Hintbox y sus funciones
Nuestro canal de denuncia digital no sólo protege a las empresas y organizaciones de los perjuicios económicos y la pérdida de reputación, sino que también preserva el anonimato de los denunciantes. A continuación encontrará más detalles sobre las características y funciones, las ventajas y más información sobre nuestro sistema de denuncia digital, el Hintbox.
Compra el Hintbox ahora o reserva una demostración y ¡cúbrete para el inicio de la póliza!
Pida hoy mismo su Hintbox y nosotros nos encargaremos del resto. Recibirá su sistema digital de denuncia de irregularidades en cuestión de segundos y a tiempo para el inicio de la Directiva. Así estará bien preparado para la aplicación de la Directiva de denuncia de irregularidades.
Todas las funciones en detalle
Recibir informes anónimos y personalizados
Con la ayuda del formulario de denuncia, puede recibir indicios de forma fácil y confidencial. Las denuncias también pueden enviarse sin problemas a través de un smartphone o una tableta, ya que nuestro sistema de denuncia digital está optimizado para el envío de indicios por móvil.
Usuarios ilimitados
Puede añadir un número ilimitado de miembros del equipo y usuarios a su sistema de denuncia digital. Aquí no hay límite por nuestra parte.
Anonimización de la información de los casos
Mediante la seudonimización y la anonimización completa de los informes (utilizando el principio de doble control), puede compartir la información de los casos de forma confidencial y segura con otras personas sin tener que revelar datos personales.
Además, la anonimización completa ofrece la opción de almacenar los informes más allá del periodo de eliminación.
Gestión de casos
El sistema de triaje integrado evalúa los casos entrantes y los prioriza automáticamente. Los responsables de cumplimiento y los gestores de casos dentro de la empresa pueden cambiar el estado del informe o de la persona que lo tramita.
El cuadro de mandos del sistema digital de denuncia de irregularidades ofrece una visión general de los casos abiertos y su estado.
Soporte de casos con pasos de procesamiento
Nuestro sistema digital de denuncia de irregularidades ayuda a los responsables de cumplimiento y a los gestores de casos a organizar los pasos siguientes y almacena el historial de interacciones anteriores. Esto permite una tramitación fluida y homogénea de los casos en toda la empresa.
Si lo desea, el encargado del tratamiento puede informar al denunciante sobre el estado del tratamiento y las medidas ya adoptadas con un solo clic en el sistema de denuncia digital.
Gestión de plazos
Con Hintbox como sistema digital de denuncia de irregularidades, no se le escapará ningún plazo a la hora de tramitar los casos. La Directiva de la UE sobre denuncia de irregularidades establece, entre otras cosas, algunos plazos que deben cumplirse.
Nuestro sistema de denuncia digital le ayuda activamente a cumplir los plazos, por ejemplo, informando al denunciante del estado actual de la tramitación y de otros plazos.
Diálogo anónimo
Si el denunciante decide presentar una denuncia de forma totalmente anónima, el sistema de denuncia digital sigue garantizando una comunicación segura y anónima entre el denunciante y el responsable de cumplimiento de la empresa.
Tras enviar una pista, se generan datos de acceso para el usuario. Con ellos, el denunciante puede iniciar sesión en su Hintbox en cualquier momento, escribir mensajes, cargar archivos adicionales o crear un nuevo informe.
Anonimización de los mensajes salientes
Si un gestor de casos no quiere que su nombre completo aparezca en los mensajes salientes a la persona que proporciona la información, no hay ningún problema. Al anonimizar los mensajes salientes, simplemente aparecerá una foto de perfil estándar y "Persona responsable" en lugar del nombre real.
Comunicación automatizada
Nuestro sistema de denuncia digital se encarga de muchas partes de la comunicación entre el denunciante y el procesador. Cuando se recibe una denuncia, el Hintbox confirma inmediatamente su recepción al denunciante. El denunciante recibe la denuncia inmediatamente en su buzón anónimo o en forma de correo electrónico a su dirección especificada.
Los responsables de cumplimiento y los gestores de casos tienen la opción, entre otras cosas, de informar al denunciante del estado del caso con un solo clic. El texto lo prepara el sistema de denuncia digital, pero puede personalizarse en los ajustes.
Personalización de textos e interfaz
Las empresas pueden personalizar nuestro sistema de denuncia digital como deseen. No solo puede almacenar un color y un logotipo de la empresa.
Además, todos los textos legales, correos electrónicos de notificación y textos pueden editarse y personalizarse al crear un informe.
Exportación en PDF de los informes
Si desea archivar informes individuales localmente o reenviar un informe a otras personas que no tienen acceso a nuestro sistema digital de denuncia de irregularidades, puede exportar informes en formato PDF con un solo clic.
Capacidad multicliente
Los grupos de empresas pueden añadir filiales adicionales en el sistema de denuncia digital. Al presentar una denuncia, los denunciantes pueden seleccionar una entidad específica a la que se aplique la infracción denunciada. En el cuadro de mandos, los responsables de cumplimiento pueden ver la empresa y procesar los casos de esta empresa.
Análisis de virus y eliminación de metadatos de archivos o documentos cargados
Los documentos y archivos subidos por los denunciantes serán analizados en busca de virus. Si un archivo está infectado, recibirá una notificación dentro de la notificación de que este archivo está infectado. Durante la eliminación de metadatos, se comprueban los denominados puntos de localización y la información del dispositivo y, a continuación, se eliminan antes del cifrado.
Evaluaciones gráficas
Puede crear una evaluación gráfica de las notificaciones recibidas en cualquier momento. Para ello puede utilizar nuestra vista sencilla de la evaluación gráfica, en la que puede aplicar otros filtros y seleccionar otras vistas. Además, también puede exportar las evaluaciones como imagen, documento Excel o PDF. De este modo, tendrá a mano todas las herramientas para sus informes.
Asignación de derechos de acceso
En el sistema de denuncia digital, las empresas pueden controlar los derechos de acceso de los directivos y agentes a las empresas y los casos. Esto permite a las empresas especificar, por ejemplo, que los responsables locales de cumplimiento sólo tengan acceso a una empresa concreta. Del mismo modo, se pueden asignar autorizaciones basadas en categorías. Esto hace posible que sólo determinadas personas puedan ver la notificación de una categoría específica.
Implicar a personas externas en la tramitación de los casos
El sistema digital de denuncia de irregularidades permite a los responsables de los casos invitar a personas externas a un caso concreto. Esto significa, por ejemplo, que consultores externos, como abogados o responsables de protección de datos, pueden acceder a un caso sin tener que exportar los casos por separado desde el sistema de denuncia digital. Además, las empresas pueden definir qué contenidos del informe puede ver el lector y cuáles no (asignación granular de derechos).
Multilingüismo (30 lenguas)
Nuestro sistema de notificación digital está disponible en inglés, español, alemán, neerlandés, francés, italiano, polaco, ruso, portugués, rumano, búlgaro, chino, danés y muchos más. Se pueden añadir fácilmente otros idiomas previa solicitud.
El sistema digital de denuncia de irregularidades no sólo está totalmente traducido a varios idiomas, sino que las empresas tienen la posibilidad de personalizar los textos jurídicos individuales en distintas lenguas.
Función de traducción automática
Los responsables de cumplimiento pueden hacer que los informes de los denunciantes se traduzcan automáticamente en el sistema digital de denuncia de irregularidades mediante la función de traducción (más de 30 idiomas). Esto elimina la necesidad de exportar los informes por separado.
Chat en directo
Para facilitar la colaboración, existe la opción de un chat en directo dentro de una notificación. De este modo, la comunicación puede producirse completamente en Hintbox y todos los procesadores de un caso pueden seguirla y están al día.
Distribución dinámica de tareas
Con la distribución dinámica de tareas, se pueden crear tareas dentro de una nota y dotarlas de un agente y una fecha de vencimiento. Para señalar la finalización de la tarea, se puede marcar. Esto facilita mucho la tramitación de un caso con varias personas, ya que aquí se pueden crear y asignar paquetes de tareas.
Recibir pistas por teléfono en el buzón de pistas (disponible opcionalmente)
Configuramos un phonebot personal que está a disposición de sus denunciantes en cualquier momento para recibir las pistas por teléfono. El phonebot está vinculado a su hintbox, de modo que todos los indicios recibidos están disponibles en el hintbox para su procesamiento y documentación.
Recibir pistas por correo electrónico en el buzón de pistas (opcional)
Configuramos una dirección de correo electrónico vinculada a su Hintbox. De este modo, los denunciantes también pueden enviar sus sugerencias por correo electrónico, listas para que el responsable de cumplimiento las procese y documente.
Autenticación de 2 factores
Con la autenticación de 2 factores, protege además su cuenta con el sistema de denuncia digital. Cuando te conectas, se envía un código único a tu dirección de correo electrónico, que puedes utilizar para confirmar tu inicio de sesión. Esto significa que su cuenta está segura, incluso si los atacantes han obtenido sus datos de acceso.
La autenticación de 2 factores también tiene efecto para acciones de cambio críticas dentro de su cuenta, como cambiar la dirección de correo electrónico o la contraseña.
Seguridad de las revisiones
Todos los pasos de procesamiento del responsable de cumplimiento se registran en el sistema de denuncia digital a prueba de auditorías. De este modo se garantiza que los cambios y los pasos de tramitación del caso sean auditables y rastreables en un índice.
Cifrado de extremo a extremo
Todos los datos y todas las comunicaciones entre el denunciante y el responsable del cumplimiento están totalmente encriptados de extremo a extremo a través del sistema de denuncia digital. Esta es la única forma de garantizar la confidencialidad y descartar la posibilidad de que personas no autorizadas accedan a la denuncia.
Conformidad con el GDPR y la seguridad
Nuestro sistema de denuncia digital ofrece a empresas y autoridades públicas el máximo nivel posible de protección de datos. Además, la información está exhaustivamente protegida por nuestro Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI) con certificación ISO 27001.
Alojamiento con certificación ISO 27001 en Alemania
Las instancias de nuestros clientes también se alojan exclusivamente en un centro de datos alemán con certificación ISO 27001. Dado que la protección de datos es importante para nosotros, cada cliente recibe su propio sistema de denuncia digital independiente y los datos se almacenan y procesan por separado por cliente.
Forma dinámica
Configure usted mismo el formulario de denuncia según sus deseos y especificaciones. Con nuestro formulario dinámico, puede personalizar el formulario sin necesidad de código. Esto también le permite crear diferentes formularios. Por ejemplo, esto le permite cumplir no sólo la Directiva de la UE sobre denuncia de irregularidades, sino también la Ley de la cadena de suministro.
El buzón de sugerencias para distintos grupos destinatarios
Con la promulgación de la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades (2019/1937), a partir del 17 de diciembre de 2021 será obligatorio contar con un sistema de denuncia de irregularidades en las empresas con 50 o más empleados y en todas las personas jurídicas de derecho público. Por lo tanto, un sistema de denuncia digital es de interés y gran importancia para directores generales, miembros del consejo de administración, especialistas en TI, responsables de protección de datos, abogados y una amplia gama de otros grupos profesionales.
Pero un sistema digital de denuncia de irregularidades sólo es legalmente conforme si se cumplen todos los requisitos legales. En términos de protección de datos y ciberseguridad, en nuestro sistema de denuncia digital aplicamos las normas más estrictas que van más allá de los requisitos legales: El almacenamiento aislado de datos, el cifrado múltiple de datos, la autenticación de 2 factores en el inicio de sesión y la eliminación de metadatos son algunas de las características de seguridad de nuestro sistema de denuncia digital.
Al garantizar las funciones de seguridad mencionadas, se crea una base segura para todos los usuarios.
Funciones importantes del Hintbox para ejecutivos y directivos: Conformidad y facilidad de uso de los canales de información
Hoy en día, apenas hay forma de evitar centrarse por completo en el cliente a la hora de desarrollar productos y ofrecer servicios: que sean clientes B2B o B2C es irrelevante. Los productos personalizados que son muy útiles desde la perspectiva del cliente son los que mejor se venden. Por ello, los directores generales y otros directivos clave de las empresas lo aplican a diario en su gestión empresarial.
A la hora de adquirir un sistema digital de denuncia de irregularidades, la facilidad de uso desempeña un papel importante para los directores generales y jefes de departamento: ¿Cumple el sistema digital de denuncia todas las necesidades importantes de empleados, proveedores, socios comerciales y clientes? ¿Está claramente estructurado y es fácil de usar?
Nuestro sistema digital de denuncia de irregularidades cumple todos los requisitos de una interfaz fácil de usar, con un cuadro de mandos claro y funciones claras. El sistema digital de denuncia de irregularidades es fácil de usar para el responsable de cumplimiento, que puede ver inmediatamente todos los casos nuevos que se están tramitando y los casos cerrados, incluida la fecha de vencimiento. Esto significa que ya no se incumplen los plazos. Al mismo tiempo, el responsable de cumplimiento puede gestionar los casos de forma rápida y sencilla a través de la gestión integrada de casos e informes del sistema digital de denuncia de irregularidades.
Los empleados, proveedores, socios comerciales y clientes tienen a su disposición un formulario fácil de cumplimentar y conforme a la política para enviar notificaciones.
Al mismo tiempo, el sistema digital de denuncia de irregularidades respeta plenamente la protección de datos y cumple todos los requisitos legales.
Hintbox: Anonimato y cantidad de canales de información para empleados, proveedores, socios comerciales y clientes.
El anonimato del sistema de denuncia digital está prescrito por la ley y es también el criterio más relevante desde la perspectiva del empleado o del denunciante. Si el anonimato está garantizado, los siguientes criterios son el número de canales de denuncia y su facilidad de uso.
Nuestro sistema digital de denuncia de irregularidades ofrece a sus empleados, proveedores, socios comerciales y clientes tres canales de denuncia: Digitalmente a través del formulario de denuncia de Hintbox, a través de una línea telefónica directa o por correo electrónico. Un gran número de canales de denuncia fomenta la denuncia de irregularidades, ya que cada canal de denuncia tiene ventajas específicas. Por ejemplo, la notificación digital de infracciones legales a través del formulario de denuncia de Hintbox permite en general una denuncia sencilla y rápida, con total anonimato.
El anonimato total es posible incluso con nuestro sistema de denuncia digital en el canal de denuncia por correo electrónico: Aquí, nosotros facilitamos direcciones de correo electrónico especiales para la denuncia de irregularidades y, por tanto, externas, de modo que las empresas no pueden identificar a los denunciantes.
En términos de facilidad de uso, la línea telefónica directa está disponible 24 horas al día, 7 días a la semana. En un sistema de denuncia fácil de usar se ofrece un contacto sin barreras de tiempo con la línea telefónica directa. En el sistema de denuncia digital de HINTBOX, esto se hace a través de un bot telefónico que registra discretamente las denuncias.
En lo que respecta a la facilidad de uso del cuadro de mandos, la atención debe centrarse en permitir a los denunciantes redactar un informe de infracción legal directamente con un solo clic después de iniciar sesión. En nuestro sistema de denuncia digital, por ejemplo, esto se hace a través del botón "Presentar un informe" en la parte superior derecha. A continuación, los usuarios pueden formular y enviar su denuncia. El sistema digital de denuncia les informará de que su denuncia ha sido recibida. A continuación, a través del historial de mensajes, es fácil responder a las preguntas y proporcionar más información sobre la denuncia presentada mediante un diálogo anónimo.
Funciones para profesionales informáticos: ciberseguridad y armonía con otros sistemas
Los profesionales de TI de una empresa, como los miembros del consejo de administración, los directores generales y los empleados, valoran mucho la facilidad de uso del sistema de denuncia digital. Sin embargo, su atención se centra principalmente en la seguridad informática de un sistema de denuncia digital. Nuestro sistema de gestión de la seguridad de la información cuenta con la certificación ISO 27001. En este sentido, Hintbox ofrece el cifrado de datos personales legalmente requerido de conformidad con el Art. 32 (1) a) GDPR. Tecnologías de cifrado de última generación como el cifrado TLS (Transport Layer Security) y el cifrado de extremo a extremo son algunos de nuestros medios para este fin. El alojamiento de datos de alta seguridad a través de un centro de datos con certificación ISO/IEC 27001 en Alemania refuerza la ciberseguridad del sistema de denuncia digital. Encontrará más información sobre seguridad informática y protección de datos en este artículo.
La implantación del sistema de denuncia digital no requiere ningún esfuerzo informático. El Hintbox es una solución off-premise, lo que significa que le proporcionamos el Hintbox de forma sencilla, rápida y segura. Otras características del Hintbox que reducen la cantidad de trabajo que los profesionales de TI tienen que hacer en el sistema de denuncia digital incluyen:
- Exportación de informes en PDF integrada en las funciones básicas de nuestro software;
- comunicación automatizada;
- Capacidad multicliente para corporaciones y grupos empresariales con fácil creación de nuevas empresas;
- y asignar derechos de acceso con unos pocos clics.
Funciones para responsables de protección de datos y profesionales jurídicos: Gestión integral de casos
Los responsables de cumplimiento, abogados, responsables de protección de datos y grupos profesionales comparables se enfrentan profesionalmente a infracciones legales dentro de las empresas. En consecuencia, existe una multitud potencial de casos que tratar; una opción para la gestión múltiple de casos en el sistema digital de denuncia de irregularidades es, por tanto, una función especialmente importante.
Desde este punto de vista, el sistema de triaje integrado en el sistema de denuncia digital de HINTBOX resulta ventajoso: Los casos entrantes se evalúan y priorizan automáticamente. A través del panel de control, los casos abiertos y su estado son inmediatamente visibles.
Nuestra gestión de plazos y el apoyo a los casos con pasos de tramitación son de gran ayuda en la tramitación de los casos. Como parte de los pasos de tramitación, todas las interacciones anteriores se guardan en el sistema digital de denuncia de irregularidades, lo que permite seguir tramitando los casos sin problemas, incluso tras una pausa de varios días o semanas.
Además, personas externas, como abogados, pueden intervenir en los casos por invitación sin mucho esfuerzo.
¿Quiere saber más sobre nuestro sistema de denuncia digital? Póngase en contacto con nosotros.
¿Desea una consulta sin compromiso o más información sobre el Hintbox?
Entonces concierte una cita con nuestros expertos o llame al 0261 988 03 700
