A pesar del fracaso del proyecto de ley: Se recomienda claramente la aplicación de la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades
El principal componente de la nueva directiva de denuncia de irregularidades es la obligación de implantar un sistema de denuncia de irregularidades. Las partes interesadas de las empresas deben poder presentar denuncias anónimas o personalizadas de infracciones a través de este sistema. Las denuncias se procesan internamente en la empresa y, si es necesario, se inician otras medidas de seguimiento, como investigaciones o acusaciones penales. Los Estados miembros de la Unión Europea tenían hasta el 17 de diciembre de 2021 para transponer la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades a la legislación nacional. Aunque un proyecto de ley nacional para la aplicación de la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades en Alemania fracasó en 2021, la aplicación es, no obstante, obligatoria y tendrá lugar en breve. Por lo tanto, ya se recomienda a las empresas que implanten un sistema de denuncia de irregularidades que no solo cumpla la ley y la DGSVO, sino que también sea fácil de usar.
A pesar del esfuerzo: Las ventajas de un sistema de denuncia de irregularidades superan a los inconvenientes
Independientemente de la incierta situación jurídica, tiene sentido que las empresas tomen medidas iniciales para evitar infracciones legales incluso antes de que se promulgue una ley nacional de protección de los denunciantes en Alemania. Es posible que la implantación de canales de denuncia de conformidad con la Directiva de la UE relativa a la protección de los denunciantes de irregularidades se encuentre con el resentimiento de las empresas, porque el establecimiento de un sistema de denuncia de irregularidades ocasiona trabajo adicional. Sin embargo, un sistema de denuncia que cumpla con la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades proporciona a las empresas varias ventajas que pueden tener un impacto positivo en el crecimiento de la empresa, el ambiente de trabajo y otras áreas de diversas maneras.
Por ejemplo, al identificar las infracciones legales en una fase temprana de conformidad con la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades, los empresarios pueden poner en marcha contramedidas a tiempo y evitar así sanciones que podrían poner en peligro su crecimiento o incluso su propia existencia. Los sistemas de denuncia también pueden ayudar a reducir o evitar daños de imagen. Además, los sistemas para el cumplimiento de la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades son un componente esencial de un sistema de gestión del cumplimiento que funcione.
Además, existe la posibilidad de que los sistemas de denuncia optimicen la satisfacción de los empleados y el ambiente de trabajo en general. Al fin y al cabo, además de la protección económica de la empresa, los sistemas de denuncia de irregularidades ofrecen la ventaja de castigar o prevenir ofensas interpersonales como el acoso sexual o la intimidación mediante la denuncia temprana.
Establecimiento obligatorio de canales de denuncia de conformidad con la Directiva de la UE sobre denuncia de irregularidades para un gran número de empresas en Europa.
Sin embargo, incluso antes de la obligación de implantar un sistema de denuncia de irregularidades, es aconsejable que las empresas tomen hoy mismo las primeras medidas preventivas z
Las empresas de Alemania y Europa que pueden clasificarse en una de las categorías de los dos puntos siguientes se ven afectadas por la nueva Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades y deben o deberían tomar las medidas adecuadas:
- Empresas y personas jurídicas del sector privado con 50 o más empleados
- Todas las empresas y entidades jurídicas del sector público, incluidas las entidades de su propiedad o bajo su control
Las medidas exigidas por la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades incluyen el establecimiento de canales de denuncia. Lo ideal es que estos canales de denuncia adopten la forma de un sistema de denuncia de irregularidades.
Los empleados y las partes interesadas de la empresa pueden utilizar este sistema digital de denuncia de irregularidades para presentar informes anónimos sobre infracciones. A continuación, las denuncias se procesan internamente y se inician otras medidas de seguimiento, como investigaciones o denuncias penales.
Libertad de elección de los canales internos de denuncia para cumplir la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades.
Además de la funcionalidad para presentar casos, los sistemas de denuncia de irregularidades deben cumplir otros requisitos. Dado que los sistemas de denuncia se utilizan principalmente para transmitir y almacenar información sensible y perjudicial para la empresa, deben cumplir todos los principios de protección de datos establecidos por la Ley alemana de protección de datos.
Según la Directiva de la UE sobre denuncia de irregularidades, las empresas son libres de aceptar denuncias por teléfono o digitalmente, siempre que cumplan las leyes de protección y seguridad de datos. Nuestro sistema de denuncia de irregularidades le ofrece a usted, a sus empleados y a otras personas hasta tres canales de denuncia internos para notificar infracciones o problemas.
En principio, un canal de información digital en forma de software ya es suficiente. Gracias a la conexión facilitada de nuestra solución SaaS ("SaaS" significa "Software-as-a-Service") a los sistemas existentes, puede implementar HINTBOX de forma óptima en los sistemas digitales existentes de su empresa.
Debido a las ventajas específicas de otros canales de denuncia, como la ventaja de la disponibilidad permanente en el caso del canal de denuncia telefónica y la ventaja de la familiaridad en el trato con los canales de denuncia por correo electrónico, puede que en su empresa también se recomienden otros canales de denuncia para aplicar la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades. Estaremos encantados de asesorarle sobre la mejor manera de aplicar la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades en relación con su situación individual.
GDPR y seguridad: ¡Estos requisitos para los sistemas de denuncia deben o deberían cumplirse!
La Directiva sobre denuncias de la UE exige el uso de sistemas que cumplan las normas y requisitos del RGPD. Las consecuencias de utilizar un sistema de denuncia de irregularidades sin la transmisión cifrada de datos exigida por la Directiva de la UE sobre denuncia de irregularidades quedaron demostradas en el caso del aeropuerto de Bolonia (Italia), que fue multado con 40.000 euros: los operadores del aeropuerto utilizaron el sistema de denuncia de irregularidades de un proveedor que no cumplía un requisito legal.
Además de la funcionalidad para presentar casos, los sistemas de denuncia de irregularidades deben cumplir otros muchos requisitos. Dado que los sistemas de denuncia se utilizan principalmente para transmitir y almacenar información sensible y perjudicial para la empresa, deben cumplir todos los principios básicos de protección de datos; estos principios básicos se han reforzado de nuevo con el RGPD. El cifrado de última generación también es obligatorio para los sistemas de denuncia de irregularidades.
Además, se recomienda prestar atención a la certificación del hoster a la hora de alojar el sistema de denuncia. La certificación ISO 27001 es una de las normas mínimas actuales para infraestructuras seguras en la nube. En HINTBOX cumplimos estos y otros requisitos y también vamos más allá del alcance de las especificaciones de la Directiva de la UE sobre denuncia de irregularidades con nuestros sistemas de denuncia de irregularidades.
HINTBOX ofrece conformidad con la Directiva de denuncia de irregularidades de la UE
Nuestro software se ajusta a los requisitos de la Directiva de la UE sobre denuncia de irregularidades y le ayuda de forma fiable en la tramitación de los casos entrantes. Encontrará información y descripciones adicionales sobre las funciones de HINTBOX en las preguntas frecuentes.
Si tiene más preguntas sobre la implantación de un sistema de denuncia de irregularidades o sobre la Directiva de la UE relativa a la denuncia de irregularidades y su aplicación, lo mejor es que se ponga en contacto con nosotros sin compromiso y de forma gratuita. También puede seguirnos en LinkedIn para no perderse ninguna novedad. En todos nuestros canales, le mantenemos informado sobre el estado actual de la transposición de la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades a la legislación alemana. De este modo, estará mejor informado sobre los cambios en los requisitos para las empresas y cumplirá legalmente con su empresa.
