Défis de communication lors de l'introduction de systèmes de dénonciation
Pour les entreprises, cela soulève souvent des questions de communication interne et externe. Une bonne communication et de bonnes relations avec la presse sont donc essentielles. Premièrement, le thème de la dénonciation est relativement nouveau. Ensuite, les employés et les partenaires commerciaux doivent être informés et sensibilisés à l'introduction d'un système d'alerte numérique. Une communication claire et compréhensible peut mettre en œuvre efficacement l'objectif d'un système d'alerte, notamment en créant un niveau élevé d'acceptation parmi les employés de l'entreprise. Globalement, cela peut également renforcer la réputation de l'entreprise.
L'une des principales agences de relations publiques FAKTENKONTOR de Hambourg s'occupe de ces questions depuis des années. Les communicateurs et les bureaux de presse devraient aborder le sujet - et être conscients des trois principaux défis en matière de communication :
Défi 1 : Communication externe
Les parties prenantes pertinentes de l'entreprise doivent être informées du nouveau système de dénonciation. Les avantages de l'outil de prévention doivent être soulignés ici afin de dissiper les incertitudes et les craintes des partenaires externes face au nouveau système. Les communicateurs ont également une autre tâche importante : préparer la communication de crise. Si une information explosive à fort potentiel de crise est déposée via les canaux de dénonciation, il faut agir rapidement en cas de doute. Les services de presse doivent définir à l'avance les questions de crise les plus importantes ayant une pertinence externe et préparer les déclarations et communiqués de presse appropriés. Cela leur permet d'agir rapidement et stratégiquement en cas de crise.
Défi 2 : Communication interne
Les employés doivent avoir confiance dans le système de dénonciation nouvellement introduit. Quelles informations puis-je partager et sous quelle forme ? Qu'advient-il de mes informations ? Qui a accès à mon rapport ? Qu'en est-il de la protection des données et de la confidentialité ? Il faut créer des offres d'information complètes, transparentes et compréhensibles. C'est là que la communication d'entreprise peut jouer un rôle décisif - que ce soit dans la manière dont les informations sont fournies aux employés ou dans la médiation entre les différents départements sur la voie de la mise en œuvre. Le principe selon lequel la communication interne n'est pas une voie à sens unique doit toujours être appliqué. Seuls ceux qui cherchent le dialogue avec les employés et répondent à leurs questions et suggestions peuvent fournir des informations durables et fructueuses. Les communicateurs doivent toujours en tenir compte.
Défi 3 : Développer des processus
La question cruciale est de savoir comment traiter les informations qui arrivent via le système. Il faut des responsabilités et un système de catégorisation qui permettent d'attribuer rapidement les informations et de les traiter en conséquence. En effet, une gestion de crise fiable est indispensable pour pouvoir réagir à temps aux situations critiques. Si vous traitez rapidement les informations, vous pouvez même renforcer votre propre position. Le point essentiel : les griefs signalés doivent être corrigés le plus rapidement possible. C'est ainsi qu'il est possible de passer de la défensive à l'offensive et de reprendre le contrôle du dossier. C'est précisément là que les bureaux de presse et les communicateurs, en tant qu'experts en réputation, sont prédestinés à prendre des compétences et à s'impliquer dans le développement du processus de gestion de crise.
Ceux qui maîtrisent ces obstacles communicationnels peuvent affronter l'obligation de mise en œuvre avec confiance. La préparation de la communication de crise et le développement d'offres d'information et de processus de gestion de crise sont les défis centraux de la communication d'entreprise - des tâches auxquelles il faut s'atteler dès maintenant. Un système d'alerte peut alors rapidement devenir un facteur de succès pour la gestion de la réputation d'une entreprise.
