Fonctions de rapport complètes pour les parties prenantes de l'entreprise
Un système de dénonciation numérique permet non seulement aux employés de signaler des informations sur des violations, mais aussi aux fournisseurs ou aux partenaires commerciaux. En effet, le système de dénonciation est librement accessible via un site web. Cela peut être un autre facteur de confiance dans un système de gestion de la conformité (SGC) qui fonctionne. Indépendamment de cela, notre technologie Hintbox permet aux seuls employés d'une entreprise d'avoir accès au système d'alerte numérique, si l'entreprise ou l'autorité le souhaite.
Dialogue anonyme
Le seuil d'inhibition pour les employés ou les tiers qui souhaitent signaler des violations avec leur identité est souvent très élevé. Cela peut dissuader de nombreux dénonciateurs de faire des rapports. En conséquence, l'entreprise peut ne pas avoir la possibilité de prendre les mesures appropriées pour prévenir ou minimiser les dommages. La Hintbox permet également aux dénonciateurs de soumettre des rapports de manière anonyme, comme l'exige la loi sur la protection des dénonciateurs. En outre, les gestionnaires de cas peuvent même communiquer avec le dénonciateur anonyme. Par exemple, ils peuvent demander des informations plus spécifiques ou des documents supplémentaires.
Sécurité et préservation de la confidentialité
La sécurité informatique technique et organisationnelle visant à garantir la confidentialité joue un rôle crucial dans les systèmes de dénonciation numérique. La directive européenne sur les lanceurs d'alerte stipule que les canaux de signalement doivent être conçus et exploités de manière à ce que la confidentialité de l'identité du lanceur d'alerte et des tiers mentionnés dans le rapport soit maintenue et que les employés non autorisés n'y aient pas accès. Grâce à des méthodes de cryptage modernes, des authentifications sécurisées à 2 facteurs et un nombre limité d'employés autorisés (concepts d'autorisation claire et limitée), ces exigences sont mises en œuvre dans Hintbox.
Fonctions de gestion automatique des délais
La gestion des cas de Hintbox comprend un contrôle automatique des délais. Cela signifie que les délais spécifiés dans la directive européenne sur les dénonciateurs peuvent être respectés sans aucun problème. Le gestionnaire du dossier est informé en permanence des délais et des échéances afin qu'il puisse mettre en œuvre les mesures appropriées à temps.
Fonctions de soutien aux cas avec étapes de traitement
La directive européenne sur les dénonciations exige non seulement que les entreprises de 50 employés ou plus mettent en place des canaux de signalement internes, mais aussi qu'elles établissent des procédures de suivi. Ces actions de suivi peuvent inclure, par exemple, l'examen des tuyaux, des enquêtes internes ou des demandes de renseignements. En utilisant les fonctions de gestion de cas de Hintbox, ces processus pour les actions de suivi peuvent être stockés. Le responsable de la conformité et toute autre personne impliquée peuvent utiliser cette documentation de processus pour traiter les cas d'une manière structurée.
Respect de la protection des données
En particulier, les systèmes d'alerte numérique tels que Hintbox offrent une option efficace et les fonctions nécessaires à la mise en œuvre de la législation sur la protection des données. La solution du conteneur externe permet l'accès aux seules personnes autorisées. Cela permet la mise en œuvre effective des concepts d'autorisation de la loi sur la protection des données. En outre, les données peuvent être supprimées de Hintbox - après divers processus de sécurité. Cela permet la mise en œuvre des concepts de suppression liés à la protection des données.
Option d'utilisation conviviale
Les systèmes d'alerte numériques doivent être conçus pour être conviviaux. C'est la seule façon de garantir que ces systèmes d'alerte soient acceptés avec confiance et offrent ainsi une valeur ajoutée à l'entreprise. En outre, il est important que les dénonciateurs soient correctement informés des conséquences légales et réelles de leur dénonciation avant de soumettre un rapport. Par exemple, les entreprises peuvent informer leurs dénonciateurs dans la Hintbox qu'ils doivent avoir des raisons suffisantes de croire que leurs informations sont vraies.
