dans cet article.
La mise en œuvre du système d´alerte numérique ne nécessite aucun effort informatique. La Hintbox est une solution hors site, ce qui signifie que nous vous fournissons la Hintbox simplement, rapidement et en toute sécurité. D'autres caractéristiques de la Hintbox qui réduisent la quantité de travail que les professionnels de l'informatique doivent effectuer sur le système d'alerte numérique incluent :
- L'exportation des rapports en PDF est intégrée dans les fonctions de base de notre logiciel ;
- communication automatisée ;
- Capacité multi-clients pour les sociétés et les groupes d'entreprises, avec création facile de nouvelles sociétés ;
- et l'attribution de droits d'accès en quelques clics seulement.
Fonctions pour les délégués à la protection des données et les professionnels du droit : Gestion complète des dossiers
Les responsables de la conformité, les avocats, les responsables de la protection des données et les groupes professionnels comparables sont professionnellement confrontés à des violations légales au sein des entreprises. Par conséquent, il existe une multitude potentielle de cas à traiter ; une option de gestion de cas multiples dans le système d´alerte numérique est donc une fonction particulièrement importante.
De ce point de vue, le système de triage intégré dans le système d´alerte numérique de HINTBOX s'avère avantageux : Les cas entrants sont automatiquement évalués et classés par ordre de priorité. Via le tableau de bord, les cas ouverts et leur statut sont immédiatement visibles.
Notre gestion des délais et notre soutien aux dossiers avec des étapes de traitement sont utiles pour le traitement des dossiers. Dans le cadre des étapes de traitement, toutes les interactions précédentes sont sauvegardées dans le système numérique d´alerte, ce qui permet de poursuivre le traitement des dossiers sans problème, même après une interruption de plusieurs jours ou semaines.
En outre, des personnes extérieures, telles que des avocats, peuvent être appelées à intervenir dans des affaires sur invitation sans grand effort.
Vous souhaitez en savoir plus sur notre système d´alerte numérique ? Alors prenez contact avec nous.
Vous souhaitez un rendez-vous sans engagement ou de plus amples informations sur la Hintbox ?
Alors prenez rendez-vous avec nos experts ou appelez le 0261 988 03 700.
