Rápida implantación del sistema

El sistema de denuncia digital se ofrece en línea a través de Internet y/o la intranet de la empresa.  

La empresa puede entonces iniciar inmediatamente las medidas necesarias para evitar daños o -si ya se ha cometido una infracción- para minimizar los perjuicios económicos. Además, una empresa puede evitar así daños a su reputación -que es importante en el mundo empresarial- o daños a su imagen. 

Requisitos de un sistema de denuncia de irregularidades

Los sistemas digitales de denuncia de irregularidades deben cumplir una amplia gama de requisitos legales, técnicos y organizativos:

La Directiva establece en primer lugar que el tratamiento de los datos personales tratados en un sistema digital de denuncia de irregularidades debe realizarse de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos ("RGPD"). En este contexto, también deben observarse, entre otras cosas, las especificaciones de la Conferencia de Autoridades Independientes de Protección de Datos del Gobierno Federal y de los Estados Federados sobre los sistemas de denuncia de irregularidades. La aplicación de los principios de legalidad, los derechos de los interesados, los requisitos de documentación y las medidas técnicas y organizativas son un componente esencial de un sistema de denuncia digital adecuado. En este contexto, también debe garantizarse la confidencialidad de la identidad del denunciante y de los terceros mencionados en una denuncia, especialmente desde una perspectiva técnica y organizativa. Las personas no autorizadas no deben poder acceder a esta información. Además, debe ser posible presentar informes de forma anónima, es decir, no debe ser posible identificar al denunciante.

En particular, también debe garantizarse técnicamente la exhaustividad e integridad de la información. Asimismo, todas las denuncias deben documentarse de conformidad con la legislación sobre protección de datos y las obligaciones de confidencialidad de acuerdo con la directiva. La aplicación de especificaciones y conceptos de supresión para los datos personales constituye una funcionalidad esencial de un sistema de denuncia conforme a la ley. Los datos que obviamente no son relevantes para el procesamiento de un informe específico o que ya no son necesarios para el propósito deben eliminarse siempre, a menos que otras circunstancias permisibles justifiquen que los datos sigan almacenándose o procesándose.

Un sistema digital de denuncia de irregularidades también debe apoyar a la empresa en la aplicación de otras medidas de cumplimiento o -como dice la directiva- "medidas de seguimiento" tras la recepción de la denuncia y acompañar estos procesos de forma estructurada. La Directiva no sólo exige la implantación de un sistema de denuncia de irregularidades, sino también el establecimiento de procedimientos para las denuncias internas y para las medidas de seguimiento. Por "seguimiento", la Directiva entiende las medidas adoptadas por la empresa para verificar la validez de las alegaciones formuladas en el informe y las indagaciones internas, investigaciones, enjuiciamientos o conclusión de los procedimientos.

La HINTBOX cumple todos los requisitos legales, técnicos y organizativos de un sistema de denuncia digital. Nuestro HINTBOX puede proteger a su empresa de posibles daños. 

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