Retos de comunicación en la introducción de sistemas de denuncia de irregularidades
Para las empresas, esto plantea a menudo cuestiones de comunicación interna y externa. Por tanto, una buena comunicación y relaciones con la prensa son esenciales. En primer lugar, el tema de la denuncia de irregularidades es relativamente nuevo. En segundo lugar, los empleados y socios comerciales deben ser informados y educados sobre la introducción de un sistema digital de denuncia de irregularidades. Una comunicación clara y comprensible puede aplicar eficazmente el propósito de un sistema de denuncia de irregularidades, en particular creando un alto nivel de aceptación entre los empleados de la empresa. En general, esto también puede reforzar la reputación de la empresa.
Una de las principales agencias de relaciones públicas , FAKTENKONTOR, de Hamburgo, lleva años ocupándose de estas cuestiones. Los comunicadores y los gabinetes de prensa deberían abordar el tema y ser conscientes de los tres principales retos comunicativos:
Reto 1: Comunicación externa
Las partes interesadas relevantes de la empresa deben ser informadas sobre el nuevo sistema de denuncia de irregularidades. Aquí deben destacarse las ventajas de la herramienta de prevención para disipar las incertidumbres y temores de los interlocutores externos ante el contacto con el nuevo sistema. Los comunicadores también tienen otra tarea importante: preparar la comunicación de crisis. Si se presenta un chivatazo explosivo con un alto potencial de crisis a través de los canales de denuncia, hay que actuar rápidamente en caso de duda. Las oficinas de prensa deben definir de antemano los temas de crisis más importantes con relevancia externa y preparar las declaraciones y comunicados de prensa adecuados. Así podrán actuar con rapidez y estrategia en caso de crisis.
Reto 2: Comunicación interna
Los empleados necesitan confiar en el nuevo sistema de denuncia de irregularidades. ¿Qué información puedo compartir y de qué forma? ¿Qué ocurre con mis denuncias? ¿Quién tiene acceso a mi denuncia? ¿Qué ocurre con la protección de datos y la confidencialidad? Hay que crear ofertas de información completas que sean transparentes y comprensibles. Aquí es donde la comunicación corporativa puede desempeñar un papel decisivo, ya sea en la forma de facilitar la información a los empleados o en la mediación entre los distintos departamentos en el camino hacia la aplicación. Siempre debe aplicarse el principio de que la comunicación interna no es una calle de sentido único. Sólo quien busca el diálogo con los empleados y responde a sus preguntas y sugerencias puede proporcionar información sostenible y con éxito. Los comunicadores deben tenerlo siempre en cuenta.
Reto 3: Desarrollar procesos
La cuestión crucial es cómo tratar la información que llega a través del sistema. Se necesitan responsabilidades y un sistema de categorización que permita asignar rápidamente la información y procesarla en consecuencia. Al fin y al cabo, una gestión de crisis fiable es esencial para poder reaccionar a tiempo ante situaciones críticas. Si se procesa la información con rapidez, se puede incluso reforzar la propia posición. El quid de la cuestión: las quejas comunicadas deben rectificarse lo antes posible. De este modo, es posible dar el salto de la defensiva a la ofensiva y recuperar el liderazgo de la cuestión. Aquí es precisamente donde los gabinetes de prensa y los comunicadores, como expertos en reputación, están predestinados a asumir competencias e implicarse en el desarrollo del proceso de gestión de crisis.
Quienes dominen estos obstáculos comunicativos podrán afrontar con confianza la obligación de la aplicación. La preparación de la comunicación de crisis y el desarrollo de ofertas de información y procesos de gestión de crisis son los retos centrales de la comunicación empresarial, tareas que deben abordarse ahora. Un sistema de denuncia puede convertirse rápidamente en un factor de éxito para la gestión de la reputación de la propia empresa.
