Los puntos más importantes de un vistazo

• La Comisión Europea publicó orientaciones interpretativas sobre la Directiva de la UE relativa a la denuncia de irregularidades en junio de 2021. Según esta, las filiales de grupos de empresas con 250 o más empleados deben, en principio, disponer también de sus propios canales internos de denuncia y recursos para la tramitación de casos.
• Las soluciones flexibles se aplicarán, en determinadas condiciones, a las filiales de 50 a 249 empleados.
• Con nuestra capacidad multicliente Hintbox, las empresas matrices y filiales pueden cumplir estos requisitos proporcionando sus propios canales internos de información para el sistema de denuncia de irregularidades. También puede restringir y controlar los derechos de acceso de los empleados para el procesamiento de casos.

¿A qué se referían los comentarios de la Comisión Europea?

La Comisión Europea emitió dictámenes en dos cartas el 2 de junio de 2021 y el 29 de junio de 2021 sobre la interpretación de las estructuras del sistema de denuncia de irregularidades en grupos y entidades empresariales. Los dos dictámenes se referían a las interpretaciones de la Directiva 2019/1937 de la UE sobre la denuncia de irregularidades, que debe transponerse a la legislación nacional antes del 17 de diciembre de 2021.

Según las cartas de la Comisión de la UE, varias empresas de Dinamarca y otros países europeos se han puesto en contacto con la Comisión o con el Grupo de Expertos de la Comisión para la Directiva sobre Denuncias de Irregularidades y han expresado su preocupación por la descentralización de los sistemas de denuncia de irregularidades en los grupos empresariales. Las grandes empresas y grupos de empresas suelen tener una estructura de cumplimiento centralizada. Las filiales de los grupos de empresas aprovechan las competencias y los recursos de personal de las empresas matrices.

En sus dos dictámenes, la Comisión declaró que el art. 8(3) de la Directiva de denuncia de irregularidades no deja margen para la interpretación. Según éste, toda persona jurídica de derecho privado con 50 o más empleados debe establecer canales internos de denuncia, así como procedimientos para las denuncias internas y para las medidas de seguimiento. Según el Grupo de Expertos de la Comisión, esto también se aplica a las personas jurídicas pertenecientes a un grupo de empresas. Cualquier otra interpretación sería contra legem.

La Comisión concluye que tanto la empresa matriz como cada filial (con 50 o más empleados) deben implantar su propio sistema de denuncia de irregularidades.

Soluciones flexibles para medianas empresas

La Comisión de la UE hace referencia al art. 8 (6) de la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades. Según este, las personas jurídicas del sector privado con entre 50 y 249 empleados pueden compartir recursos para la recepción de denuncias y para las investigaciones que puedan llevarse a cabo.

No obstante, la mediana empresa seguiría siendo responsable de informar, mantener la confidencialidad y aplicar medidas de seguimiento. En opinión de la Comisión, es compatible con la Directiva de denuncia de irregularidades que una filial utilice los recursos de un departamento central de cumplimiento de una empresa matriz si la filial tiene entre 50 y 249 empleados y la filial proporciona sus propios canales de información para las denuncias.

Además, el denunciante debe ser informado de que el departamento central de cumplimiento (por ejemplo, el Responsable de Cumplimiento del Grupo) está accediendo a la denuncia. Además, el denunciante debe tener derecho a oponerse al acceso central y puede exigir que el informe sea procesado exclusivamente por la filial. La filial también debe proporcionar información, entre otras cosas.

Implantación de un sistema específico de denuncia de irregularidades en las principales filiales

Según la declaración, las filiales con más de 249 empleados deben establecer sus propios canales internos de denuncia. Lo mismo se aplica a los recursos correspondientes para tramitar las denuncias de infracciones de cumplimiento.

Aplicar estos requisitos también con capacidad multicliente

Independientemente de la evolución de las leyes nacionales de protección de los denunciantes, incluida la cuestión de un sistema de denuncia centralizado, descentralizado o híbrido dentro de un grupo empresarial, todos los requisitos pueden aplicarse rápida y fácilmente con Hintbox. Gracias a la capacidad multicliente de nuestro sistema digital de denuncia de irregularidades, tanto la empresa matriz como las filiales pueden ofrecer sus propios canales internos de denuncia.

Detrás de la función de capacidad multicliente hay un concepto técnico de separación y autorización. Esto permite controlar y gestionar el acceso individual de personas/departamentos a casos de diferentes empresas. Así, sólo los responsables de cumplimiento tienen acceso a los casos de sus filiales a través del cuadro de mandos de Hintbox.

Además, todos los requisitos de la Comisión relativos a la información que debe facilitarse al denunciante pueden aplicarse fácilmente con el Hintbox. Todos los textos legales y los avisos de protección de datos pueden personalizarse de forma individual y muy sencilla.