¿Qué errores se cometen?

Primer error cometido incluso antes de que llegue el denunciante: No existe un punto de contacto oficial para los denunciantes en la empresa en cuestión. Segundo error: El chivatazo cae en las manos equivocadas, de modo que o bien no se sigue tramitando, o bien se tramita con demasiada lentitud porque nadie se siente obligado a hacerlo, o bien se retiene. Si a pesar de todo se tramita el caso y se inician medidas de seguimiento, predominan la falta de procesos definidos y de conocimientos sobre cómo debe procesarse el caso. Como resultado, los plazos importantes y las medidas necesarias simplemente no se cumplen ni se aplican.

¿Qué se puede hacer para evitar los errores?

Los sistemas de denuncia como HINTBOX existen precisamente para evitar estos errores y problemas. Dichos sistemas están diseñados para automatizar y digitalizar al máximo el proceso de tramitación de los casos. Esto permite a la empresa centrarse en lo esencial para eliminar el problema y crear un clima positivo en la empresa.

¿Cómo se procesan las denuncias?

Una vez que se ha producido el primer hecho, la recepción de una nueva propina, ésta debe llegar a la persona adecuada. Para ello, en la empresa se designa a una o varias personas. Por regla general, se trata del denominado responsable de cumplimiento. Asimismo, según la UE, las tareas pueden ser desempeñadas, por ejemplo, por la dirección de recursos humanos, el abogado interno, el director financiero, un miembro del consejo de administración, el director gerente o un defensor del pueblo subcontratado.

Si el aviso llega a través del HINTBOX, el Responsable de Cumplimiento recibe notificación del mismo.

Con la HINTBOX pueden evitarse los errores antes mencionados. El aviso se recibe, es directamente recuperable digitalmente y sólo lo procesan las personas autorizadas. El segundo error, sin embargo, aún no se ha eliminado por completo. Gracias al Hintbox, las notificaciones que se tramitan con demasiada lentitud son cosa del pasado. Con la ayuda de la priorización de casos

y la aplicación conforme de los plazos y flujos del proceso especificados por la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades, el caso se tramita a su debido tiempo y se informa al denunciante de los progresos realizados.

En muchos casos, se necesita información adicional sobre el denunciante para que tanto el responsable del cumplimiento como el denunciante tengan la oportunidad de comunicarse entre sí.

¿Qué significa que una pista se ha completado con éxito?

Sin ningún género de dudas, HINTBOX puede garantizar los procesos necesarios para gestionar con éxito los chivatazos de los denunciantes. Esto lo convierte en un software seguro para evitar con éxito daños a la reputación y descubrir problemas en la empresa.

La reputación de una empresa es un activo muy valioso y en los tiempos que corren, debido a la digitalización, no se puede despreciar.

¿Qué medidas puede aplicar inmediatamente?

• ¿Qué debe ocurrir con las pistas? Encontrar a una persona de confianza que asuma el cargo de Responsable de Cumplimiento.
• ¿Cuál es el siguiente paso? Definir cómo tratar las propinas recibidas por correo, teléfono, internamente o de otro modo.
• Sensibilizar a los empleados. Especialmente cuando se recibe información por correo o correo postal, la secretaría debe actuar en consecuencia y dirigirse al responsable de cumplimiento y transmitirle la información.

Con el HINTBOX dispondrá de un sistema que recoge todos los casos y evita el caos. Los procesos predefinidos y las posibles acciones de seguimiento se convierten en pan comido con el HINTBOX. Demuestre su valentía y enfréntese a los retos de la Directiva de la UE sobre denunciantes de irregularidades. Los denunciantes no quieren meterse en su sopa. Por lo tanto, vea la introducción de un sistema de denuncia de irregularidades como una oportunidad para descubrir agravios en su empresa en una fase temprana y prevenir posibles daños a su empresa.

Si tiene más preguntas sobre nuestro sistema de denuncia de irregularidades, la Directiva de la UE sobre denuncia de irregularidades o el proceso correcto de tramitación de casos, no dude en ponerse en contacto con nosotros sin compromiso y de forma gratuita. Síganos también en LinkedIn para no perderse ninguna novedad.