Lovkrav til whistleblowing-systemer

EU's whistleblower-direktiv kræver, at virksomheder med 50 eller flere ansatte og juridiske enheder i den offentlige sektor skal sørge for kanaler og procedurer for intern rapportering. Disse interne indberetningskanaler skal navnlig sikre, at whistlebloweren og de tredjeparter, der nævnes i indberetningen, ikke afsløres.

I henhold til direktivet skal indberetningskanalerne gøre det muligt at indberette skriftligt eller mundtligt. Mundtlige indberetninger skal kunne ske pr. telefon eller ved hjælp af en anden form for taletransmission. Betragtning 53 i Whistleblower-direktivet nævner udtrykkeligt en onlineplatform eller en telefonisk hotline som mulige indberetningskanaler.

Digitale whistleblowing-systemer giver de fleste fordele

Digitale whistleblower-systemer har den fordel, at de er meget gode til at bevare whistleblowernes fortrolighed og anonymitet. Whistleblowerens data opbevares ikke i virksomheden eller myndigheden, men hos en ekstern leverandør. Dette gør det muligt at gennemføre autoriseringskoncepter målrettet. Det gør det muligt for autoriserede personer, f.eks. virksomhedens eller myndighedens complianceansvarlige, at få adgang til de indkomne sager. Desuden tilbyder whistleblower-systemer, som f.eks. Hintbox, end-to-end-kryptering. Dette sikrer et højt niveau af databeskyttelse og datasikkerhed. Desuden kan den compliance officer og også anonyme whistleblowere kommunikere gensidigt med hinanden i krypteret form via digitale whistleblowersystemer. Virksomhederne kan derfor især bruge denne indberetningskanal til at foretage forespørgsler med henblik på at indhente yderligere nyttige oplysninger til brug for en sag.

Fordel ved digitale hotlines for whistleblowere (VoiceBot)

Digitale whistleblower-hotlines har fordele for virksomheder og myndigheder som en ekstra intern indberetningskanal. Især medarbejdere eller forretningspartnere kan hurtigt og nemt indsende deres indberetninger ved hjælp af et telefonopkald. Sådanne digitale whistleblower-hotlines som Hintbox er tilgængelige døgnet rundt. Hintbox-telefonlinjerne tilbydes via en VoiceBot, så whistleblowere har mulighed for at indsende tip når som helst og fra hvor som helst i verden. Sådanne indberetninger integreres derefter i Hintbox-dashboardet, hvilket sikrer, at opfølgende foranstaltninger håndteres i overensstemmelse med databeskyttelse og politik. Dette er en afgørende fordel i forhold til at tage sager analogt via telefonhotlines.

Fordele og ulemper ved e-mail

Indsendelse af rapporter via "klassiske" e-mails indebærer generelt betydelige ulemper. Hvis virksomheden tilbyder sine ansatte en e-mail-adresse som indberetningskanal, er der en særlig risiko for manglende fortrolighed. Dette skyldes, at virksomhedens interne IT, f.eks. administratorer, i princippet har mulighed for at læse sådanne e-mails.

Situationen er imidlertid anderledes, hvis sådanne e-mail-adresser også stilles til rådighed af en ekstern leverandør af whistleblower-systemet, og sådanne e-mails er integreret i whistleblower-systemet. I så fald er der ingen risiko for whistleblowernes fortrolighed, fordi kun autoriserede personer kan få adgang til meddelelserne.

Tilbyder 3 meddelelseskanaler med én hintbox

Med vores Hintbox har virksomheder og myndigheder mulighed for at tilbyde op til 3 kommunikationskanaler: Via den digitale indberetningskanal kan whistleblowere også til enhver tid indsende indberetninger anonymt. Via en digital whistleblower-hotline med en VoiceBot får whistleblowere en anden enkel indberetningsprocedure. De indkomne sager fra denne whistleblower-hotline integreres automatisk som en sag i Hintbox-dashboardet, således at en DSGVO-konform viderebehandling af disse data kan finde sted. Det samme gælder for e-mails (f.eks. "compliance-meldung@unternehmen-mustermann.com"), der stilles til rådighed af Hintbox. Disse e-mails integreres også i Hintbox-sagsbehandlingssystemet som en ny sag.