Amplias funciones de información para las partes interesadas de la empresa
Un sistema de denuncia digital no sólo permite a los empleados comunicar información sobre infracciones, sino también a los proveedores o socios comerciales. Esto se debe a que se puede acceder libremente al sistema de denuncia a través de un sitio web. Este puede ser otro factor de confianza en el funcionamiento de un sistema de gestión del cumplimiento (SGC). Independientemente de esto, nuestra tecnología Hintbox hace posible que sólo los empleados de una empresa tengan acceso al sistema de denuncia digital, si la empresa o la autoridad así lo desean.
Diálogo anónimo
El umbral de inhibición para que los empleados o terceros denuncien infracciones con su identidad suele ser muy alto. Esto puede disuadir a muchos denunciantes de realizar denuncias. Como resultado, la empresa puede no tener la oportunidad de iniciar las medidas apropiadas para prevenir o minimizar los daños. El Hintbox también permite a los denunciantes presentar informes de forma anónima, como exige la Ley de Protección de los Denunciantes. Además, los responsables del caso pueden incluso comunicarse con el denunciante anónimo. Por ejemplo, pueden pedir información más específica o documentos adicionales.
Seguridad y confidencialidad
La seguridad informática técnica y organizativa para garantizar la confidencialidad desempeña un papel crucial en los sistemas digitales de denuncia de irregularidades. La Directiva de la UE relativa a la denuncia de irregularidades establece que los canales de denuncia deben diseñarse y funcionar de forma que se mantenga la confidencialidad de la identidad del denunciante y de los terceros mencionados en la denuncia y se impida el acceso a ellos a empleados no autorizados. Mediante modernos métodos de cifrado, autenticaciones seguras de 2 factores y un número limitado de empleados autorizados (conceptos de autorización clara y limitada), estos requisitos se aplican en el Hintbox.
Funciones automáticas de gestión de plazos
La gestión de casos de Hintbox incluye un control automático de los plazos. Esto significa que los plazos especificados en la Directiva de denuncia de irregularidades de la UE pueden cumplirse sin problemas. El gestor del caso está continuamente informado sobre el marco temporal y los plazos para que pueda aplicar las medidas adecuadas a tiempo.
Funciones de apoyo al caso con pasos de procesamiento
La Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades no sólo obliga a las empresas con 50 o más empleados a implantar canales internos de denuncia, sino también a establecer procedimientos de seguimiento. Estas acciones de seguimiento pueden incluir, por ejemplo, la revisión de las denuncias, investigaciones internas o indagaciones. Utilizando las funciones de gestión de casos de Hintbox, se pueden almacenar estos procesos para las acciones de seguimiento. El responsable de cumplimiento y cualquier otra persona implicada pueden utilizar esta documentación de procesos para procesar los casos de forma estructurada.
Cumplimiento de la protección de datos
En particular, los sistemas de denuncia digitales como Hintbox ofrecen una opción eficaz y las funciones necesarias para aplicar la ley de protección de datos. La solución de contenedor externo permite el acceso únicamente a las personas autorizadas. Esto permite la aplicación real de los conceptos de autorización de la ley de protección de datos. Además, los datos pueden eliminarse del Hintbox tras diversos procesos de seguridad. Esto permite la aplicación de los conceptos de supresión relacionados con la protección de datos.
Opción de uso fácil
Los sistemas digitales de denuncia deben diseñarse para que sean fáciles de usar. Sólo así se conseguirá que sean aceptados con confianza y ofrezcan un valor añadido a la empresa. Además, es importante que los denunciantes reciban información adecuada sobre las consecuencias jurídicas y reales de su denuncia antes de presentarla. Por ejemplo, las empresas pueden informar a sus denunciantes en el buzón de sugerencias de que deben tener motivos suficientes para creer que sus denuncias son ciertas.
