Hvilke fejl begås der?
Den første fejl er begået allerede før whistlebloweren kommer: Der er ikke noget officielt kontaktpunkt for whistleblowere i den pågældende virksomhed. Anden fejl: Tipdet falder i de forkerte hænder, så det enten slet ikke behandles videre, behandles for langsomt, fordi ingen føler sig forpligtet til at gøre det, eller tilbageholdes. Hvis sagen alligevel behandles, og der iværksættes opfølgningsforanstaltninger, er der overvejende mangel på definerede processer og viden om, hvordan sagen skal behandles. Det betyder, at vigtige frister og nødvendige foranstaltninger simpelthen ikke overholdes og gennemføres.
Hvad kan man bruge for at undgå fejlene?
Whistleblower-systemer som HINTBOX findes for at undgå netop disse fejl og problemer. Sådanne systemer er designet til at automatisere og digitalisere sagsbehandlingsprocessen så meget som muligt. Dette giver virksomheden mulighed for at fokusere på det væsentlige for at fjerne problemet og skabe et positivt klima i virksomheden.
Hvordan behandles whistleblower-tip?
Når den første begivenhed allerede har fundet sted, nemlig modtagelsen af et nyt tip, skal det nå frem til den rette person. Til dette formål er der udpeget en eller flere personer i virksomheden. Som regel er det den såkaldte compliance manager. Ligeledes kan opgaverne ifølge EU f.eks. udføres af personaleledelsen, den interne jurist, finansdirektøren, bestyrelsesmedlemmet, direktøren eller en outsourcet ombudsmand.
Hvis meddelelsen ankommer via HINTBOX, modtager Compliance Manager en meddelelse herom.
Med HINTBOX kan de tidligere nævnte fejl undgås. Meddelelsen modtages, kan hentes direkte digitalt og behandles kun af de autoriserede personer. Den anden fejl er dog endnu ikke helt elimineret. Takket være Hintboxen hører for langsom behandling af meddelelser til fortiden. Ved hjælp af sagsprioritering
og en korrekt gennemførelse af de frister og procesforløb, der er fastsat i EU's whistleblower-direktiv, behandles sagen rettidigt, og whistlebloweren informeres om udviklingen.
I mange tilfælde er det nødvendigt med yderligere oplysninger om whistlebloweren, så både compliance manager og whistlebloweren har mulighed for at kommunikere med hinanden.
Hvad betyder det, når en ledetråd er afsluttet med succes?
HINTBOX kan uden spørgsmål sikre de nødvendige processer for en vellykket håndtering af whistleblower-tip. Dette gør det til en sikker software til at afværge skader på omdømme og afdække problemer i virksomheden.
En virksomheds omdømme er et meget værdifuldt aktiv, og i denne tid, på grund af digitaliseringen, er det bestemt ikke til at foragte.
Hvilke foranstaltninger kan du gennemføre med det samme?
- Hvad skal der ske med leads? Find en betroet person, der kan overtage stillingen som compliance manager.
- Hvad er det næste skridt? Definer, hvordan du skal håndtere tip, der modtages pr. mail, telefon, internt eller på anden måde.
- Oplysning af medarbejderne. Især når der modtages oplysninger pr. mail eller post, bør sekretariatet handle i overensstemmelse hermed og henvende sig til den ansvarlige for overholdelse af reglerne og videregive oplysningerne.
Med HINTBOX har du et system, der samler alle sager og forhindrer kaos. Foruddefinerede processer og mulige opfølgningsaktioner bliver en leg med HINTBOX. Bevis dit mod og tag udfordringerne med EU's whistleblower-direktiv op. Whistleblowere ønsker ikke at komme i din suppe. Se derfor indførelsen af et whistleblower-system som en mulighed for at afdække misforhold i din virksomhed på et tidligt tidspunkt og forebygge mulig skade på din virksomhed.
Hvis du har yderligere spørgsmål om vores whistleblower-system, EU's whistleblower-direktiv eller den korrekte sagsbehandlingsproces, er du velkommen til at kontakte os uforpligtende og gratis. Følg os også på LinkedIn for ikke at gå glip af nogen nyheder.
