Requisitos legales de los sistemas de denuncia de irregularidades
La Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades exige a las empresas con 50 o más empleados y a las personas jurídicas del sector público que establezcan canales y procedimientos de denuncia interna. Estos canales de denuncia interna deben, en particular, preservar la confidencialidad de la identidad del denunciante y de los terceros mencionados en la denuncia.
Según la Directiva, los canales de notificación deben permitir la notificación oral o escrita. Las denuncias orales deben ser posibles por teléfono o mediante otra forma de transmisión de voz. El considerando 53 de la Directiva sobre la denuncia de irregularidades menciona explícitamente la plataforma en línea o una línea telefónica directa como posibles canales de denuncia.
Los sistemas digitales de denuncia de irregularidades son los que ofrecen más ventajas
Los sistemas digitales de denuncia tienen la ventaja de que preservan muy bien la confidencialidad y el anonimato de los denunciantes. Los datos del denunciante no se almacenan en la empresa o la autoridad, sino en un proveedor externo. Esto permite aplicar conceptos de autorización de forma selectiva. Esto permite a las personas autorizadas, como los responsables de cumplimiento de la empresa o la autoridad, acceder a los casos entrantes. Además, los sistemas de denuncia, como Hintbox, ofrecen cifrado de extremo a extremo. Esto garantiza un alto nivel de privacidad y seguridad de los datos. Además, el responsable del cumplimiento y también los denunciantes anónimos pueden comunicarse entre sí de forma encriptada a través de los sistemas digitales de denuncia. Por lo tanto, las empresas pueden utilizar este canal de denuncia, en particular, para realizar consultas con el fin de obtener más información útil para un caso.
Ventajas de las líneas directas de denuncia digitales (VoiceBot)
Las líneas directas digitales de denuncia de irregularidades ofrecen ventajas a las empresas y las autoridades como canal adicional de denuncia interna. En particular, los empleados o socios comerciales pueden presentar sus denuncias rápida y fácilmente con una llamada telefónica. Estas líneas telefónicas digitales de denuncia, como Hintbox, están disponibles 24 horas al día, 7 días a la semana. Las líneas telefónicas del Hintbox se ofrecen a través de un VoiceBot, por lo que los denunciantes tienen la posibilidad de enviar sus denuncias en cualquier momento y desde cualquier lugar del mundo. Dichas denuncias se integran en el cuadro de mandos de Hintbox, lo que garantiza que las acciones de seguimiento se gestionan de conformidad con la política y la protección de datos. Esta es una ventaja clave con respecto a la tramitación de casos de forma análoga a través de líneas telefónicas directas.
Ventajas e inconvenientes del correo electrónico
La presentación de informes a través de los correos electrónicos "clásicos" suele conllevar desventajas considerables. Si la empresa ofrece a sus empleados una dirección de correo electrónico como canal de notificación, existe un riesgo especial de falta de confidencialidad. Esto se debe a que los informáticos internos de la empresa, como los administradores, tienen básicamente la posibilidad de leer dichos correos electrónicos.
Sin embargo, la situación es diferente si dichas direcciones de correo electrónico también son proporcionadas por un proveedor externo del sistema de denuncia de irregularidades y dichos correos electrónicos están integrados en el sistema de denuncia de irregularidades. Entonces no hay riesgo para la confidencialidad de los denunciantes porque sólo las personas autorizadas pueden acceder a los mensajes.
Ofrecer 3 canales de mensajes con un buzón de sugerencias
Con nuestro Hintbox, las empresas y las autoridades tienen la posibilidad de ofrecer hasta 3 canales de comunicación: A través del canal de denuncia digital, los denunciantes también pueden presentar denuncias de forma anónima en cualquier momento. A través de una línea de denuncia digital con un VoiceBot, los denunciantes reciben otro procedimiento de denuncia sencillo. Los casos entrantes de esta línea directa de denuncia se integran automáticamente como un caso en el cuadro de mandos de Hintbox, de modo que pueda tener lugar un tratamiento posterior de estos datos conforme a la DSGVO. Lo mismo ocurre con los correos electrónicos (por ejemplo, "compliance-meldung@unternehmen-mustermann.com") proporcionados por Hintbox. Estos correos electrónicos también se integran en el sistema de gestión de casos de Hintbox como un nuevo caso.
