¿Qué es un canal de denuncias?

Aunque la implantación del sistema es una obligación legal para los interesados según la Directiva de la UE sobre denuncia de irregularidades, el uso de un canal de denuncias tiene múltiples ventajas.

En Hintbox contamos con la certificación ISO-27001. Le ofrecemos un sistema que le permite aplicar fácilmente los requisitos de la Directiva de denuncia de irregularidades de la UE. El sistema se instala rápidamente y permite una gestión óptima de los casos con un cuadro de mandos claro. Existe un formulario independiente y claramente estructurado para la denuncia de irregularidades, el cual puede responderse en pocos minutos y de forma totalmente anónima.

¿Cual es la definición de un canal de denuncias?

Un canal de denuncias es un sistema para obtener información. Proporciona a los empleados de una empresa y a los ciudadanos de una ciudad, por ejemplo, un canal de comunicación confidencial. De este modo, los delitos y las infracciones graves de las normas pueden denunciarse sin revelar la identidad del denunciante y sin temor a consecuencias graves. Por tanto, las personas que dan alertan sobre una infracción o incumplimiento de una norma, no tienen que temer represalias. Las represalias pueden consistir en amonestaciones, despidos o la exclusión de una promoción.

Ventajas de un sistema de denuncias digital

La Directiva de la UE para las denuncias de irregularidades, obliga a las empresas y organismos públicos a implementar canales internos de denuncia: Además de los sistemas digitales, existen otros canales como la carta, el correo electrónico, el teléfono o directamente al responsable de cumplimiento en una conversación cara a cara. Pero todos estos canales de denuncia tienen desventajas significativas en comparación con un sistema digital.

Además, un canal de denuncias también ofrece numerosas ventajas a las empresas y a las autoridades. En última instancia, lo protegen. Los canales digitales de denuncia ofrecen las siguientes opciones de protección:

• Las empresas pueden seguir los consejos directamente e iniciar medidas de seguimiento. Esto puede limitar o prevenir los daños.
• Las empresas pueden controlar la tramitación del caso. Esto es diferente cuando los denunciantes acuden directamente a terceros, como la fiscalía. Los denunciantes que no disponen de un canal de denuncia interno pueden verse tentados a hacerlo.
• Los sistemas de denuncia digitales ofrecen un efecto de marketing positivo. Los empleados y proveedores reconocen que la empresa se toma en serio el cumplimiento de la normativa.
• Aceptación positiva por parte de los empleados.

Canal de denuncias: finalidad y efectos

La medida en que el sistema puede promover diferentes áreas de negocio y múltiples objetivos empresariales puede derivarse de la finalidad del sistema: En un sistema digital, los empleados pueden denunciar infracciones legales de la empresa de forma anónima. No tienen que preocuparse por las represalias debido al anonimato.

Esta intención principal de la nueva directiva de la UE, a saber, fomentar la denuncia de las infracciones legales dentro de la empresa, conlleva varios efectos secundarios positivos. Estos llegan hasta la cúpula de las empresas y del sector público. Existe una cultura de comunicación más abierta y se anima a los empleados a denunciar. Además, la necesidad de herramientas de denuncia abre varias oportunidades para ampliar el panorama informático de las empresas. También crea nuevas asociaciones en el sector del cumplimiento normativo.

Los sistemas digitales en las empresas logran un total de cuatro efectos secundarios positivos clave:

• Promover el crecimiento de la empresa
• Optimización de la satisfacción de los empleados y del ambiente general de trabajo
• Ampliación y mejora del entorno informático existente en la empresa
• Establecer una asociación con empresas y particulares del sector del cumplimiento de la normativa

Los directores generales influyen positivamente en el crecimiento de la empresa con el software digital de denuncia de irregularidades: las infracciones legales se pueden identificar, denunciar y sancionar rápidamente. De este modo se evita una amenaza para la existencia de la empresa. Además, protege contra sanciones económicas como castigo por infracciones legales que pasan desapercibidas durante años. También evita daños a la imagen de la empresa. La reputación es un activo importante para las empresas.

Debido a la alta tendencia de denuncia de irregularidades en el lugar de trabajo, cabe suponer que la introducción de un canal de denuncias contribuye a una mayor detección de infracciones legales en las empresas. Esto se traduce en el castigo de estas infracciones y, por tanto, en una reducción de los factores perturbadores para el crecimiento empresarial.

Potencial para optimizar la satisfacción de los empleados y el ambiente de trabajo en general.

El uso del canal de denuncias de Hintbox ofrece a los denunciantes: no sólo la posibilidad de denunciar infracciones legales de forma anónima. También se pueden depositar en Hintbox sugerencias de mejora. Los empleados introvertidos tienen así la oportunidad de aportar sugerencias de mejora e ideas bajo la protección del anonimato.

Las sugerencias de mejora pueden conducir a una optimización de los procesos operativos, que es otro factor que influye en el crecimiento de la empresa. Sobre todo, la simple introducción de sugerencias de mejora, favorece el ambiente de trabajo y la satisfacción de los empleados: Desde un punto de vista psicológico, poder contribuir a la empresa es un componente importante de la autorrealización profesional de los empleados.

Además de denunciar infracciones legales y aportar ideas propias, también es posible denunciar casos de acoso contra empleados a través de un canal digital. La denuncia anónima, y la posterior lucha contra los casos de acoso en la empresa a través de una herramienta de denuncia, es otro valor agregado para mejorar el clima laboral.

Ampliación y mejora del panorama informático: Hintbox como solución SaaS segura, innovadora y fácil de usar.

Nuestro canal de denuncias digital cuenta con la certificación ISO 27001. También cumple la DSGVO. Los conceptos de autorización y supresión permiten aplicar los complejos requisitos de la ley de protección de datos.

Un canal de información interno también debe observar la separación de datos. El almacenamiento de varios clientes y también de clientes debe hacerse siempre por separado. De lo contrario, existen riesgos considerables en caso de una redada o una incautación. Con el Hintbox, estos requisitos se aplican de forma segura.

Como proveedor, nos aseguramos de que Hintbox armonice bien con los sistemas existentes. Esto facilita a los responsables de TI la implementación del nuevo software en el entorno informático existente de su empresa. Las interfaces con los sistemas existentes son creadas por nosotros, una configuración orientada al usuario de la interfaz de usuario está garantizada.

Posibles alianzas estratégicas

Para las personas que trabajan en el sector del cumplimiento normativo, existe la posibilidad de asociarse con nosotros como proveedor. Profesiones como las de gestor de cumplimiento, abogado, asesor jurídico y similares se enfrentan cada vez más a los requisitos de la Directiva de la UE sobre denunciantes. Existen propuestas de colaboración con nosotros como proveedor.

Por ejemplo, si un cliente busca un canal de denuncias, usted puede recomendarle el Hintbox y ganar una comisión. Del mismo modo, estaremos encantados de prestar nuestro apoyo a personas del área de cumplimiento normativo, por ejemplo, para aclarar ambigüedades legales relativas a los sistemas de denuncia de irregularidades.

Hintbox: canal de denuncias con las máximas normas de privacidad y seguridad

Que una herramienta digital de denuncia de irregularidades logre los beneficios descritos en la mayor medida posible depende de la calidad del canal de denuncias. Los distintos proveedores difieren significativamente a este respecto. En Italia, por ejemplo, se denunció el caso de un canal de denuncias sin transmisión de datos cifrados. El resultado fue una multa de 40.000 euros contra el aeropuerto de Bolonia. Al parecer, el aeropuerto contaba con un proveedor que ni de lejos cumplía los requisitos mínimos de un canal de denuncias.

Estos aspectos constituyen la base de un sistema seguro que puede aportar las ventajas mencionadas. Las funciones adicionales de nuestro canal de denuncias le ofrecen una propuesta de valor: Esto incluye, en particular, la personalización individual de su sistema y su integración en su entorno informático. La gestión de plazos, el apoyo a los casos a través de los pasos de procesamiento y la capacidad multicliente de los sistemas, permiten un procesamiento puntual y flexible de las denuncias en su empresa.

Los posibles canales internos de información tienen un efecto positivo en la disposición de los empleados para comunicarse. Además del sistema, también puede incluir las opciones reservables de una línea telefónica directa y un canal de denuncia por correo electrónico.

En cumplimiento con la Directiva de Denuncias de la UE y el GDPR, el canal de denuncias Hintbox es la opción segura e ideal para usted, su empresa y/o su sector. Con Hintbox, usted maximizará los beneficios de un canal de denuncias.