Exigences légales pour les systèmes d'alerte
La directive européenne sur les dénonciations exige que les entreprises de 50 employés ou plus et les entités juridiques du secteur public prévoient des canaux et des procédures de signalement interne. Ces canaux de signalement interne doivent notamment préserver la confidentialité de l'identité du dénonciateur et des tiers mentionnés dans le rapport.
Selon la directive, les canaux de notification doivent permettre la notification sous forme écrite ou orale. Les rapports oraux doivent être possibles par téléphone ou par une autre forme de transmission vocale. Le considérant 53 de la directive sur les lanceurs d'alerte mentionne explicitement la plateforme en ligne ou la ligne d'assistance téléphonique comme des canaux de signalement possibles.
Les systèmes de dénonciation numériques offrent le plus d'avantages
Les systèmes de dénonciation numérique présentent l'avantage de préserver très efficacement la confidentialité et l'anonymat des dénonciateurs. Les données du dénonciateur ne sont pas stockées dans l'entreprise ou l'autorité, mais chez un fournisseur externe. Les concepts d'autorisation peuvent ainsi être mis en œuvre de manière ciblée. Ainsi, les personnes autorisées, telles que les responsables de la conformité de l'entreprise ou de l'autorité, peuvent accéder aux cas entrants. En outre, les systèmes de dénonciation, tels que Hintbox, offrent un cryptage de bout en bout. Cela garantit un niveau élevé de confidentialité et de sécurité des données. En outre, le responsable de la conformité et les dénonciateurs anonymes peuvent communiquer entre eux sous forme cryptée via les systèmes de dénonciation numérique. Les entreprises peuvent donc utiliser ce canal de signalement notamment pour faire des demandes de renseignements afin d'obtenir d'autres informations utiles pour une affaire.
Avantages des lignes d'assistance téléphonique pour les dénonciateurs (VoiceBot)
Les lignes d'appel d'urgence numériques offrent des avantages aux entreprises et aux autorités en tant que canal de signalement interne supplémentaire. Les employés ou les partenaires commerciaux en particulier peuvent soumettre leurs rapports rapidement et facilement par un simple appel téléphonique. Ces lignes d'alerte numériques, comme la Hintbox, sont disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Les lignes téléphoniques Hintbox sont proposées par l'intermédiaire d'un VoiceBot, de sorte que les dénonciateurs ont la possibilité de soumettre des informations à tout moment et de n'importe où dans le monde. Ces rapports sont ensuite intégrés dans le tableau de bord Hintbox, ce qui garantit que les actions de suivi sont traitées conformément à la protection des données et à la politique. Il s'agit d'un avantage essentiel par rapport à la prise en charge des cas de manière analogue via les lignes d'assistance téléphonique.
Avantages et inconvénients du courrier électronique
L'envoi de rapports par le biais de courriers électroniques "classiques" présente généralement des inconvénients considérables. Si l'entreprise offre à ses employés une adresse électronique comme canal de notification, il existe un risque particulier de manque de confidentialité. En effet, l'informatique interne de l'entreprise, comme les administrateurs, a en principe la possibilité de lire ces e-mails.
Toutefois, la situation est différente si ces adresses électroniques sont également fournies par un fournisseur externe du système de dénonciation et que ces courriels sont intégrés dans le système de dénonciation. Il n'y a alors aucun risque pour la confidentialité des dénonciateurs, car seules les personnes autorisées peuvent accéder aux messages.
Proposer 3 canaux de messages avec une seule boîte à idées
Avec notre Hintbox, les entreprises et les autorités ont la possibilité d'offrir jusqu'à 3 canaux de communication : Via le canal de signalement numérique, les dénonciateurs peuvent également soumettre des rapports de manière anonyme à tout moment. Par le biais d'une hotline numérique avec un VoiceBot, les dénonciateurs bénéficient d'une autre procédure de signalement simple. Les cas entrants de cette hotline de dénonciation sont automatiquement intégrés en tant que cas dans le tableau de bord Hintbox, de sorte qu'un traitement ultérieur conforme à la DSGVO de ces données peut avoir lieu. Il en va de même pour les courriels (par exemple "compliance-meldung@unternehmen-mustermann.com") fournis par Hintbox. Ces courriels sont également intégrés dans le système de gestion des cas Hintbox en tant que nouveau cas.
